案例丨传统制造企业的财务体系再造
1.企业发展背景
北京某机械设备有限公司是一家集技术开发、产品设计、生产制造、售前售后服务为一体的专业生产热收缩包装设备、装箱机、码垛机的现代化企业。公司成立于200年，注册资金500万元，建筑面积约1100平方米，年营业额达1.6亿元。
目前已成为汇源集团、可口可乐、达利集团、统一集团、康师傅、哈药集团、青岛啤酒、王老吉等知名品牌的包装设备合作伙伴。产品远销北美、非洲、中东等60多个国家。近300家供应商，销售网络遍布全国各地，近2000家客户。
企业的产品以订单式非标准产品为主，单品产量较低但其整体盈利能力较强。随着快消品市场的日趋成长，对包装产品的需求不断增加，企业发展前景非常好。
2.财务咨询的交付内容
该企业董事长上完财务系统课程之后，邀请我们进企业做财务咨询服务。
询合同约定，咨询项目最终交付包括:财务支撑体系、账务核算体系、成本核算体系和资金管理体系、税务管理体系、业务流程体系、管理报表与分析体系，以及相关方面的管理制度、流程、报表、工具表单等方案的设计和实施，并重点协助企业的ERP信息系统实施方案的设计。
在咨询调研期间，我们还协助该公司进行了ERP项目的硬件选型、软件选型，确定选用了金蝶K3作为ERP实施的企业管理软件。
3.账系统存在的问题
原先的账系统目前分为内账、外账，还有手工登记的债权债务的往来台账等。
内账，由2名财务人员负责，采用速达财务软件进行记录。由于物料编码出现大量的“一物多码”的现象，致使存货收发存核算混乱，以至不能为成本核算提供准确的物料消耗数据，也没有真实完整的存货核算，最终停用了该供应链系统。
外账，采用的是用友软件做总账核算，由1名财务人员负责。此外，为满足往来管理的需要，手工建立了债权债务往来款明细登记台账。记账工作存在大量重复劳动，并且手工记账极易产生错误，还占用大量的人力资源。
从两套账核算的情况看，两套账之间既不是互补关系，也不是包含关系，导致两套账均不能真实反映公司的资产债务情况和生产经营情况。
从两套账和往来台账核算管理的情况来看，公司财务工作只是起到了报税和出纳管钱的作用，从哪个方面都不能全面地反映公司的资产情况和经营业绩情况，也不能准确地核算实际生产成本，更不能为公司经营管理和经营决策提供有用的财务信息。
4.财务体系的部分问题
由于问题太多，这里无法把所有的问题具体梳理出来，只能摘录几条以供参考。
(1)财务人员整体水平低。
现有财务人员的整体水平低，不足以支撑企业发展战略。由于两套账使用不同的软件会造成财务工作的大量重复。财务人员偏少、岗位分工不明确，不利于财务整体工作质量和工作效率的提升。
(2)在采购环节存在问题
大宗材料采购没有设定询价、比价、招标流程。采购部门自行与供货商签订采购合同，合同未经财务部等相关部门会审。采购合同未载明采购价格是否包括相关税金且未约定是否开具发票和开具时间等要素。
(3)原材料库存账实不符。
财务按实际收到的进货发票确认存货增加，未按实际验收入库确认存货增加。由于没有实际成本核算，其内账中完工产品成本是按计划成本从原材料科目结转到产成品科目最终造成产品生产成本不实，多转材料成本，几年下来形成大量的原材料负库存，结转销售成本后，出现大额的账面利润亏损。最终造成其账面数据没有任何参考和利用价值存货管理没有落实定期盘点制度，就不能确掌握到底有多少账存在实差，更不会分析处理账实不符业务，最终导致差异越来越大。
有呆滞料管理办法，但未在产品设计和生产中得以实施，致使呆滞料越积越多，有的已变成了不能利用的废料。未及时办理不能再利用配件等原材料的报废处理(4)产成品账实不符截至12月31日，外账产成品库存106万元，内外账中也均没有未完工的产品。这与企业的实际业务极不相符，形成的原因是:在外账中是在销售收入确认后，按成本数据需要推算出销售成本数据，再倒推出原材料消耗数据，根据需要结转产成品生产成本最终外账中只有原材料余额，没有产成品余额。这极不符合生产型企业的业务逻辑和常理，也有极大的风险。
(5)债权和债务的核算问题。
从账面上根本不能正确真实反映实际应收账款情况。财务人员没有按业务发生情况及时完成债权债务核算。由于存在货物流与票据流、资金流不统一的情况，而业务与财务之间也未能及时沟通反馈，造成一个业务在多个往来单位上体现。
(6)发票问题严重。
材料配件、设备采购及其他因公消耗等支出业务，无票支出和报销的业务较多，造成公司大量的成本费用不能从税前正常列支。造成的原因主要有:对索取票据方面意识不强，为了省事不向商家索要发票;选择了不能开具有效发票的小型供应商;为了节省两三个点的采购成本选择不要发票;在合同中没有约定发票出具的要求，造成商家拒绝开票或加税点才给开票。
5.股权架构重新设计
在咨询过程中，我们对北京某机械设备有限公司现有的股权进行了改造。通过股权转让等方式，将投资人变更为北京某科技投资有限公司(投资公司)，以实现法人对所属企业的控股，在实体产供销公司中不出现老板家族的自然人股东。这样做的好处有：
(1)集团公司将提升企业的社会品牌形象和市场地位；
(2)投资公司一般不开展业务，只作为下属企业的投资公司，与运营实体分开，有利于所有权和经营权的划分，有利于企业的长远发展，也有利于家族财富传承；
(3)投资公司就是家族的“钱袋子”，家族股东从各运营公司分得的利润，即投资收益，放在投资公司，可以避免20％的个人所得税;
(4)投资公司注册时，经营范围可包括提供咨询服务，以向子公司提供咨询的方式收取收入，避免13％的增值税，同时降低子公司的企业所得税；
(5)在北京某开发区成立的以新产品研发设计为主业的北京某高科技有限公司，可申请为高科技企业，享受税收优惠政策；
(6)家族股东的车辆等资产可以投资公司的名义购置;
(7)核心的无形资产可以放在投资公司，以保证其安全；
(8)家族之外的股东参股，控制在运营公司层面，与家族股东分开；
(9)方便集团公司之间资金调拨，提高资金使用效率。
6.财务体系落地的工具
“问题靠梳理、系统靠建设、方案靠设计、工具(流程、制度、表单)靠执行、结果靠追踪”。通过公司一段时间的上下联动、目标明确、深化实施，切实提升了公司的全面财务规范管理。
我们花了4个多月的时间给该机制造企业建设财务系统，其中做了大量的工作，包括ERP软件的采购谈判，财务人员的招聘面试，都由我们主导。甚至新设立的几家公司的名字，都是我根据易经八卦测算后亲自取的。最终交付落地使用的电子文档共有87份。包括咨询方案书、月度运营资金计划、收支滚动预测表、财务印章管理制度、经济事项及重要事项权限分工、应收账款管理制度、合同协议审批单、财务核算基本制度、固定资产管理制度、成本计算及分推工具表等。