工作任务分析--操作指南
大多数工作都有工作规范，即对关键要求的书面说明。但是，这往往是工作的概述，并未概述该工作日常需要的所有特定任务。
因此，在不知道工作的所有特定任务的情况下：
1、如果你不知道他们每天将要执行的确切任务是什么，你如何知道在潜在候选人中寻找什么？
2、候选人如何才能充分理解他们所需要的东西-他们所申请工作的身体，心理，认知，行为乃至特质组成部分？
3、如果你不知道完成职位中的每个任务需要哪些技能，你如何知道现有员工中是否存在技能差距？
4、你可以使用什么作为基准来帮助你为每个工作做出公平的晋升或薪水决定？
5、通过对每个角色进行完整的工作任务分析，方法就是这样。什么是工作任务分析，它如何帮助你以及如何进行分析？
一、什么是工作任务分析？
作业任务分析确定了每个特定作业的较大工作职责，然后深入到每个作业中，以进行更精细的工作。
了解成功完成一项工作所需的日常任务以及精确的技能和知识要求，可以让你确定现有员工中是否有任何培训需求，确定任何技能差距，编写准确的职位描述，并维持公平的招聘惯例。另外，通过系统地记录每个工作的各个方面，作为雇主，你可以遵守专业和法律准则。
执行工作任务分析时要注意的重要一点–你仅在评估工作，这不是“理想候选人”（或员工）的定义。
二、为什么要进行工作任务分析？
1、改善你的招聘流程。通过进行工作任务分析，通过准确反映工作的确切要求，你很可能会吸引到适合工作的人选。另外，你可能会减少员工流动率，因为应聘者和员工都知道对他们的期望，甚至最小的任务。
2、帮助做出公平的晋升和薪资决定。作业任务分析提供了客观标准，可用于做出有关晋升和薪资决策的明智决策。估算合适的薪酬至关重要，因为这通常取决于工作要求，包括员工成功完成职位必须具备的技能和教育。
3、设定性能标准。复杂的任务通常涉及多个步骤，这会使它们难以成功执行。作业任务分析甚至将最复杂的任务分解为各个组成部分，使员工更容易掌握每个步骤，并确保正确执行每个任务。
一项工作任务分析还突出显示了任务每个元素之间的步骤，并显示了它们之间的联系方式，使员工可以了解为什么需要执行这些任务以及如果不需要执行这些操作会发生什么。由于明确布置了一项工作的每个方面，因此减少了因工作上的错误而出现的错误，提高了员工的生产率，并简化了工作流程。
4、找出技能差距。除了确定每个任务涉及哪些步骤之外，还可以使用工作任务分析来确定个人和组织级别的技能差距。
5、突出适当的资源。工作任务分析还可以突出显示需要哪些资源来使员工能够完成任务。确定需要做什么只是工作的一半，为员工提供成功完成工作的工具是另一半。
6、确保法律和专业合规。国家/地区要求并监管法律程序，如果不遵守这些法规和要求，可能会导致罚款或罚款。进行工作任务分析不仅有助于避免这些处罚，而且可以帮助你及时了解任何新法律要求，并提供证据证明你的招聘过程已正确完成。
7、发展并提供适当的培训。通过确定需要完成的工作以及完成工作所需的资源，工作任务分析还可以用于帮助你制定培训计划，以确保所有员工都知道他们的工作任务以及如何使用该任务。提供资源以有效地实现它们。
8、撰写职务说明。职位描述是你招聘，雇用，进行绩效评估和提升员工的基础。准确有效的职位描述对于确保你公平地招聘以及能够准确评估职位的严格性和要求并吸引合适的候选人至关重要。
9、更新工作描述。个人任务不会永远保持不变，职位任务分析可用于更新和改进你现有的流程或过程以及职位描述，以吸引顶级候选人。
作业任务分析不仅可以突出显示需要进行更多培训的地方，还可以使流程或过程在哪些地方过时与否变得清晰明了，从而充分利用你现有的资源或技术。实际上，甚至可以使用工作任务分析来帮助你确定是否仍满足业务目标。
三、进行有效的工作任务分析的步骤
有效的工作任务分析需要收集数据，然后进行数据分析和解释。做好这项工作本身就是一项技能。你需要什么信息？你应该从哪里开始？你需要跟谁说话？
01
识别知识渊博的人并进行采访
确定知识渊博，经验丰富的员工进行面试。这些是你的理想员工，从事这项工作的人员，在该地区有工作经验的人员，实际担任过该职位的人员以及了解行业最佳实践的人员。
