干货：IT类物料采购申请流程优化案例
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一、背景
一般来讲，企业对内部IT类物料的分类会按照财务规定的金额分为固定资产与低值易耗品物资。当需求部门提报此类物资采购申请时，却往往因IT类物料的复杂性、申请人专业度不够等原因导致流程效率低，甚至出现流程反复折腾的现象。
为更好地服务并解决业务部门对IT类物料采购申请的诉求，提高员工的采购体验和满意度，流程管理部门主动发起对该流程的梳理优化。
二、流程现状与核心问题
目前，公司在实际业务中，IT类物料分为IT设备、IT物资两大类，两类的采购申请流程基本逻辑基本一致，因此，此处仅以IT设备采购申请流程为例介绍优化的过程。
优化前，IT设备采购申请流程现状：
通过问题收集及现状调研，发现目前存在的问题主要如下：
1. 分类不明确：IT设备及IT物资的采购权在采购部门，而管理权则归属于IT部门，由于各自站在自身部门角度对IT设备及IT物资进行归类划分，导致划分范围及归类标准不统一，存在流程文件之间冲突的现象。比如，对于IT软件与服务费的归属，采购部归类为IT物资，而IT部门则归类为IT设备，业务部门提交申请时就很容易选错。
2. 流程签批较长：流程按照不同金额串行审批，首先由申请部门层层签批，然后再由采购部门层层签批。比如，有部门反馈从电脑硬盘的申请到领取需20余天，影响员工的正常工作。
3. 流程退回频率较高：因需求提报人员对IT知识不熟悉，导致流程签批过程中因选择或配置错误常被退回。比如，当个人电脑硬盘损坏而申请购买硬盘时，因不了解自身电脑所对应的硬盘型号，导致申请人在申请流程时经常选错流程中的配置参数，而致使流程被多次退回。
三、优化思路与方案
优化思路：
1. 统一定义IT物料类别标准：在采购部及IT部流程文件中，原来只是笼统地规定了IT设备与IT物资以2000元为界限划分IT类别；现在通过组织财务部、采购部及IT部共同讨论，统一了IT物料分类标准：规定了电脑、投影仪、交换机、IT软件及服务费类等都归属于IT设备类，其他如鼠标、网线、电源、键盘等低值易耗品则归属于IT物资类，并在IT设备与物资采购申请流程中详细明确并举例说明。同时，为避免申请人走错流程，将“IT设备采购申请流程”更名为“IT设备、软件及服务费采购申请流程”。
2. 简化流程：重新审视流程各节点签批的意义，删减不必要的审批点，跨部门审批节点并行处理，如将采购部分管VP节点删除，因为前面需求部门分管VP已经签批同意，再签批的意义不大。
3. 增加ITBP人员评审点：因部分IT知识的复杂性，业务人员无法识别提报信息的准确性，因此在申请人提报需求后，增加各部门ITBP人员的技术把控环节，防止出现流程流转到后面被反复退回的问题。
优化后的流程：
四、优化效果
1. 统一分类标准，流程文件指导性更强；
2. 提高了流程效率；
3. 提升了客户体验和满意度。
金国华点评：
采购流程分类设计时，一般还会从以下几个方面考量：
1. 多维度组合考量流程分类设计。基于采购金额、细分品类的特性（标准化程度/信息透明度/风险等）、物料采购特性（购买频次与多少等）等维度，综合考虑做流程分类设计。
2. 选择恰当的采购策略。比如简易采购、一单一议、框架协议+合同、框架协议+订单等。
所以，对于IT物料采购量比较大、采购品类比较繁多的企业，细分品类管理和采购策略选择是流程分类设计时重要的考量因素，会/也应该比上文案例更复杂。
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