拜访与接待
第二节 拜访与接待
【知识要点】
拜访与接待的环节
拜访与接待的注意事项
演讲与口才
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一、拜访
在社会交往中,我们常常需要去拜访别人,或礼节性拜访,或工作性拜访,或公关
性拜访,或私人性拜访,无论哪种拜访都需要掌握一定的口才技巧和社交礼仪。
(一)拜访的环节
1 1 .预约
拜访他人要多为对方着想,无论是去单位拜访还是去家里拜访,都应提前电话预约,
让对方有所准备。这样既达到拜访的目的,又不影响别人正常的工作、生活。
2 2 .登门
一定要按照事先约定好的时间,准时登门拜访,千万不要迟到。一般地,要提前 5~7
分钟到达。若因特殊情况不能前去,一定要提前通知对方,并表示歉意。
到了主人的家门口,要先轻轻地敲门,或者短促地按一下门铃。即使门开着,也应
很有礼貌地问一声,听到回答后再进入,如“请问,在家吗”“请问,屋里有人吗”。
同主人见面后,应立即打招呼。至于怎样打招呼应根据拜访的形式和内容而定。常用的
进门语有“一直想来拜访您,今天如愿以偿了”“好久没有来看您了”“我们又见面了,
真高兴”“上次托您办事,一定给您添了不少麻烦,今天特地登门拜谢”“听说您生病了,
今天特地来看望您”等。
3 3 .寒暄
在拜访他人时,一般不要直奔主题,可先从对方感兴趣的话题如手,待交谈的氛围
融洽了,再引入正题,说明来意。寒暄的话题应自然引出,如天气的冷暖、孩子的学习
和特长、老人的健康、趣闻轶事、墙上张贴的字画、客厅的摆设等。好的寒暄可以为后
面的交谈创造一个好的氛围,它是交谈双方为了沟通感情所必不可少的桥梁。寒暄有很
多种类型,比较常见的寒暄方式大体有以下几种。
(1)问候型寒暄。这种寒暄方式可表现出礼貌、关心等,如“您好”“新年好”“好
久不见,你近来怎样”“最近身体好吗”“来这里多长时间啦,还住得惯吗”“最近工作进
展如何,还顺利吗”“又有大作问世了吧”“您这学期课多吗”等。
(2)言他型寒暄。这种寒暄方式是初次见面较好的寒暄形式。如两个陌生人见面,
一时难以找到话题,可以说:“今天天气真冷啊!”
(3)触景生情型寒暄。这种寒暄方式是针对具体的交谈场景临时产生的寒暄语。如
看到主人客厅里挂着一幅十字绣《富贵牡丹》,你可以这样说:“您这幅《富贵牡丹》可
真漂亮。挂在您的客厅,一年四季不分春夏秋冬,都能欣赏到它的丰姿秀色、国色天香
了,它还能给您带来富贵和吉祥。”
(4)夸赞型寒暄。这种寒暄方式能很快拉近彼此之间的距离,创造一种愉快的交谈
气氛。如当你看到女主人穿着一件新裙子,你可以用赞美的语言说:“您穿上这件连衣裙
更加漂亮了!”看到主人的孩子,你可以说:“这孩子,一看就是个小机灵。”其他问候如
“这房间真整洁”“您的新发型真好看,您看上去更年轻了”“老人看起来真精神”等。
(5)攀认型寒暄。这种寒暄方式是意在发掘双方的共同点,缩短双方的心理距离,
使双方在感情上靠拢,为进一步交谈营造一个和谐的气氛,如“我出生在南京,跟您这
位南京人可算得上同乡啦”“听说您夫人是大学毕业的,我和您夫人还是校友呢”
“您刚才听的是莫扎特的钢琴协奏曲吧,我也特别喜欢他创作的曲子”等。
第六章 社交口才训练
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4 4 .切入正题
寒暄不可过长,寒暄之后要直接进入正题,说明自己的来意。晤谈语应言简意赅。
交谈时要把握好时间,一般以一小时以内为宜,千万不要跑题,更不能东拉西扯,说个
没完没了,耽误主人过多的时间。谈话时要注意音量,只要双方听清即可,不要因音量
太高而影响周围的人。
5 5 .告辞
登门拜访不能时间太久,如果事情顺利谈妥,可以提前告辞;如果事情还没谈成,
对方又没兴趣再谈下去,应中止谈话,主动提出告辞,并向主人表示“打扰”之意。客
人在辞别时,应对主人的热情款待表示谢意,并请主人留步。常用的辞别语有“请留步,
您有空一定到我家坐坐”“再见,再次感谢您的帮忙”“今天初次拜访,占用了您这么多
时间,十分感谢”“十分感谢您的盛情款待,再见”“这件事就拜托您了,谢谢”“就送到
这里,请回吧”等。
