文稿校对整理的“三三法”

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文稿校对整理是文秘人员的一项重要工作，主要包括领导讲话整理、综合性材料核对、日常发文核稿、宣传信息审校等。如何做好这些工作，笔者总结，应从三个方面着手。

理解三个意图

理解领导意图

这一点在整理领导讲话时至关重要。领导在布置重要材料起草时，有时除了安排起草的同志参加，还要求负责文稿校对整理的同志一起参与讨论，目的就是让大家都理解领导的要求，一以贯之地落实好领导意图。日常工作中，有时我们会请速记公司来单位，对一些不涉密的领导讲话进行录音整理，后面文秘人员再加工润色。

在实际工作中，我们发现这种方式不可取。由于速记公司的同志先整理，自己不自觉地就会有懈怠依赖的心理，对领导讲话听得不仔细、记得不清楚，领导的意图也没理解透彻。这给后期的校对整理增加不少难度。毕竟速记公司的同志对领导不可能很熟悉，领导一些关键性的表述，由于我们在现场没有认真领会，往往还要在整理过程中花较多时间精力重复地听、仔细揣摩，从而影响了工作进度，有时甚至会歪曲了领导意图，贻误工作。

理解作者意图

这一点在日常核稿中尤为重要。文秘人员需要在较短时间内掌握文稿起草者的意图，从把好政治关、政策关、内容关、文字关、流程关这“五关”入手，通过浏览标题、导语、小标题、结语等一些关键性文句，判断文稿所要表达的意图与当前上级和所在单位的有关精神是否一致，是否符合公文要求。难以理解意图的，需要进一步与文稿起草同志沟通，及时提出自己的意见和建议，从而提高工作效率。

理解政策意图

比如，企业要向上级行文请求增加资本金，在行文前必须要对国家和地方的有关扶持政策、行业的管理政策、兄弟省市的通行做法进行学习研究，才能形成一篇有理有据的高质量综合性请示材料。这类材料往往时间紧、任务重，要求文稿校对的同志第一时间收集、归纳和整理有关政策信息，并且理解和掌握好政策。

树立三种意识

树立精品意识

文稿校对整理要精益求精。如审校宣传信息文稿时，需要对宣传的意图理解透，结合当前的重点工作，舍得下功夫、花时间，精心打磨、办成精品，让文稿体现出所在单位的形象和水平。

树立责任意识

有的同志会认为，校对整理是幕后工作，做得再好功劳也是别人的。还有的同志认为，自己工作粗一些没关系，后面还有领导把关。有这两种想法，文稿校对整理工作的质量就高不了。要克服争功、偷懒的想法，把每一次文稿校对整理都当成是自我学习、自我提高的过程，当成是站在他人的肩膀上提高自己综合写作能力的一次历练。

树立程序意识

重要的文稿需要按照程序，由多人层层把关，有时还需要变换角度去审校整理，对容易出错的细节和关键点倍加留心，这样才能发现一些不易发现的纰漏。

培养三种习惯

培养资料收集习惯

在办公室从事文字工作，要注意收集资料，建立自己专属的资料库，在文稿校对整理时可起到事半功倍的效果。材料收集的方式可灵活多样：可以把不涉密的花脸稿复印留存，可以对一些简短的信息用手机拍照保存，可以把领导的一些重要观点临时记录下来有空时再归纳整理，等等。

培养日常翻阅习惯

收集的材料要经常翻阅，加深对材料的理解，而不是束之高阁。要合理利用零碎的时间来进行资料的日常翻阅，不断加深印象，使用时才能如臂使指。

培养总结归纳习惯

善于总结归纳是做好工作的“捷径”。我们平时结合工作实际进行总结，归纳出几个成熟的写作范本，如总结汇报模板、宣传信息模板等，再按这些成熟的模板去审核修改文稿，既省时、省力又容易达到较高的质量。

来源：《秘书工作》杂志