从普通人到半圣,曾国藩如何通过笔记系统,实现自我管理和成长

你是否有遇到过以下的情况:

  • 读了一本好书,看的时候感觉醍醐灌顶,几天之后却什么都想不起来了。

  • 收藏了很多干货文章,第二次想看的时候却再也找不到了。

  • 以前写过的PPT和报告,需要复用的时候,找不到又要重新写。

面对知识和资料,我们经常都有过记不住、找不到、没存档的经历。每次发生时痛苦不堪,事后又好了伤疤忘了疼,不断反复,始终处于瞎忙,重复造轮子的状态。

同样的问题,晚清半圣曾国藩也碰到过,在他中了进士留京之后,想要整理一套《曾氏家训》,想从经、史、子、集里选择一些精华,融合自己的想法提炼写成家训。然而在写的过程中,他却很苦恼,在给家人的信中写到:“割裂零碎,毫无线索。”

原本觉得自己才高八斗,可以信手拈来的事情,结果现实狠狠的打击了他,知识未成体系,自然无法融合输出。然而在觉察到自己的问题之后,他很快找到解决的方法。

曾国藩在给弟弟的家书中写到:“余自十月初一立志自新以来,虽懒惰如故,而每日楷书写日记,每日读史十页,每日记《茶余偶谈》一则,此三事未尝一日间断。”

从中可以看到,他每天要做的就是三件事:写日记,读书,记笔记。这其实就是一个完整的知识管理的过程。

  • 写日记:记录每天的工作和生活,是客观的记录,这些记录可以提供观察自身的机会,通过日记反思自己的言行举止,记录自己的成长。

  • 读书:每天做到定量的输入,保证自己不断学习新知识。

  • 做笔记:记录自己读书心得、与朋友闲聊产生的灵感等。

这三件事,他遵循每天坚持,实时记录的准则,不断加深自己的知识底蕴,同时他还建立了一套输出系统:把自己识人用人新的写成《冰鉴》,把如何做人做事写成《挺经》,把日常思考写成家书。曾国藩通过一套完整的知识笔记系统,完成了从普通人到半圣的蜕变。

曾国藩

我们可以看到他的知识管理包含了的知识输入、储存、知识融合和输出。那么普通人如何搭建自己的知识笔记系统,更好的自我管理呢?下面就通过三个方面来讲解。

  1. 构建笔记系统有什么好处?

  2. 如何搭建自己的知识笔记系统?

  3. 如何使用笔记系统,完善知识体系,提高工作效率。

01 构建笔记系统有什么好处

1.笔记可以加强记忆

我们经常说:“好记性比如烂笔头”。美国心理学家巴纳特为此做了一个实验,来研究笔记做与不做对学习的影响。

实验中,心理学家找来大学生,让工作人员把一篇1800个单词构成的文章,以每分钟120个的速度读给他们听。大学生被分为三组,每组用不同的方式学习:A组需要一边听课一边记笔记;B组学习时,工作人员为他们提供了要点笔记,他们可以听课的时候看笔记;C组什么都不做,就是单纯的听课。

学习后,所有学生进行记忆测试,结果表明A组(做笔记)的学生成绩最好,B组(边听边看笔记)的学生排第二,C组(什么都不做)的学生最差。

心理学家分析主要因为是:通过做笔记,协同了视觉、听觉两个大脑的区域进行信息传递,加深信息的联系,记忆效果就更强。

同样的,哈佛大学自主学习机构表明:“做笔记有助于提高人们不同想法之间的链接处理机制。”

由此可见做笔记是提高记忆的有效方式。

笔记加强记忆

2.笔记可以储存知识,建立知识体系

经常听到有人抱怨写作没东西可写,这让我想起一个故事。

有一学生问季羡林,“做学问可有捷径?我的论文实在憋不出来了。”

季羡林呵呵笑了:“论文岂是憋出来的?”然后说了一句,“水喝多了,尿自然就有了。”