他们可能包括该角色中的当前人员，他们的同伴（他们可能看到员工看不到的东西）以及员工的经理，然后继续进行结构化访谈，以深入了解该职位。
了解职位的角色，时间和原因。你基本上想知道该角色的日常工作是什么，某人需要执行什么才能执行每个工作任务？
通过查看有关该职位的任何现有文档来准备面试，例如以前的职位描述，现有的入职说明或发布的类似职位。你希望从每天实际担任角色的人员那里获得答案，而不仅仅是从经理或人力资源部门那里获得答案，因为他们常常不知道每个特定角色的来龙去脉。他们只会监督输出，而不是产生输出的动作或行为。
02
进行工作观察
Job使现有角色中的员工蒙上阴影，他们执行工作时要观察他们。这样做可以帮助你对工作的日常活动情况有个真实的了解。
你可能还会确定与当前员工可能不知道的角色有关的任务。如果你已经知道该作业涉及哪些任务，则也请监视每个任务的持续时间。
03
使用问卷
关于工作职责的开放式或结构化问卷可以很好地工作，或者可以组合使用。将这些分发给现有员工，并及时要求他们退还。分析答案以帮助你定义作业任务。
04
索要工作日记/日志
如果你没有时间采访员工，或者工作非常复杂，请现任员工保留工作日记或记录他们的活动可能更容易，以更好地了解他们的日常工作，日常任务，职责以及所应用的技能和知识。
确保员工了解保留此类日记的目的，并且不要保留太多的时间。如果他们已经有其活动日志以进行时间跟踪，则可以要求重用这些日志。
05
收集其他信息
不要仅依靠内部资源来进行工作任务分析，还要检查外部资源，以收集有关该角色的更多信息。
你可以使用工作数据库来检查它们如何定义你要分析的工作的技能，能力和职责，例如，对于客户服务代表。
另外，检查竞争对手的相似职位，查看他们在Linkedin上的职位和员工。如果是新角色，则收集此类信息并与招聘经理和团队进行交谈是你的最佳选择。在这里找出员工必须具备的能力或技能，例如写作，以客户为中心，团队合作等。
06
列出角色的已知职责
根据你的发现，开始列出角色的任务和职责。日常功能是什么？雇用现有员工时列出的职责是什么？他们后来又如何发展？
写下的信息要彻底。不要只列出责任，即“产生每周报告”，还包括履行职责所涉及的任务和子任务，即“收集来自四个不同部门的数据，然后使用X工具检查数据以确保其准确性，并根据Y报告绘制结果并确定答案”。如果你不深入研究细节，那么你将无法准确地表达出执行该角色所需的实际条件。
07
与现有员工核实你的发现
在你从上述所有来源收集信息并将你的发现汇总在一起之后，请与当前的员工和招聘经理进行核对，以确保它们准确地代表了角色。
将结果（如果可以）与其他具有类似角色的公司进行比较，职位描述听起来是否熟悉？
08
定义选择标准和员工选择方法
一旦清楚地了解了角色所需要的角色以及成功完成工作所需的员工后，就可以开始设置明确的选择标准。根据工作任务分析将它们作为基础，将有助于你确保标准与工作相关且客观。
此外，通过确切地知道需要在候选人中寻找的内容，你可以定义最合适的员工选拔方法，以包括在招聘过程中。例如，如果你发现该角色需要强大的批判性思维能力，则可以在线认知能力评估中测试逻辑推理和其他认知技能，并准备一些针对此能力的面试问题。
09
制定职务说明
只有对工作任务进行了彻底的分析，你才能知道确切的工作任务，要成功胜任该职位所需的技能和能力以及如何对其进行评估，你才能制定一份工作说明。
然后，根据职位描述，你可以创建招聘广告以开始吸引候选人。定制他们以突出职位的基本职责，用于执行该职位的设备，技术和软件，并确定履行该职位的最低工作要求，其中可能包括最低学历要求，资格，证书以及必要的工作时间。
作业任务分析使你不仅可以改善招聘和选择过程，还可以确保你的员工体验更加透明，可能需要花费时间和资源，但是完整的工作任务分析是一个非常有效的过程，可能有助于你的招聘工作。
它还可以确保你设置KPI，晋升以及更新，交叉和重新调整劳动力的最新信息。当你拥有角色职责和任务的完整列表以及成功完成工作所需的能力的列表时，就会知道你已经进行了彻底的工作任务分析。