做不到这些，开会就是费时耗精力耍流氓
开会也是一种沟通方式，并且是一种非常有效的沟通方式，既然是沟通，就必须确保沟通的有效性，要想保证沟通的有效性，就必须做好相应的会前准备工作、控制好相应的会议氛围、准备好相应的会议内容、制定好会上需要解决工作的计划、做好会后改进计划的跟进工作，以实现“会必议、议必决、决必行、行必果、果必查、查必评”的效果。开会又和日常的沟通存在诸多不同，涉及的人员多而广、职位广、讨论的事多等特性，所以务必要重视每一次会议，严格按照P(策划)—D（实施）—C（检查）—A（改善）闭环工作原理，以确保让会议产生应该产生的效果和实现预期的目标：—会前（会议场地整理、会议工具准备、会议纪律申明等）—会中（会议记录、发言顺序、会议点评、会议纪律监控、会议气氛等）—会后（会议改进计划整理与下发、会议报告编制与下发等）—会议改进计划未落实或落实效果不理想的情况采取改善或补救措施—针对本次会议存在的不足，提出改进措施，避免下次会议再发生—针对本次会议存在的违规，按照公司奖惩实施奖励与惩罚所以，为了确保每次会议的效果，顺利实现每次会议的预期目标，作为会议组织者或主持人，必须掌握会议管理九大黄金管理法则，否则就是费时耗精力耍流氓不论是什么会议，在会议正式开始之前，一定要做好充分的会议准备包括会议素材、会议场地、会议用工具、会议通知、会议办公用品等等。凡是没有准备的会议或准备不充分的会议，绝对是一团糟，一是参会人员不知道从何说起，二是会议主持人没有一个明确的主题，也不知道如何才能主持好会议，所以绝对实现不了预期的会议目标，甚至会适得其反。不论是什么会议，务必要在开会之前确定讨论的主题，以防止会议变成茶话会，参会人员发言没有一个主题，你一言我一句，东一榔头西一棒槌，说白了就是在浪费时间。所以，开会之前，要确定当次会议需要讨论的主题或需要明确解决的问题或需要明确会议的目的，以《会议通知》的形式告知所有参会人员，以便所有参会人员提前围绕会议主题准备好相应的素材或资料。不论是什么会议，一定要事前郑重申明会议纪律（比如通讯器材、会场纪律、参会人员状态、严禁中途离开、发言人员发言要求等等），否则没有一个良好的会议纪律，必然会影响发言人的发言心情与发言质量，必然会影响会议的质量，从而严重影响会议目标的实现。因为会议涉及的人员多而广，为了确保参会人员都能清晰地听到每一个发言人员的意见或观点，防止出现七言八语、乱乱糟糟的情况，必须在会前根据会议的目的或主题，明确会议的议程（比如讨论的主题顺序、发言人的顺序等等）。开会的目的就是通过聆听各参会人员的意见或观点，从而对讨论的议题更加客观、公正分析，以便得出更准确的结论；禁止出现一言堂或批斗会的情况，否则会议的“议”就失去了意义，只是会，不是议，何以实现预期目标呢？开会的目的就是通过充分的讨论，达成共识，确定解决问题的方案，以防止问题搁置时间太长变成了无法解决的问题，同时也有可能导致其他工作无法开展，也有可能导致同事之间、部门之间的工作关系紧张，无法实现良好的配合。每次会议，对于讨论的议题要一个一个来，一个议题有结果了才能进入下一个议题，绝对不允许这个议题没有结论或定论就匆忙进入下一个议题，最终导致会议不了了之，不但浪费了大家的时间，耗费了大家的精力，影响了大家的和谐，阻碍了工作的进展，导致内耗的现象越来越严重。每一议题的结果一定要记录下来，明确执行的部门、主要负责人、预期完成时间、跟踪人，这四点任何一点都不能缺少。设定时间，准时开始、准时结束：准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间，开会一定要准时，并要对每个议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员，使他们有思想准备。开会的目的就是带有征求所有参会人员的意见，聆听所有参会人员的观点，然后综合总结分析得出客观、公正的解决问题的方案或思路，同时为了确保解决问题的方案或思路得以有效落实，必须要完整详细记录下来，防止出现“随意说说而已，说空话放空炮”的现象。其次参会人员必须要认真聆听每一个发言人的观点，必要时做好相应的记录，为自己的发言做好充分的准备，为自己的提问做好充分的准备，否则只是听听而已，一是对发言人不负责，二是对自己的发言不负责，三是对会议的目标不负责。“会议不跟踪，开会一场空”，所以每次开会，一定要在会后对会议形成的改进决议或改善事项，形成《会议工作计划》，经会议主持人确认签署，明确跟进责任人，对各项计划的落实效果进行跟催督导，请务必牢记“有计划不跟进，等于零”。