话糙理不糙,很精辟,不论写作、思考都需要你肚子里有“货”。那没“货”怎么办?自然就是平时多注意囤“货”。

工作生活中,经常有碰到各种信息、故事、感悟、灵感等,这些素材都需要及时记录,储存到笔记系统中。一方面可以保存这些素材,任何时候要用到都可以找到,另一方面,你在记录的时候,大脑会进行知识的整理,比如某个领域的素材记录多了,你会发现对这个领域的理解也越来越深刻,如果对这些笔记信息加以整理,就可以梳理这个领域体系化的知识。

3.笔记可以提高工作效率

在工作中,经常需要写工作总结,职场新人刚开始写,可能因为不会写需要来回修改几次,最终才得到老板和同事的认可。总结报告是一件经常做的事情,那么一份得到认可的总结内容是否可以保存到笔记系统,当下次需要写的时候,直接复制这个内容,在上面修改内容即可。

这就是模板思维,很多工作都是有模板的,比如开会、做一场活动、写报告、写邮件等。当你的工作经验形成模板,可以不断复用的时候,你就不用每次在工作上重新造轮子,这样效率就能得到极大的提高。

在企业管理中,模板思维有另一个专业名词叫做SOP(Standard Operation Procedure),中文名是标准工作流程。当你的工作都形成SOP并记录在笔记系统的时候,每次碰到类似的工作,找到这个SOP就可以马上执行。

小结:构建个人的笔记系统,是进行知识管理的最好方式。通过把你大脑中看不到的知识,用笔记的方式,数字化的呈现出来,然后对知识进行转化、吸收、融合升级,提高知识的使用效率,最终达到自我管理和成长。

笔记系统

02 如何搭建自己的笔记系统

搭建笔记系统,一共有3个步骤,分别是:笔记工具的选择、建立笔记分类和思维导图、分类编码和命名。

第一步:笔记工具的选择

目前国内外有很多笔记软件,像印象笔记、有道云笔记、onenote、为知笔记等很多的笔记软件,新人面对这么多软件可能会无从下手,这里提供3个选择的标准,作为参考。

1.随时随地记录:很多信息和灵感都是临时出现的,比如跟朋友聊天时,独自看书时,做地铁时都有可能,这些信息如果不及时去记录,就会很快被遗忘。因此我们需要一个能够随时随地,多方式(语音、拍照、文字)记录的笔记系统。

2.跨平台同步:现在的硬件升级非常快,手机可能2-3年就要换一台。家里和公司用的是不同的电脑,甚至不同的操作系统。这时候软件的跨平台跨设备使用就非常重要。

3.多级分类结构:一般建议分类功能需要支持3级以上,因为分类太少容不下太大的知识结构,比如你存放读书笔记的资料,书名是一层,第二次是书的章节,第三层是书的章节笔记。这里就至少需要三层。

基于这三个标准,印象笔记和有道云笔记都满足,具体选择哪个就看个人喜好。

第二步:建立笔记的分类

1.什么是分类

分类的类型哲学家约翰·杜威说:“分类就是知识本身。”

如果一个不具备分类能力的人,那么他的知识就是这样的(下图左),而一个懂得分类的人,我们能看到他的知识结构是这样的(下图右)。

分类不仅仅是归类,它更是逻辑的梳理。举一个例子,我们都玩过一个玩具叫做乐高。乐高有很多的零件,大的小的、长的短的各种形状都有。假设我们的每一个知识就是一个乐高零件。没有分类过的零件,就是散乱的到处堆放,是没有用的玩具。很多人会做到第二步,就是把乐高零件进行分类整理,比如按照颜色区分,按照大小区分。

