管理能力提升181：当前大多企业会议管理系统亟待完善
作者：嵇国光管理视界
摘要：会议是一种重要的沟通工具，能够实现其它任何形式的信息交流所无法实现的目标。开会最主要的就是信息分享与达成决议。每个管理者必须学会如何开会和与会。为提高会议有效性和效率，公司必须建立、完善会议管理系统，判断会议成功的基准是：交流汇报；制定决策；解决问题。
1、当前企业会议管理问题多且严重
在人的一生中有谁没有参加过会议？几乎没有。我相信，各位看官都有过无数次参加会议的体验，甚至有的主持会议都无数次了。会议占到我们的工作时间至少1/20以上，官衔越大，这个比例就越高。尽管我们经常开会，但是大多人不喜欢开会，甚至讨厌。为什么？因为我们总是参加了一些无效的、无聊的会议，浪费了时间，影响了工作。但是我们无法回避会议，我们必须善用会议工具，因为很多时候我们必须借助会议才能达成目标。
会议是一种重要的沟通工具，能够实现其它任何形式的信息交流所无法实现的目标。开会最主要的就是信息分享与达成决议。
召开会议就时间和费用消耗而言是十分昂贵的。 有一个会议成本的算法是：会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数会议时间(小时)。公式中平均工资所以乘3，是因为劳动产值高于平均工资；乘2是因为参加会议要中断经常性工作，损失要以2倍来计算。因此，参加会议的人越多，成本越高。由此可见，提高会议有效性和效率，节约会议时间，降低会议成本，是摆在企业各级管理者面前的一个不容忽视的问题，很多企业，特别是国企，时常会把时间和精力浪费在无休止、无意义的会议上。
我们这里并不是说企业不开会更好。会议是一个企业管理不可替代的重要工具。我们亟待做的事是如何完善公司会议管理系统，让会议发挥更大更好的积极作用。
当前大多企业会议管理系统存在下列突出问题：
（1）公司缺乏现代有效的会议管理系统，公司各类各级会议缺乏逻辑、勾稽关系，缺乏正确定位和规范，会议常常成为各级领导即兴“工具”；
（2）公司临时会议超级多。因是临时会议，与会人员缺乏事前准备，匆匆举行，匆匆结束，不仅会议效果大打折扣，而且干扰了正常工作秩序。临时会议超级多的企业通常管理都比较混乱，问题层出不穷，领导希望通过会议解决问题，但是往往这样的临时会议又难以系统解决问题，“按下葫芦浮起瓢”，进入会议的恶性循环；
（3）大多管理者感觉公司会议超级多，至少30%以上工作时间泡在“会海”中，有些参加的会自己纯粹是个“听众”，大大影响了与会的兴趣和工作计划的正常推进。国有企业、集团公司容易产生“会海”现象；
（4）公司会议超级少，很多工作沟通、问题解决经常依靠不规范、不系统的“一对一”人际沟通随时随地进行。
（5）公司一些重要的关键节点会议缺乏，事务性会议占据会议绝对比例。如从管理时间轴来看，岁末年初的年度战略研讨会非常重要，但是大多企业没有此类会议；每月初总经理月度例会非常重要，但是很多企业没有此类会议。
（6）公司有问题才开会，而不是把会议看作管理的一个重要制度，内部沟通的一个主要场合。解决问题的会议只是会议一种形式，不是全部。
（7）会而不议,议而不决,决而不行,行而不实;
（8）没有确定中心议题或没有围绕中心议题开会，会议经常跑题；
（9）会议时间失控，开成马拉松式会议；
（10）会议议题太多，一次会议时间不够，结果虎头蛇尾，前紧后松。草草决策，草草收场；
（11）会议场面失控，陷入僵局或混乱；
（12）会议一言堂，没有群策群力；
（13）会议议程不明确或安排不当；
（14）与会人员经常出现“三不现象”，即：不带笔记本，凭记忆开会；不作会前准备，凭即兴发言；不善使用数据、图表，凭印象感觉参与；
（15）会议议定事项没有落实到人或跟踪落实；
（16）没有建立会议管理制度，规范会议活动。
2、完善公司会议管理系统必要且亟需
会议是一种重要的沟通工具，能够实现其它任何形式的信息交流所无法实现的目标。开会主要的目的是：
低阶：信息分享，形成决议；
高阶：达成共识，解决问题。
人们对会议普遍感到厌烦，认为参加一个冗长、与已无关、毫无结果甚至伤害彼此间感情的会议，毫无意义，纯粹是在浪费自己宝贵的时间。
