集中采购管理失灵？6大措施，建议借鉴！

盘江煤电集团 / 文；内审网 / 整编

随着我国经济社会的发展，企业集团公司多选择以集中采购的方式进行集团采买。但是随着时间的推移，这种采购模式也出现了一些新问题。基于目前的形势，并结合集团公司的实际情况，有必要对集中采购模式进行研究，分析其出现的问题，并且提出可行性的改善措施，最终确保集团公司的集中采购工作更加高效合理，提升集团公司的整体资金使用效能。

一、集中采购的重要性 

集团公司的发展过程中，必然会运用大量的物资，因此，集中采购工作就显得尤为重要。集中采购能避免分散式采购的弊端，不仅可以节省物资的运输成本，还能够有效地降低采购的资金花费，减少采购所造成的资金损失，是目前许多集团公司会选择的采购模式。

二、集团公司集中采购现状及问题  

集中采购有诸多优势，但是在发展的过程中也出现了一些问题。目前，集中采购暴露的问题主要有：

（一）忽视集中采购工作的重要性

许多集团公司已经组建了独立的采购部门以及管理部门，也制定了集中采购计划和规定，但是因为各种原因，比如有的工作人员对自身工作不负责任，集中采购制度不能有效落实，集中采买的价格比散买还要高;有的工作就是为了应付，集中采购中遇到问题，也不会提出建设性的意见，让集中采购不能高效地执行制度。

（二）采购管理缺乏创新

一些集团公司虽然有集中采购制度，但是采用的却是传统的采购模式，生产部门根据自身对物资的需求制定采购计划书，然后由采购部门进行统筹，接着再在统一的时间里上交到主管领导手中，最后再进行采购工作。这种模式很容易出现库存积压的情况，不仅占用了大量的资金，也使得企业的有限库存空间被不合理占用，对公司的经济发展造成较大的影响。因此，采购模式要根据公司需求的实际情况进行调整，不能一味地生搬硬套，要为企业利润最大化作出贡献。

（三）监管责任落实不到位

集中采购涉及大量的资金，而对一些不安好心的人来说就是一块大肥肉，因此需要严格的监督和制衡。但是有的集团公司，因为采购制度有漏洞，加上采购监管部门不负责任，未实现对采购的全程、实时监控，尤其是针对合同的审查、货物的验收等关键内容，敷衍了事，或者是怕得罪人，遇到问题装作没看见，导致监管形同虚设，让公司的资金落到了个人的腰包里。不仅导致集团公司的管理水平下降，影响企业整体的管理，也对企业的发展造成不利影响。

三、改善集中采购模式问题的具体措施 

为了有效提升集团公司的整体效益，需要对公司的管理进行完善，尽可能解决集中采购出现的问题，促使集团公司能够较为快速地发展，为公司今后的发展奠定坚实的基础。

（一）充分利用信息化技术

随着社会的不断发展，信息化技术得到快速发展，获得广泛应用，因此在集中采购管理过程中也应当合理运用信息化技术。结合目前情况，网上采购成为集团公司集中采购的主要渠道。网上采购的便利较多，无须过多的人手，甚至商品的价格比线下实体店更加优惠，不仅可以为集团公司的集中采购节约时间和成本，还可以为集中采购的监管工作提供条件。在管理过程中，必须要求全过程审核，确保每个环节的透明化，运用完善的制度进行网上采购，杜绝出现个别负责人暗箱操作的情况。

（二）建立健全采购制度

集中采购出现问题的主要原因就是采购制度的不成熟、不健全，有缺陷和漏洞，给人以可乘之機。为了确保采购的顺利进行，需要完善集中采购管理制度，对采购的全过程进行监督，在符合相关规定的前提下，制定严格的管理程序，使得集中采购的过程中不会出现较大的问题。

首先，明确每个涉及部门的岗位职责，确保各个部门都能坚守自己的职责。其次，要建立绩效考核制度，将采购过程中涉及的部门和物资都纳入审核范围内，通过绩效考核，使之能为集团公司的采购工作尽心尽力。最后，各个部门在使用公司资料时，需要进行详细的记录，并且定期对相关资料进行严密的审查，确保公司的采购信息更加安全，避免物资数据出现差错的情况。

（三）加强和供应商的联系  

采购过程中需要接触较多的供应商，并且还会和某些供应商有长期的合作，因此，需要营造出公平、公正的竞争环境，严格选择适合集团公司的供应商。严格保管与供应商之间的合同，收集各种重要信息，定期审查各项合同内容，对合同内容进行分析，发现有问题的地方要及时更正。如果有纠纷，双方的相关负责人要多沟通，了解合同内容和实际履行情况，从自身的实际出发，争取将可能出现的损失降到最低，确保集团公司的经济效益。

（四）强化流程的管理

采购流程对集中采购管理具有重要的作用。这需要在采购前期制定合理的计划，依据集团公司对物资的需求量，安排符合实际情况的采购流程，合理地利用资源。明确采购的程序，针对物资的运输成本、人工成本等，对公司的可储藏量进行统计，使得采购的物资拥有空间储藏。采购部门还要明确招标机制，严格按照规定和实际情况，务必做到公平、公正，对相关凭证做好保管工作，以便于出现问题能够及时地查询。仔细审核项目内容，其中包括采购成本和采购量，尽全力确保审核结构的准确性。采购后期的库存存放问题也是强化管理的一个关键环节，如果不能处理好，不仅会造成库存压力，也会导致因物资存放时间过长而出现质量问题，造成损失不说，再处理时耗时耗力，得不偿失。关于此可以采取以下措施来降低库存：一是推行集中仓储的管理模式，有效地减少供应链的长度，使物资需求计划能更真实地反映需求量，从源头有效地避免物资的积压;二是代储代销管理模式的应用，企业可以实现零库存资金占用，大幅度降低产品的仓储成本，有利于保证原材料的及时供应，在提高工作效率的同时节约采购成本。

（五）提高物资采购人员的专业水平  

采购工作是一个专业性很强的工作，需要有专业的采购与招标管理人员。目前，物资采购从业人员的素质距离企业发展的要求还有一定的差距，必须以战略思维和前瞻眼光，培养和造就高素质新型采购人才。针对这个问题，首先要转变观念，促使采购人员参加各种培训和学习;其次是完善机制，对能将学习成果运用到实际工作中并取得较好效果的岗位人员，给予一定的肯定和奖励，以增强他们工作的积极性。

（六）加大审计监察管理力度

审计监察部门必须履行职能，充分发挥应有的作用，监督与协助岗位人员完成采购任务。审计监察部门要监督集团采购的完整性，监控采购目录的编制和执行情况;监督开标、评标、定标过程以及后续工作流程，及时纠正采购过程中一切对公司不利的行为;加强供应商、评审专家等的监督，为物资采购活动提供良好的采购环境;加强承付货款的监督，加强资金管理;对违法参与事件的人员及时进行调查和处理，并追究相关人员的责任。审计监察部门要明确审计监督重点，不断完善采购审计监督制度，改进审计方法，提高物资采购审计监管水平。

总之，集中采购模式的应用能够有效地改善集团公司的资金使用效能，因此，集团公司应重视集中采购工作，完善集中采购制度，对集中采购要做到全过程监控，确保集中采购模式较为顺利地进行，真正地为公司节约成本。

【转载提示】转载内审网原创文章，请在页面顶部注明：本文转载自公众号:内审网（ID:neishenwang），并标识作者信息。