而真正的归类,是把零件组合起来,组装成一个可以使用的玩具,当我们需要用的时候,直接拿来就可以玩。知识的归类也是如此,没有逻辑、没有结构的知识点,无法马上使用。

笔记整理的核心竞争力不是拥有了块状的分类碎片,而是获得了一个完整的整体。而要想拥有整体的知识,我们需要将碎片化笔记分类,重新组合,形成体系。

2.分类的原则

巴巴拉·明托在《金字塔原理》中提出的一个很重要的原则,叫做MECE原则,意思是“相互独立,完全穷尽”。通过这个原则,可以做到不重叠、不遗漏的分类。

相互独立意味着问题的细分是在同一维度上并有明确区分、不可重叠的,完全穷尽则意味着全面、周密。

举例来说,如果你对书进行分类,按照自己的喜好进行,分为喜好的和不喜欢的,或者按照时间分类,分为今年、去年、前年等,那么这本书到底放在哪个分类下,你的这个分类适合所有书籍吗?分类的维度多而且不统一,就会导致不知道把东西放哪里,或者放了一个地方就找不到了。

在这里我们可以借鉴很多成熟的模型,比如做战略分析,就用做竞争分析就用波特五力模型,时间管理就用四象限法则等。这些成熟的模型基本都符合MECE原则。那么对于个人笔记系统,可以分类工作、学习、生活、兴趣爱好,每个人也可以按照MECE原则设计自己的分类。

3.用思维导图画出笔记的分类

当你了解了分类和它的原则之后,就是搭建笔记系统的实操阶段。笔记系统分类的设计,就像管理一个图书馆,你需要清楚的知道一共有多少本书,这些书是哪个学科的,放在哪里。

这个设计的过程可以通过思维导图软件来完成,思维导图可以方便的调整分类的结构和顺序,帮你建立清晰的分类结构大图。

分类

第三步:笔记分类的编码和命名

当我们定了分类,下一步就是开始内容的填充,这时候又面临了一个新的问题,就是如何给目录结构起名。很多人的电脑文件夹也是随意起名,缺乏明确的命名规则,导致每次查找总是大海捞针,把自己急的搔首挠耳。

在这里推荐使用,杜威十进制编码系统(简称DDC)。它是广为全球各地图书馆使用的分类法,被全球超过135个国家的图书馆使用,在美国,有95%的公共图书馆及学校图书馆使用它。

举例来说,一级目录就是100-工作,200-学习,300-生活,400-兴趣爱好,二级目录我们拿工作来细分,可以是110-工作日志,120-工作项目,130-工作复盘,三级目录可以是111-1月份日志,111-2月份日志。

03、如何整理运用你的笔记系统

搭建好笔记系统后,最怕把它当做一个仓库使用,不断往里面塞东西,但不整理不使用,就跟收藏文章不看、下载资料不用一样,仅仅是用囤积来满足学习的感觉。这就背离了搭建笔记知识库的初衷。

这里我们用GTD的流程,帮助实现信息的流动和管理,让笔记系统高效的运转起来。《Getting Things Done》(中文名《搞定1:无压工作的艺术》)是一本时间管理的书籍,书中提出的对工作中任务的管理方式,同样适用于信息管理。运用GTD的思维在笔记系统可以分为三个核心步骤:笔记的储存、笔记信息的转化和吸收、笔记的删除。

第一步:笔记的储存

《Getting Things Done》中提到:你大脑中盘踞问题的多少与其解决的效率成反比。

当你的大脑想要记住太多信息的时候,精力都被消耗在记忆上,就导致没有太多精力做好重要的工作。因此及时把信息记录下来,储存在笔记系统上,释放大脑的内存,你就有能量思考这些信息如何处理。

因此我们需要一个收集和存储的“篮子”,所有信息第一时间都放到这个篮子里面。这个篮子里存放了你一天所有信息流,比如工作上要做的事情,看到一篇文章觉得需要好好学习先收藏放进来,一个突然冒出的好玩的想法等等。总之,把今天所有的事情,都放到这个篮子里面。

这样做的好处是:

  • 不用担心忘记什么事情。

  • 可以看到今天的信息量,相当于把你一天的事情数据化。

  • 可以把注意力集中,更好的思考每个信息的处理。

笔记储存

第二步:笔记信息的转化和吸收

当我们完成第一步,把信息都放在一个篮子里面之后,下一步就需要处理这些信息,结合《Getting Things Done》和我自己实践的经验,总结出几个信息处理的原则。

