Word神级技能,邮件合并,批量生成桌牌、奖状、通知书
前言
小王是一名新老师,而且是一名新初一的班主任,在新初一入学前,她就下功夫了解了每个学生的学情,并且根据学生的学情和身高及视力情况进行了座位安排,可是学生们不知道自己在哪个位置呀,她又一个一个的打出每个学生的姓名桌牌,50个学生,用了一个小时,才完成了这项工作。
过几天,她又需要进行家长会了,还得准备桌牌。她在想,是不是有更好的方法来批量处理这类工作?其实,这些工作可以用办公应用软件WORD中的邮件合并功能快速地完成。
其实,邮件合并的应用场景非常广,录取通知书; 面试通知书(带面试者的照片);会议通知书;优秀奖状;工作牌。
本期,我们就来说一说,邮件合并的事。
一、什么是邮件合并?
“邮件合并”是将一组变化的信息逐条插入到一个包含模板内容的WORD文档中,从而批量生成需要的文档,这样可以大大提高工作效率。
二、邮件合并使用前的准备。
在邮件合并过程中,需要准备两个文档,分别是:包含模板内容的主文档,这个文档在文字处理软件WORD中创建,另一个,包含变化信息的数据源文件。通过邮件合并功能,把主文档和数据源文件结合起来,自动生成一份份的结果。
三、邮件合并的操作步骤
第一步,准备数据源,即变化的数据所对应的文件,数据可以放在WORD中的表格里,也可以放在EXCEL文件中,还可以放在数据库中;通常,数据源在电子表格中创建,每位报名者的信息作为一个记录放在工作表的一行中,注意的是:第一,该工作表不能有表格标题,只能有列标题和对应的数据行(记录);第二,如果有照片,要注意照片的处理:每个人的照片放在一个JPG文件中,用姓名命名,把所有人照片文件集中放在一个文件夹中,例如,该文件夹命名为PHOTOS。
第二步,准备主文档,它具有固定不变的内容和格式,这是一个WORD文档;主文档应该在文字处理软件WORD中创建。启动WORD2019,新建一个文档,在该文档中设计模板,即主文档,注意要更换的文本必须要用文本框。
第三步,打开主文档,按下列步骤进行操作:
①设置文档类型;
②选择收件人;
③插入合并域或进行其它设置;
④预览合并效果;
⑤完成并合并,生成最后结果,最后保存结果。
第二步,准备主文档,它具有固定不变的内容和格式,这是一个WORD文档;
第三步,打开主文档,按下列步骤进行操作:
①设置文档类型;
②选择收件人;
③插入合并域或进行其它设置;
④预览合并效果;
⑤完成并合并,生成最后结果,最后保存结果。
四、批量制作桌牌
1、准备好数据源和word文档
2、点击 邮件——开始邮件合并——普通word文档
3、点击 邮件——选择收件人——使用现有列表
4、点击 选择收件人——现有数据源——找到准备好的数据源文件并选中打开——确定
5、点击 编辑收件人列表 ,可以在这里根据自己的需要,进行一些编辑,(一般不需要)。
6、先删除文本框中的文字,然后,把光标分别放到两个文本框中,点击 插入合并域。如图所示。
7、可以 预览一下。点击 预览结果。
8、点击 完成并合并——每个文档。如图所示,数据源所有的姓名,都制成了桌牌。
大功告成!
邮件合并功能是WORD文字处理软件中的一项非常实用的功能,利用它可以大大地提高工作效率。你学会了吗?
好了,本期分享到此结束了。我们下期再见!