实操方法丨明确流程与分工，真的是律师团队效率的核心吗？经验律师给你划重点！
大家好，我是黄美玲。
前段时间参加了一个律师交流会，非常有幸接触了数十位资深律师，其中不乏律所主任、合伙人，他们都有自己的团队，或者合作的律师。
和其中几位律师私下交流时，大家普遍反映，律师团队协作是一个令人头疼的问题。
她提到了团队的一位同事，这位同事工作能力过关，布置给她的工作都能按时完成，但是所有和她相关的事情都在拖延。找与她配合的同事了解情况，大家都是一个反应：啊，她做完了吗，没跟我说呀？
细聊一下才知道，这位同事完成她部分的工作之后，要么默默发在群里，要么上传到大家的公共云平台。如果你仔细找，她的工作成果都能找到，但需要完成她下一步工作的同事，总以为她还没有做完，一直在等待她的工作结果。
即使她们的工作流程和分工非常明确，但却一直不能很好地「协同」。
引起我深思的是，这位女律所主任的苦楚，并非是个例，而是法律行业的共性。
我接触过不少律所或团队的管理者，他们自身业务能力很强，但他们之前没有任何管理经验，所以都面对着一个相当难解决的团队难题——如何让团队有效协作？
即使律师团队之间的工作流程和分工都非常明确，但依然不能很好地「协同」。
所谓「协同」，核心是分工和合作，组织的成员彼此明确你做什么、我做什么，更重要的是，我们所做的事情之间应当如何衔接。
但现实情况是：
A律师完成了上半部分的工作，承接下半部分的B律师却不知道，以至于客户询问工作进展就很尴尬，甚至是影响非常负面的糟糕情况。这就会带来比较高的沟通成本，以及还会影响到协作各方的满意度。
团队协作，明确工作流程与分工是正确的，但缺乏了进度跟踪与共享，以至于容易造成「工作断层」的局面。
所以工具有必要吗？答案是必然的：
你可以任务管理，分配任务给团队成员
你可以随时查看成员工作的进度
你可以共享资料、文件......
律师的时间都很紧张，不可能花费太多精力去研究各种功能繁复的效率工具，个人建议结合真实工作场景，充分挖掘市面上律师用得较多的工具。这里向大家推荐本人使用率高、帮助最大的一个免费工具：和讼。
下面的分享不会直接讨论和讼的功能。一则脱离使用场景列举功能意义不大；二则只有70%的功能我们会真正反复使用，如果你时间很紧，没必要全部掌握。
所以我将结合自己日常工作情形，分享如何利用这款效率工具的几个常用功能，来实现律师团队协作、案件进度管理以及日程管理这三个目的。
一
任务分配，规划期限，责任到人
由于律师的工作有很多中间环节，会涉及到多位律师，从而增加了操作过程中协调的难度。假如你是这个项目或案子的组织者，首先你要做的就是有效的任务分配。
尤其是某个案子的总负责人，需要掌握工作的完整性。在给某个律师、某个中间环节分配任务时，一定要规定好其完成工作的时间期限，并一定要经常关注他们工作完成的质量与进度，以免其中的某个或是某些环节影响了整体工作的进度。
其实大家道理都懂，具体如何实施才是重点。再次重申：工具很重要！！
如下图，我是通过在和讼大纲编辑页拖拽设置执行人与执行时间的。
操作也很方便，只要从右侧“团队”中鼠标拖成员到大纲任务项即分配成功，从“日程”拖一个时间放在已分配的任务后面则设置了执行时间，相当于创建日程，对方也会收到微信发送的日程提醒信息。
和讼以大纲的方式去分配任务和执行人，个人认为很符合律师日常工作场景：
1、便捷安排任务、可共享日程；
我习惯每天写工作日志，也习惯做案件、庭审梳理，大纲结构化、层级式的笔记方式就很方便，所以在我列出提纲或项目工作流程时，就在大纲基础上设置时间与执行人，然后创建日程、共享日程，这一点非常方便律师团队协作。重点是，大纲可以切换成导图，很适合制作法律关系图。
2、上传文档、文书，方便修改查阅；
和讼大纲，官方提到了四个应用场景，即写笔记、思维整理、内容创作与任务管理，「上传文档」很少律师知道，但却是我使用率非常高的一个功能，如平时撰写的文书、法律诉讼书、尽调材料等，我可以直接在大纲上传，在线编辑还原Word、Excel、PPT等常用文档编辑界面，可以直接上手。在异地或者没带笔记本的情况下，打开小程序也可以查看文档。
