拿来即用：防错技术在流程文件设计过程中的应用
一、背景
防错技术是指通过对工作中易发生错误的关键环节进行识别与汇总，进而有针对性地采用制动作用、报警、标识等手段，以减少失误发生的一种规则体系或方法，其目的是减少错误发生，提高工作效率。
防错技术在工业生产岗位中得到了广泛的应用，极大地提高了生产效率，减少了生产事故的发生。目前，在管理岗位中防错技术尚没有完全应用，仍处于缺位状态。
在公司流程文件设计过程中，如何将防错技术应用于审核流程文件，提高各部门流程专员审核文件的质量与效率，便成为我们需要思考的一个问题。
二、现状与核心问题
关于流程文件及流程图的编写规范，公司总部针对各部门流程专员曾开展了一系列培训赋能，旨在提高各部门流程专员的流程文件审核能力。
但是，在实际流程文件编制中，各部门反馈回来的文件仍存在一些重要信息遗漏、不规范及低级错误等问题，导致文件来回反复修改，增加了流程管理部门与各部门流程专员沟通的成本。
三、优化思路与方案
1. 优化思路
将防错技术应用到流程文件编制与审核过程中，通过流程文件Checklist的“傻瓜”式设计，让各部门流程专员“一看就懂，一学就会”，其主要运用了精益思想与持续改进理念。
精益思想：可视化、标准化、消除浪费；
持续改进：“出错保护”的思想、减少返工现象。
2. 优化方案
根据公司对流程文件的规范性要求，及各部门流程专员在文件审核中反复发生的易出错点，公司总部流程管理部门设计了流程文件审核Checklist供各部门流程专员使用。
后续各部门在提交流程文件时，首先逐条比对Checklist，检查文件是否符合规范性要求，这样就可以节省大量沟通成本。
示例如下：
四、优化效果
提高效率：通过流程文件Checklist的建立，极大减少了各部门来回反复修改的沟通成本，流程文件规范性错误率降至0；
减少犯错机率：Checklist从防呆角度减少了流程专员犯错的机会；
流程文件审核能力的迅速提升：该方法起到了承上启下的作用，使各级流程专员尽快提高工作质量，促进了流程专员的快速成长。
五、对其他企业的启发点/亮点：
通过借鉴其他管理技术，可以解决流程工作中的难题，提高文件审核的效率与质量；
checklist不仅可以应用在流程文件审核中，同样可以应用在新员工培养、系统开发上线等各岗位中，具有广泛的推广和应用价值。
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