(二)拜访的注意事项
1 1 .选择恰当的时间
当需要去对方单位做工作性拜访时,应当选择在对方上班的时间,不要选择在快下
班的时间或下班时间,否则会占用对方的业余时间,影响对方的生活。当需要去别人家
中做礼节性拜访时,要提前和对方电话沟通,让对方确定其方便的时间。如有特殊原因,
没有提前预约,见了面一定要说:“真抱歉,没和您提前打招呼。”
2 2 .着装要得体
拜访之前,应根据拜访的对象、目的等,将自己的衣物、容貌适当地加以修饰,以
反映出对被访者的尊重。如拜访的地点设在对方的办公区域,则应着正装或所在单位的
制服,这样既代表了单位的形象,又表现出对这次拜访的重视。
3 3 .用语要恰当
寒暄语要符合习惯,避免问年龄、婚姻、收入等;交谈时语言和口气要恰当,要顾
及对方的辈分、地位等,还要看相互间的关系。如果是多人拜访,不要一个人抢着说话,
要让大家都有机会说话;遇到另有来客,应前客让后客,如可以这样说:“对不起,我还
有点事。你们谈吧,我先走一步了”或“对不起,我有点事,失陪了”。
二、接待
(一)接待的环节
1 1 .迎接客人
对于公务或商务接待,对前来访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地客人,应首
先了解对方到达的车次、航班,安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。若因某种
原因,相应身份的主人不能前往,前去迎接的主人应向客人做出礼貌的解释。
对于一般性拜访,在客人光临之前,主人应将房间或办公室收拾干净整齐;听到门
铃声或敲门声应立即应答,如“来了”“请稍等”“哪位呀”“请进”等;如果访客是一个
陌生人,可以先问你好,然后再核实一下来者的身份,如“您好,请问您是……”“您好,
您找哪位”等;如果访客是自己熟悉的人,应立即起身,主动握手表示欢迎,并说:“欢
迎,请进”“稀客,稀客,非常欢迎,快请进”等。待客人坐定,应用干净的茶杯端上茶
演讲与口才
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水。如果在家中,还可以为客人端上饮料和茶点。
2 2 .与客交谈
在了解了来访者的来意之后,可马上进入谈话正题。在谈话时,要注意自己的语速、
音量和谈话的语气。如对待年长的人,语速要慢、音量要略高些;对待同龄人或年轻人,
可按平常的语速和音量;对待小朋友,语速要缓慢、语调要柔和。在谈话时,还要根据
来访者不同的文化程度、性别、职业选择不同的词汇和表达方式。
3 3 .送别客人
拜访时间结束,如果是工作性质的拜访,在客人主动提出告辞时,可不做挽留;如
果是礼节性的拜访,而且拜访地点是在家中,当客人提出告辞时,主人可进行挽留,并
在客人起身后再起身。如“时间还早,再坐会儿”。如果客人确实必须马上离开,主人应
将客人送至门外,并可说些诸如“欢迎常来”“欢迎再来”“有空来玩啊”“您慢走”“走
好”“再见”“常联系”等告别语。送别客人进门时,关门声音要轻,以免让客人产生误
解。若是外地的客人,主人要将客人送至车站或机场。送别客人时,不要着急离开,一
般主人应目送客人走远后再离开。如果客人比较坚决地谢绝主人相送,则可遵照客人的
意思,不必强行送客。
(二)接待的注意事项
1 1 .接待要热情、周全
如需到车站、机场去迎接客人,主人应提前准备好交通工具,准时到达,恭候客人
的到来。接到客人后,应首先问候“一路辛苦了”“欢迎您来到我们这个美丽的城市”“欢
迎您来到我们公司”等;如无须接站,主人应对来访者的进门语做礼貌周全的应答,并
热情招待客人。
2 2 .正确称呼对方
在接待中,应根据对方的年龄、辈分、职业、地位等,得体地称呼对方。长辈对晚
辈、领导对下属、同辈之间可以直呼其名;晚辈对长辈、下属对领导,应采用“姓加辈
分”“姓加职位”的称呼方式,如张叔叔、赵老、陈局长、张主任等。另外,在接待时,
主人要能够一见面就主动叫出来访者的姓名,这样可以迅速缩短主客之间的距离,建立
友好关系。在接待中,如果记不清来访者的姓名时,可用巧妙的语言加以掩饰,如“你
今天打扮得这么漂亮,我一时认不出你了”“你和×××太像了,你的名字叫……”