最重要的一点，我曾经有过由于电脑宕机导致文档丢失的惨痛经历，而和讼在线文档编辑却是实时保存的，所以相比在文档编辑器上编辑文书、尽调材料时要更好用。
3、多人协作实时可见
之前在我们团队有律师反映，远程协作经常碰到一个问题：协同办公无法跨端进行。
举个例子：两位律师修改一个文档，A律师与B律师不在一起办公，两人一起编辑时无法看到对方的实时更新动态，导致文书反复修改。
和讼同一个文档内，多人可以同时在线编辑，而且实时看到文档修改动态，修改处会提示改动者的姓名。
和讼的这个功能就非常实用，尤其是项目需要多人配合编辑时，成员间不用再反复传送文档，从初稿到最终版直接一次性到位。
二
日程共享，追踪并提醒
日程管理是当今律师最为重视的问题之一了，但很多律师还停留在通过微信或电话等传统渠道告知自己的日程，然后由律师助理统一整理到个人整理的日程安排表当中；如果同一个项目的客户来约时间，就需要翻开自己的日程以确认，麻烦不说，还会经常出错，比如约重时间这样尴尬的事情。
另外，团队协作彼此不知道彼此的日程，只是微信或口头交代，后续工作进度跟踪也是相当困难，这也是导致「工作断层」的重要原因。
看下和讼的日程管理，实用的地方主要是这几点：
1、团队日程共享；
如下所示，和讼的日历视图。可以查看团队成员整个月或整个周的工作安排，所有的任务状态一目了然。
在平台上创建的项目日程，项目成员都是可见的，比如A律师今天起草文书，B律师明天跑法院，日程可以共享，我能够对团队律师的工作进度和忙闲时段一清二楚，这样就可以实现高效协同。
2、 自定义设置提醒；
在使用和讼日历过程中，可以将每天的日程待办事项一条条记录在日历中，根据待办内容的不同设置不同时间点提醒，到达时间会准时提醒你来完成这一待办日程。
在提醒方面，可以针对不同的日程待办设置提前5分钟、30分钟、1小时、2小时或1~7天的某个时间点进行提醒。
3、团队律师工时统计；
律师这个特殊的工作，有时很难清楚工作时间和个人时间的界限在哪，所以就需要记录和统计。
在和讼日历中记录的日程事项可以勾选标记「已完成」，已完成的事项会自动进行已完成列表，自动统计「工时」并生成图形表，可以概览并导出团队项目的数量、项目花费的时间，也可以查看团队项目成员的工时明细。
和讼的工时统计功能也是我用着觉得不错的，在我追踪和管理所有项目进度时，可以一目了然地看到我为每个项目付出的时间。
这样就方便定期总结整理相应时间段内的工作执行情况，为接下来的任务安排提供有力的参考依据。
三
项目进度、文件存储、共享协作
表格是律师经常使用到的办公工具，我们已经不再局限于用它记录文字、数字等基础数据，在律师的工作场景中，经常会有大量的图片、文件等资料，需要集中地存储在表格里，以便基于表格来结构化地查看和管理信息。
以案件管理为例，平时一般是通过Excel表格来管理案件，把案件信息、进度都写在Excel内，所以也会将文档插入表格内，方便在查阅进度时也能打开文档查看资料。
但即便是在Excel中直接插入附件、图片，也经常会引起图片变形和单元格宽高不等，导致表格美观度很差，查看和管理起来都不方便。
如下所示：
在我第一次使用和讼案件管理表时，以为也只是以Excel为原型的管理表，没想到它却可以直接存储大量文件、材料。
如下所示：
在上面的表格中可以看到，不管在单元格里存储多少文件、图片等，都不会影响表格的列宽和行高，非常美观整齐。而且支持上传的格式也挺多，目前我上传过Word、PPT、PDF、图片、视频、Excel，其它格式你们可以尝试下。
和讼的案件管理表，和Excel表格一样，但它比Excel好用的地方在于以下几点：
1、直接在表格内上传文件，不限存储；
据了解是不限存储容量，我上传再多的资料都可以，但单个文件上传是限制在1G以内的。
2、表格插入日期自动生成日程并提醒；