如何编制高质量的投标文件

在政府采购活动中,往往由于投标人素质参差不齐,重视程度不够,工作态度不够严谨,编制的投标文件质量不高,导致无效投标情形,这既浪费了人力、物力,也影响了招投标工作有序开展。为确保投标的有效性,编制投标文件应做到准确、规范、无误。笔者从实际工作中进行分析总结,现分述如下:

一、投标文件现状分析

投标人编制的投标文件主要存在以下问题:

1、资格条件响应不全。缺少法人签字或签章;财务审计报告内容不齐;提供的社会保障资金缴纳证明和纳税证明不符合要求,如投标文件提供参保人员名单、印花税材料。

2、投标文件内容不完整。没有完全按照投标文件格式要求编制。(1)开标一览表报价与分项报价不一致;(2)投标文件正副本内容不一致,副本应该是正本的打印件或复印件。(3)工程预算报价应该采用预算软件编制,有的供应商为了简便,采用电子表或word格式编制工程预算。(4)技术响应/偏离表内容与投标技术文件不一致,技术文件是正偏离的,而响应偏离表填写成完全响应,无偏离。(5)佐证材料问题。如业绩以合同、中标通知书或竣工验收报告作为佐证材料,有的合同无签订时间或无合同金额,或者提供佐证材料不齐全;又如技术参数以检测报告佐证材料,有的检测报告缺少内容,有的提供与项目无关的检测报告等等。

3、投标文件不规范问题。(1)造成所投项目张冠李戴,如:投标文件项目名称写成非所投项目名称;(2)错装别的项目内容;(3)提供与工程清单不相关的施工组织方案;(4)投标文件无目录与页码,增加了专家评审难度,特别是内容比较多的投标文件,更难以查找比对。(5)招标文件要求提供证书、证明、检测报告、工程预算明细等材料,有的供应商为了节省纸张,一页纸放多项证件、表格,字体很小无法辨认,这样既不符合要求,也容易导致误判。(6)有的投标文件编制比较混乱,材料重复编排,没有归类、没有标题,增加了专家评审难度。(7)投标文件针对性不强,与本项目无关的材料也编制在一起,有的供应商将其它项目投标文件简单加减就完成了文件的编制工作,造成针对性不强,甚至错误比较多。

造成上述问题的主要原因分析如下:

一是投标项目组问题。投标人参加招投标活动,投标报名后,没有单独成立投标项目组,或者项目组没有做到合理分工,没有明确各成员责任。目前从供应商参与投标来看,投标项目组由三人组成,一人为编制投标文件人员,一人为参加招投标活动的授权代表,一人为项目管理人员。这三者之间缺乏相互沟通,各行其事,团队意识不强。

二是理解招标文件不到位。没有认真阅读、研究招标文件,对招标文件理解不透、没有把握招标文件精神实质。由于没有弄明白投标文件需要提供哪些材料,提供怎样的材料,所以编制出的文件不是缺少材料,就是材料不符合要求。

三是工作马虎,不严谨。项目管理人员对投标重视程度不够,特别是对产品市场价格变化情况不清楚,甚至没有做市场调研,随意性报价,有的设备、材料报价过高,有的报价过低,与市场价格偏差比较大,造成中标后无法承揽项目;投标文件编制完成后,项目组没有认真审查、较对,有的投标人没有提前做好准备,到投标截止前一天,还在加班加点赶文件,造成投标文件出差错、材料不齐全,导致无效投标。

二、如何编制高质量的投标文件

招标文件好比问卷,投标文件好比答卷,投标文件要按照招标文件的要求做到问之有答,答而无误。投标文件要做到重点突出,思路清晰,条理清楚,表述准确、明了,文字简洁,所提供的佐证材料真实可靠,有说服力、有据可查。

(一)成立投标小组

招投标工作是一项严肃、认真的工作,投标企业要高度重视,要成立项目投标小组,负责投标活动全面工作,主要包括投标报名、投标预算编制、投标文件制作与审核、打印封装、参加开标、合同签订、协调处理等事项。

(二)熟读招标文件

全面认真阅读招标文件,熟悉招标文件内涵及各项指标要求,弄清招标有关时间安排,弄清哪些为无效投标条款。若对招标文件有关条款不明确或理解不到位的,应及时与招标人或招标代理机构沟通,对招标文件要求做到心中有数。

1、全面理解招标文件内涵,了解资格、商务、技术、报价等要求;

2、全面掌握招标人要求投标人提供什么样的产品和服务,掌握招标文件对产品技术标准、质量标准、服务标准等要求;

3、明确投标文件要提供哪些佐证文件。用什么支撑材料来佐证所投产品质量和服务,履行合同具有的设备和专业技术人员。

4、明确投标文件编排内容、格式、材料排列顺序,更有利于评审专家审查评估。

(三)投标文件编制总体要求

1、建立投标项目文件。编制投标文件时,要建立投标项目报价文件、技术文件、商务文件三个文件夹,分别存放相应的资料,以便投标文件编制时调用。

2、根据招标文件对报价、技术和商务条款要求,以及投标人对招标文件的理解,分别列出三个文件需提交的材料清单,然后进行编制材料,存放在三个文件夹中。

3、依据招标文件中投标文件格式要求,将报价、技术、商务材料按照顺序编制在一个word文件中,如果扫描成图片材料的,最好每张图片为单独页,调整图片大小,确保字迹清楚,然后编排目录与页码。