信息的处理原理

  • 今日必须完成:把当天需要马上处理的工作,列成清单,然后按照时间管理四象限区分重要紧急性,逐一去完成。完成之后,可以把这条信息转移到你的工作日志归档文件中,比如2020-3-8日工作日志。对于学习的事项也是一样的操作。

  • 未来要做的事情:这些事情不是马上要做的,有的可能已经明确时间,则标记出日期;有的可能还没有想好什么时候做,那就放入“将来”目录中。

  • 辅助或参考性资料:有些信息可能具有参考价值,需要你反复学习,或者用到时候再引用。这类资料可以放入“参考文献”目录中。

  • 项目信息:有些事情不是今天一天完成,可能是一个长期项目。这类信息就需要转入项目专项目录中,在项目里面进一步整理信息的归处。

  • 删除信息:收集的时候,什么都放进来,就难免出现一些一时冲动放进来的信息,这些信息没有什么价值,经过你二次分辨,就可以删除。

根据原则对信息做了分类之后,紧接着就是执行。对于工作的事项,我们在此不做赘述,这里更多的介绍知识类信息的执行处理方法。

著名作家大前研一曾经讲过,在日本麦肯锡公司,员工学习新知识时,阅读资料和消化资料所花费的时间比例是1:3。

由此可见,真正想要将知识转化为自己的知识,需要付出2倍于阅读的时间。

我们拿收藏进来的一篇文章举例,你可以把有用的案例、金句、观点拆到自己对应的素材库目录中。这对于写作尤为重要,平时不断积累论点论据故事,当你要写一篇文章需要用到这些故事的时候,就可以直接调用。

文章的转化相对简单,那么对于一本书的学习转化,相对复杂一些,可以分为摘录、观点、金句、案例、知识结构等。你需要用自己的话把作者将的逻辑和观点梳理出来,根据自己的理解,集合自己的知识重组输出。当你能够按照自己的逻辑清楚的表达出来,才代表你初步掌握,之后可能需要反复优化自己的输出,加深理解,最后做到理解。

GTD流程

第三步:删除信息

这里的删除不同于第二步中的删除,第二步的删除更多的是在储存的“篮子”目录中进行。而此时的删除是对整体的笔记系统。知识不断更新迭代,有些知识过时了,有些在自己能力成长后不用了,就像手机不断升级,过去的功能手机被淘汰一样。

这里我们借鉴日本杂物管理大师山下英子的《断舍离》的理念作为原则,简单来说,断代表不买、不收取不需要的东西,舍代表处理掉堆放在家里没用的东西,离代表舍弃对物质的迷恋,关注自己是否需要。

那么把这个理念应用到知识库管理中,就有如下3个原则。

  • 断:已经收集却长时间都没有用到一次的笔记,或者过时的信息,可以删除了。

  • 舍:删除自己不会用的知识,删除不能指导自己思想和行为的知识。

  • 离:舍弃对知识的收和管执念,而是关注如何完善知识体系,让知识更好的运用。

在吸收和转化的过程中,会不断有新的笔记产生,因此,每周、每月都要定期的去检查,及时清理。

小结:笔记系统的管理是一个比较个性化的事情,因为每个人的知识体系和工作都不一样。因此我们可以结合自己的实际情况,找到最适合自己并容易坚持做下去的笔记管理方式。

04 总结

《学习之道》讲到一个概念,能力错觉:大多数人不断重复阅读笔记或课本,却很少有人在学习时进行自我测验或做提取练习,当课本摆在眼前,大脑会产生错觉,以为学习材料也同样存入了大脑,可这只是小和尚念经,没有真正学到。

也许你以为自己掌握了很多知识,当你尝试把他们写出来的时候,你会发现在自己的记忆中,只有一些模糊的概念,而无法真正的使用它们。建立笔记系统就是对你所有知识的一次提取练习,通过这个过程,对自己的知识体系进行查漏补缺。

笔记系统的建立,是把你大脑的精力,从繁琐无价值的记忆中解放出来,让大脑做更重要的事情——思考。用思考把知识体系完善,完成自我管理和成长。

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