美国一项调查表明：
(1) 经理级干部和专业人员每周约化1/4的时间在开会上，高级经理约1周2天；
(2) 开会时有一半以上的时间是浪费掉的，很多会议不是拖得太长，就是缺乏效率。糟糕的会前准备，不当的议程安排，及与会者对议事规则的无知，往往使各公司每年损失30个工作日和240个工作时；
(3) 保守估计每年因无效率会议导致的损失约1.43亿美元。
开会不能成为一些领导的主要工作，但是作为管理者必须学会开会，善于开会。
为确保会议的成功，我们必须了解会议的真正含义，怎样主持会议，怎样有效与会，怎样面对可能出现的各种情况以及复杂的关系。很多企业比较重视提升管理者开会技能。但是这样做是远远不够的，我们应从顶层、源头、制度上去完善公司会议管理系统。为此，我们可以从五个方面依次递进完善公司会议管理系统。
2.1 公司会议管理系统完善基本流程
公司会议管理系统完善不是针对某个会议，而是针对公司会议管理系统，从会议诊断开始，到会议成果闭环管理为止，见图1所示。
图1 公司会议管理系统完善八步法
2.2 建立公司会议系统图，统揽会议管理
会议从时间分类来看，无非是两类，一类是定期会议，称为例会；一类是不定期会议，称为临时会议。临时会议通常是突发问题、事项而举行的会议，我们可以通过一般会议流程进行规范管理，难以事先建立标准。对于例会我们应该事先建立标准。我们必须明确公司究竟要开哪些例会？不同时间段应该举行哪些例会？例会之间的逻辑、勾稽关系是什么？每个例会定性、定位是什么？公司会议管理系统见图2所示。
图2 某公司会议管理系统
2.3 建立每个例会管理标准
既然是例会，每一会议都应建立规范，包括：会议名称、会议主题、会议主要成果、会议日期、会议时长、主持人、与会人员、会议秘书、会议地点、会议组织和其它要求、说明。
2.4 根据会议种类建立会议管理制度
不同会议种类，其性质、内容和要求不一样，管理制度就应不一样。以下是会议五种类别及其性质：
①谈判会议：用于解决争端或冲突，讨论是“双向”进行的，旨在达成双方的一致谅解。
②报告会议：信息流往往是单向流向，不允许讨论，否则会影响信息的有效传递。
③解决问题会议：要求充分发挥小组人员的主观能动性，使问题能够得以解决。此类会议的组织形式可以灵活多变，应当展开广泛的讨论。
④制定决策会议：只限于特殊人员参与决策的制定。制定的决策应当令每一个会议参加者了解并为此承担责任。此类会议的组织非常严密。
⑤收集和交换意见会议：用于发表意见，发布消息，了解对意见的反应。此类会议鼓励广泛的讨论和踊跃提问。
会议管理制度的要点见图3所示。
图3 管理管理系统要点
2.5 提升会议组织、主持能力
2.5.1 会议目的和目标
一次会议是否成功，关键是看此次会议是否达成会议设定的目的、目标。会议主要目的是：
低阶：信息分享，形成决议；
高阶：达成共识，解决问题。
（1）你是否有必要召开会议？是否有其它更好或更简易的方式来实现你的既定目标？
会议不是越多越好，也不是越少越好，而是必要的有价值的会议必须举行，必须开好。因此开会前，我们需要提出下列问题并予以积极的解答：
① 是一定要召开的会议吗？
② 不能由自己决定吗？
③ 没有更好的方式吗？
④ 不能减少参加者吗？
⑤ 不能减少会议频率、时间和资料吗？
⑥ 不能进行更为妥帖的运作吗？
⑦ 不能与其他会议一起召开吗？
⑧ 不能通过权限委托来解决吗？
⑨ 加入其他会议中就不是好的内容吗？
（2）会议的目的是什么？
①发布指示、命令？
②解决问题？
③给予忠告？
④制定决策？
⑤借助他人的知识和技能解决问题？
（3）你的总目标是什么？
①你意欲实现什么目标？
②什么是最好或最坏的结果？
③你是否制订了应变或应急计划？
判断会议是否成功有三个基准，见图4所示。
图4 判断会议成功的三个基准
2.5.2 加强会议要素管理
导致会议失败的主要因素可能有以下几点：
①组织不当：会议组织不周密，致使会议偏离既定目标，或对目标失去控制。通常是由一、两个能言善辩的人物控制着会议的进程。
②理解不透：误认为全体与会者已经阅读并理解了会议之前散发的有关资料，继而误以会议上传递的信息，可为全体与会者快速接受。