4、投标文件初稿编制完成后,进行检查核对,是否有遗漏,是否要补充完善材料。

(四)投标文件编制具体要求

1、商务部分内容:

一般包括法人授权书、资格证明文件、制造商授权书、中小企业声明函、商务偏离表(交货地点、交货期、付款方式、安装调试与验收、售后服务)、业绩等内容。

(1)资格文件:属于有效性检查,主要有营业执照、法人授权书、商业信誉和财务会计制度、具有履行合同所必须的设备和专业技术能力、依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录、无重大违法记录、无列入失信单位查询记录及特定的资质等材料。

特别要提醒的是:一是社保缴纳证明,要求提供专用收据或社会保险缴纳清单,而不是提供参保人员名单;二是纳税凭证,主要包括增值税、营业税和企业所得税凭证,如果提供印花税不能作为纳税凭证;三是法人授权书,必须法人签字或签章;四是良好的商业信誉和财务会计制度,提供经审计的财务报告,包括四表一注,即:资产负债表、利润表、现金流量表、所有权益变动表及附注,没有经审计的财务报告,可以提供其基本开户银行出具的资信证明,或者专业担保机构对供应商资信审查后出具的投标担保函。

(2)制造商授权:根据分项报价明细表中设备清单,提供相应的制造商授权函,确保原件扫描件清楚、格式、大小。

(3)商务偏离表。要求按照招标文件中商务要求逐条响应,负偏离为无效响应,优于的注明正偏离。

(4)业绩:合同内容应包括签订合同甲乙双方名称、合同名称、合同金额、合同范围、签订合同时间、法人或授权代表签字、签订合双方签章。

(5)售后服务承诺函

2、技术部分内容

技术部分一般包括投标产品说明、图纸设计、技术参数、产品性能、技术规格偏离表,安装(施工、服务)方案、产品简介(含产品彩页)、拟投入本项目人员及设备设施情况等内容。

(1)投标产品说明,要抓重点,有针对性的介绍,根据招标要求是否要提供产品彩页、截图界面,一定要表述清楚并放到突出位置,一般情况下,放在技术部分的前部,以提升产品形象。

(2)企业介绍,突出长处和优势,体现企业综合实力,文字力求简介。

(3)产品技术参数、技术性能的表述是否满足招标文件的技术要求。

(4)提供佐证材料,如检测报告或制造商技术参数确认函或功能截图等等,要与招标文件要求的相吻合。

(5)安装(施工、服务)方案。一般单独成章节,根据项目需求,结合实际编制安装(施工)方案,章节清晰,条理清楚,重点突出,切合实际,具有操作性。

(6)技术偏离表填写要求:

A.技术偏离分为正偏离、负偏离、无偏离。

B.如投标产品的技术指标优于招标要求即为正偏离,反之为负偏离,符合招标要求即为无偏离。

C.要完全响应或者优于要求,绝对不能填写满足不了的参数,否则为无效响应。

D.正偏离描述要加粗或用其它醒目符号。要在备注栏内注明材料所有页,以便评审专家查询。

3、报价部分

(1)按招标文件要求填写报价一览表(总价)、分项报价表。

(2)报价表中设备名称、品牌、型号、数量等是否与招投标文件一致。

(3)大小写是否正确。

(4)注意报价表中货币单位前后一致。

三、投标文件审查、签署与封装

(一)投标文件审查

投标文件目录尽量做到详细明了,便于专家迅速查找关键点,若提交电子版的投标文件,需设置好目录索引,投标文件编制完成后要进行全面审查。

1.在标书电子版制作完成后,让参与人员进行交叉检查,对错误的地方进行指正修改。

2.正本制作:正副本内容一致,副本为正本的复印件,如果副本内容与正本内容不一致,会导致无效响应。虽然一般招标文件中标明,副本与正本不一致,以正本为准,这里指的不一致,是指副本不是从正本复印而成,与正本的微小偏差,而不是重大偏差,正本是整个招标的依据,所以要审慎再三,方可打印。

3.字体、格式是否统一。

4.审查报价产品名细是否符合招标产品需求名细(包括产品型号和数量),分项(分包)报价是否符合和正确,这点一定要仔细查对。

5.审查报价表中的分报价和总报价的计算、大小写是否正确,报价表、投标一览表、投标函中的报价大小写是否一致,进行仔细核对和校对。

(二)投标文件封装与签署

1、纸质投标文件打印前进行检查,确认无误后才可打印;检查内容:是否编写目录和页码,页码是否连续,是否有误页;资格证明文件、文档资料及佐证材料是否齐全,是否按投标文件格式顺序编排;电子投标文件按照政府采购平台要求进行上传。

2、打印文稿检查无误后,进行装订或胶装。

3、签字签章。凡需法人或授权代表签字、签章及投标人盖章的不能有遗漏,而且投标文件每页都必须加盖投标人公章。

4、所有签字签章检查无误,按照招标文件要求提交的投标文件正本、副本份数封装在密封袋中,封面、封条处签字盖章。

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