夜问丨平时工作很忙，怎么才能提高工作效率？

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有个朋友说，最近工作太忙，经常加班，感觉很疲惫，问我有没有提升工作效率的好方法。

我想起了吴军老师曾经提到过的观点，我们平时的工作效率已经算不错了，避免陷入过于忙碌的怪圈，关键是要少做点事情，而不是想着在现有的基础上去逼迫自己大幅提高工作效率。

如果一定要给出解决方案，缓解经常加班的痛苦，我觉得可以尝试这几个方法：

1.每天提前30分钟到达办公室。在没有人打扰的前提下，规划好今天要做的三件最重要的事情，把这三件事写在笔记本的左侧，其他,非重要工作或者临时接到的工作安排写在笔记本的右边页面。然后集中注意力，先做最重要的三件事。第一件做完了，休息一会儿，喝口水，起来走动一下，然后立刻去做最重要的第二件事；完成后休息片刻，再做第三件事，确保今天务必完成这三件事情。

2.在完成最重要工作的期间，肯定会有各种各样的事情干扰。比如说，领导临时交代一个任务，下属来请示工作，接到一些电话，除非十万火急，否则你都不要立刻着急去处理，而是把这些事情记在笔记本的右侧页面，然后专注于当天最重要的三件事。

收到一些微信和qq的消息时，不要来一条看一条，可以在下班前的1小时集中处理，集中回复消息。如果你看了消息，也不必着急立刻回应，可以先置顶，在休息期间回复。如果几句话说不清楚，可以电话沟通。

3.尝试授权。凡是重复三次的工作，全部做成流程化，做成模板，然后才有机会交给别人去处理，才能让别人更顺利地接手。要善于分享自己的经验，别藏着掖着。只有当团队成员的工作速度和质量都提升上来了，才能分担你的压力。

4.尽可能地保证自己七小时的休息时间。休息好，才有精力去应对快节奏的工作。晚上熬夜一两个小时，换来第二天一整天的低迷状态，得不偿失。

5.非必要的会议可以不出席，非必要的活动也可以由其他人去参加。当然这一点要和自己的领导、同事达成共识。如果无法达成共识，也可以在感到疲惫的时候，请假不参加非你不可的会议和活动。

6.作为管理人员，在自己忙得要死的时候，一定要看一看自己的团队状态。每个人是不是和你一样忙碌？如果你自己很忙，但是下属相对比较轻松，说明你承担了过多的责任。或者说下属的工作做得不到位，成熟度不高，因此需要你去补救（修改，调整，甚至给下属出主意），一旦下属习惯了这样，你就会变得特别辛苦。因此要善于拒绝，本来应该由下属高质量完成的工作，一定要给他们不断改进的机会，而不是尝试代替他们去处理。

7.使用更高效的工具。例如在写工作方案，写新闻稿的时候，可以尝试先列好框架，用语音转文字的方式写初稿，然后修改起来就比较方便一点。语音输入是打字输入效率的4~5倍。在收集一些信息的时候，可以使用在线表单，而不是收上来一堆Excel表格，然后慢慢汇总、编辑、调整。

8.给自己的所有工作分分类，用80%的时间处理日常工作，预留20%的时间精力去做一些很重要但是目前还没有火烧眉毛的事情。或者说，我们预留20%的时间去做未来要做的事情，这样就能够为将来省出一些时间精力。

9.在一些非关键任务上，不要对工作质量要求那么高，70分即可。在每件事情上都追求完美，是导致很多事情拖延的罪魁祸首。

10.不要返工，返工是效率的最大敌人，争取一次性做好。减少返工的前提是对工作任务的充分理解和对工作结果的共同预期。因此，在前期多交代好工作要点、注意事项以及你对结果的期待，形成共识，更能让别人知道如何更好地配合你。