③备忘录有误：由于前一次会议的备忘录内容不够准确，因而在本次会议上需花费时间重新考虑有关问题，并达成一致意见。
④议程安排不当：如果未能对会议和会议议程进行合理的计划安排，谈论的话题就会混杂多样难以控制。从某种意见上讲是浪费时间，亦可使一些与议事不相关的人员丧失对整个议程的兴趣。
⑤主持人自身的原因：主持人可能出现的问题是放任自由讨论；对会议的目的和即将产生的结论模湖不清；听任一、两个人在会上夸夸其谈，使大多数人无法发现自己的见解。
为提高会议成功率，我们应抓好会议的每个要素。
开好一次会议必须注意哪些要素？
会议的基本要素有：
—会议名称
—主要议题
—会议目标
—会议时间
—主持人
—与会人员
—记录
会议的辅助要素有：
—会议地点
—资料准备
—会议通知
—安排座位
—准备会议用品
上述要素中，会议成功的关键要素是“一个中心两个基本点”，见图5所示。
图5 会议成功关键要素“一个中心两个基本点”
一个高效、成功的会议的具有下列八大特征：
① 只有在必要时才召集;
② 仔细筹划、认真准备过;
③ 拟定和分发了议程表;
④ 遵守时间;
⑤ 一切按计划进行;
⑥ 邀请了有经验的人士和决策人;
⑦ 作出了结论和归纳;
⑧ 记录了所有决定、建议和负责人。
2.5.3 与会人员管理
与会人员包括：主持人、与会成员、列席人员和记录员。会议的核心人员是主持人。一次会议是否成功，很大程度取决于主持人的会议组织、把控能力。主持人的主要责任是控制会议、阐明目标、鼓励大家各抒己见，并保证给予每一个会议成员有合理的发言时间，保证每一个会议成员都能发表自己的见解，保证每一个会议成员都明白根据会议决议自己应当承担的工作。但是，主持人有一件事不可以做，那就是不要涉及任务的实质内容。
（1）主持人责任
主持人的责任具体包括以下几个方面：
①会前――确定以下各项：会议的目的、议事日程、与会人员、召开会议的时间和地点、会议种类和应散发的文字材料。
②会间――创造和谐的会议气氛；宣布开会、控制议程、鼓励讨论、总结发言、控制人员发言、作出决议、确认行动和责任、闭会。
③会后――回顾会议情形；评价会议进展情况和结果；确信全体会议成员均已理解会议内容。
（2）与会成员的责任
每一个会议成员均对会议的成功负有重要责任。全体成员必须通晓会议的目标、议事日程中的各个项目和各自在会议上所担当的角色。会议成员需考虑以下几点：
①会前――根据个人的观点研究问题；依据所提供的文件、资料，准备经缜密推断分析的认证材料；记下开会的地点、日期和时间；准备在会间尽力发挥自己的角色作用。
②会间――倾听他人的观点；积极发表自己的见解；关注正讨论的事项；与主持人密切配合
③会后――努力完成会上所分派的任务
（3）记录员的责任
记录员的角色通常是由秘书担任。记录员协助主持人进行会议的筹划和准备工作。筹划的内容包括：
①会前――检查会场情况；确定开会日期和时间；通知会议参加人员；准备必要的文件、资料、茶点、座位和视听设备。
②会间――记录会议备忘录；与会人数；应采取的行动；具体实施人员和实施的最后期限；
③会后――把备忘录整理成文；核对必要的事实或数据；向主持人提交备忘录并与之达成一致意见；散发备忘录。
2.5.4 会前管理
精心准备会议是指会议要有条不紊，合乎逻辑；准备文字材料；调查、研究有关情况；准备在会议上作演讲。会前准备越充分、越到位，会议越能高效并成功。
会前管理要点见图6所示。
图6 会前管理要点
不开无准备会议，这是举行会议必须坚持的一个原则。会议准备要点见图7所示。
图7 会议准备要点
2.5.5 会中管理
（1）会中管理要素见图8所示。
图8 会中管理要素
（2）会议流程
为开出一个高效、成功的会议，需要建立现代、适用的会议流程并能严格遵守。一般会议流程见图9所示。
图9 一般会议流程
（3）主持会议技巧
会中进行是否顺利，很大程度取决于主持人的把控能力，主持会议通常需要掌握五大技巧，见图10所示。
图10 主持五大技巧
技巧1.会议前: 期望明确
告诉与会者会议何时开始以及你期待会议何时结束,考虑你想从与会者身上得到什么信息,允许大家有充分时间做准备,这样才能收到最好的会议效益.最好要明确告诉与会者你的期望是什么?
