余世维:管理者开会的六大技巧

职场中人,都参加过形形色色的会议,据《开会的革命》一书中所讲:普通职员一生中用以开会的时间至少在9000小时以上,中层管理者每周大约有35%的时间用来开会,高层管理者可能超过50%;从财务数字来讲,每家公司直接花在会议上的费用占行政预算的7%-15%,这还不包括以会议为名义的其他开销。花费了如此多精力和财力的会议,却很少有能真正到达预期效果的,有的甚至招致了参会人员的抱怨。

某公司办公室给各部门下了通知,要求大家去会议室开会,特别强调了一句:“各部门员工必须全员到会,否则一律按旷工处理。”为什么要强调这么一句呢?因为往常各部门员工一听到“开会”二字,都是想方设法,能躲就躲,能逃就逃。“会议”在大家的心目中,已经变成了一种浪费时间、折磨心灵的代名词。

何以如此呢?原来,这家公司每次开会不外乎两种情况

要么是总经理一个人在会上口若悬河、滔滔不绝地一口气讲上两个小时,大家或鸦雀无声、冷漠以对,或该干什么干什么。两个小时以后,员工们常常不知总经理这次会议所言何事。会后大家也没有讨论,时间一到马上一哄而散。

要么就是几个主要领导轮流讲话、互相讨论,其他人只能当旁观者,除了玩手机、上厕所和私下聊天外,实在无事可干。

参加这样的会议,大家往往是走也不是,留也不是,只能默默祈祷会议快点结束,好赶紧回办公室干自已的活。

自从强调“必须全员到会,否则一律按旷工处理”以后,员工们都不敢擅自找借口不去开会了,但心中的不满却越积越多。

没有一个公司是不开会的。从表面上看,成功公司和倒闭公司开会形式基本上大同小异,流程也都基本相同,但如果仔细比较,二者还是有区别的。

01

企业开会不可不知的开会技巧

开会时应注意的几个重点:

第一,开会之前,会议组织者应该先告诉与会者会议的主题是什么资料要在会前发,以让大家有个准备。很多时候是开会的人都进入会场了,才知道要开什么会,而且资料往往也是在会上发。这种做法不太正确,因为,开会的人事前没有任何准备,你在会上给他们发资料,他们可能会一直埋头看资料,就没有人专心听你讲话了。

第二,避免开会的时候大家都不太吭声。如果什么事情都是总经理讲,就失去了沟通和交流的意义,所以我们应该事先指定几个发言的人通过他们的带动来活跃议题。这些人,最好是对会议主题比较熟悉的在他们的踊跃发言中,会议氛围慢慢就被烘托出来了。

第三,开会的时候要集中话题,避免主题模糊、涣散。应该把话题拆分成几个板块,碰到什么板块讲什么话题,否则,很容易模糊焦点离题千里。

第四,与会者不要太多,不要动不动就把大家统统叫过来。与会议有关系的人可以参加,无关的人最多只能旁听,否则,无关的人听着也没有意思,何必参加呢?

第五,要掌握开会时间。如果其中一个发言者超过了规定时间却还没有讲完,就应该暂停,让下一个人先讲,没有讲完话的人留到最后再把话讲完。否则,会议会无限制地拖延下去,会导致有的人想要沟通却没有时间,而有的人却讲了一大堆无关紧要的话。

有一次公司开会,我把闹钟带进了会议室。我跟所有参会人员说:“各位,我今天带了闹钟来,11:30准时散会。”结果会开到11:30,闹钟响了起来,会却只开了一半。我说:“闹钟响了,我们散会。”这时有人说:“会还没有开完呢。”我说:“我不是告诉你们11:30散会吗?各位主管,会明天再开。散会!”

第二天,我又把闹钟带进会议室:“各位,今天我们重开,11:30散会。”结果,会议在11:28就结束了。

第六,会议结束后,一定要解决两个问题:一是,今天的会议有没有结果有没有解决问题的方法,如果没有,今天这个会就是白开了;二是这个会所交代的事情最后由谁负责,没有人负责,今天这个会也白开了。

总之,开会最重要的就是明确会议的目的:让大家坐在一起共同协调和处理公司的问题。如果会议在程序、发言、资料、监督和方法上最终没有形成一个结果,这个会就失去了沟通的意义。

那么,会议既然是为了沟通,就应该是双向的:既有传达,又有反馈;上面的人要讲底下的人也要讲。如果底下的人只是在听,就不叫做沟通,而叫做政令宜达,那何必要开会呢?只要把内容在网上或是公告栏上公布就可以了。

02

关于会场设计

在这里,我想讲一下我对于会场设计的想法(见下图)。

这个会场设计是双U字形的,里层和外层的区别在于:里层就座的必须参加人员,外层就座的是随意参加人员。必须参加人员一定要发言,不能坐在那里只是听;随意参加人员可以只听不讲话,也可以举手发问。随意参加人员来不来都没有关系,但必须参加人员一定要到。

引言人是会议中最重要的角色,通常就是经理,由他来跟大家交流。

引言人的后面通常是副总,也就是会议主席,他负责维持秩序、控制发言。打个比方,如果每个议事流程限时为半小时,那么四个流程就是两小时,一旦某个流程的时间到了,主席就应该提示引言人暂停,宣布下一个议程开始。

总经理坐在引言人和主席的旁边,是会议的观察员。总经理为什么坐在旁边呢?

第一,他的话不必太多。

第二,他的话不是先讲的。

第三,总经理最重要的事是听大家的意见,给自己的决策找依据,所以要不断地做笔记。在会议议程中,总经理是做总结的,当会议在指定的时间完成以后,总经理要做总结发言。

综上所述,大多数公司往往只是把会议当做一种形式,当做领导发挥权力的地方,当做政令发表的场所,当做一个没有秩序、随便讲话的工具;而做的比较成功的公司不会没有目的地开会,开会发言一定有顺序、有节制,开完会一定会有人监督,开会一定会有结果,也一定不是看总经理一个人表演。这中间有很大的区别:一种是会沟通,一种是不会沟通。

(0)

相关推荐