技巧2.会议中: 营造气氛. 保持中立
会议开始,试试看先培养容易开口说话的气氛,暖身一下,等到大家心情放松之后再进入会议,营造良好的沟通气氛.切记你的角色像主控全场的捕手一样,观察动静,适时掷球给投手与每一位内外野手,确定没有任何人闲着,并且因为这颗棒球(议题)的转动,达到团队目标.谨记自已的角色是协助与会者共同达成目标,而非成为意见中心,如果有些场合你必须率先发表意见带动讨论时,要让所有的与会者感到舒适而非独裁,尽量让每位与会者都有说话的机会,不可以因为畏惧于权势,而牺牲主管以外的其它人发言的权利,但前提是要大家有进了会议室放下职衔,大家一视同仁的共识;
技巧3.会议中: 信息可视化
除了让与会者不断提出意见之外,别忘了主动站起来动手写字,在白板上写下交谈的经过与结论,或是与会者的发言重点或关键词,将大家的交谈内容建立可视化的图解沟通,适时提高与会者的注意力,协助与会者理解会议进行到哪里.
技巧4.会议中: 归纳结论
如果你的会议并没有安排任何与会者担任计时员,在预定会议结束时间前的10分钟,你要提醒大家:“各位,让我们的准备结束,我们必须在10分钟后离开这里”,籍此让大家了解时间有限,然后,不论分配什么任务,关于作业方式,负责人,截止日等等,者要再重复一遍,确认已经达到会议的目的,讨论什么事情,下了什么决定,还有什么事情悬而未决,如果有会议记录员,也要提醒会议记录者记下期限,以免会议结束时,大家走出会议室之后是一片空白,不知道下一步要做什么;
技巧.5 会议后:持续追踪
可以将下列3件事情,做为会后自我评估,藉以做为下次改进之用:
1.发生什么事情?
2.完成什么事情?
3.什么事情尚未完成?
如果有追踪会议决策后续发展的责任,别忘记要持续追踪到下次开会,并在会中报告上次会议决策的执行成果.
（4）与会人员建议
与会人员积极参与、倾听、发言、讨论也是会议成功举行的重要要素，一个好的的与会人员至少做好七件事，见图11所示。
图11 好的与会人员特征
2.5.6 会议进行规则和要领
会议进行规则必须明确并严格遵循，见图12所示。
图12 会议进行规则
为确保会议围绕目的、目标和议程顺利推进，必须掌握一些会议进行要领，会议进行中主要要领是：
(1) 准時开会，准時散会;
(2) 遵守制度，避免离席;
(3) 会议目的，人人清楚;
(4) 充分参与，全员发言;
(5) 发表意見，条理清楚;
(6) 不推責任，不谤他人;
(7) 发生争辩，设法缓和;
(8) 掌握议程，按部就班;
(9) 集中主題，不谈废话;
(10) 时间太长，中途休息;
(11) 集中精力，减少走动;
(12) 相关事项，作好記录;
(13) 议题结论，复述一遍;
(14) 达成共议，分配工作。
2.5.7 会上决策管理
一个好的会议是一个达成共识、解决问题的会议。而要解决问题，必须在会上进行果断而又有效的决策。
可以说会议成败取决于会上决策。正确的决策--决胜千里之外，错误的决策-南辕北辙！
当会议上一时无法或不便决策怎么办？
（1）坚持讨论并决定；
（2）在会上不过于纠缠，会后再说；
（3）指定专门会议讨论决策；
（4）指定专门人员研究并提供决策建议。
通常会议决策有四种方式，见图13所示。
图13 会议决策方式
2.5.8 会议记录管理
每次会议都应指定会议记录人，会议记录必须保证正确、完整、清晰，可证实、可追溯。
如何做好会议记录？10大建议可供参考：
① 重要的会议应该进行录音；
② 定期召开的会议不用录音；
③ 多数会议指定记录者；
④ 记录者的笔记流畅不失真；
⑤ 会议记录者的责任更全面；
⑥ 会议记录内容全面而准确；
⑦ 会议结束后整理会议内容；
⑧ 会议记录应有组织的整理；
⑨ 与主持共同修正错误部分；
⑩ 将会议记录发送给与会者。
2.6 会后管理
（1）会后主持责任
会议结束，主持的职责并未终止，进一步的责任包括;
① 批准备忘录或会议纪要；
② 确保会议秘书追踪并监督经会议同意要采取的行动；
③ 接受会议秘书递交的有关执行会议决定的进度报告。若必要，将进度告诉与会者；
④ 鼓励与会者预先提交下次会议上他们希望讨论的事项；
⑤ 决定下次会议的议程，包括上次会议讨论期问出现的一些事项，或上次会议中遗漏或末全面涉及的事项。
（2）会后管理必须遵守两大规则。
A.发出纪要：组织者需要针对会议结果进行总结，形成纪要，并且发送给所有需要知晓的相关人员。总结需要包括会议讨论事项、讨论结果、行动计划及其执行人等内容。
B.执行相应的行动计划事项：所有参会人员都要按照会上讨论的结果，执行好自己负责的工作事项，不要到下一次会议的时候发现行动计划还没有做，这样非常影响会议的效果。