Excel中怎么对数据进行格式化管理?
1．输入文本型数据
输入文本型数据有以下几种情况：
文本型数据可直接在单元格内输入。
长度不超过单元格宽度的文本数据在单元格内自动左对齐。
长度超出单元格宽度而右边单元格无内容时，文本数据扩展到右边列显示。
长度超出单元格宽度而右边单元格有内容时，根据单元格宽度截断显示。
在单元格内换行需要按“Alt+Enter”快捷键。
在多个单元格内输入相同的内容时，选中多个单元格，输入内容完毕之后按下“Ctrl+Enter”快捷键。
在单元格输入数据时，还可以使用键盘来控制输入。具体使用方法如表5.4所示。
表5.4 使用键盘控制输入
2．输入数值型数据
输入数值型数据有以下几种情况：
l 输入的数值型数据带有“+”号，系统会自动将其去掉。
l 输入一个用圆括号括起来的正数，系统会当作有相同绝对值的负数对待。
如输入“（100）”，单元格显示“-100”；输入分数时，如果没有整数部分，系统会当作日期数据，只要在分数前加上“0”和空格作为整数部分就可以正确显示分数了。
l 长度不超过单元格的宽度的数值型数据在单元格内自动右对齐。
l 长度超过单元格宽度或超过11位的数值型数据将自动以科学计数法形式表示。
l 若科学计数法形式显示的数据仍然超过单元格宽度，单元格内会显示“####”，此时拖动列标分隔线或通过对话框增大单元格列宽可以显示完整数据。
l 将数值数据作为文本应先输入一个半角的单引号“’”。
数值型数据的转换如表5.5所示。
表5.5 数值型数据的转换
3．输入日期、时间数据
输入日期的格式主要有“月/日”“月-日”“×月×日”“年/月/日”“年-月-日”和“×年×月×日”。按前三种日期格式输入时，默认年份为系统时钟当前年份，显示为“×年×月”；按后三种格式输入时，年份可以是2位也可以是4位，显示格式为“年-月-日”，显示年份为4位。
按“Ctrl+；”快捷键可以输入系统时钟的当前日期。
输入时间的格式主要有“时：分”“时：分AM”“时：分PM”“时：分：秒”“时：分：秒AM”和“时：分：秒PM”。在时间格式中，AM表示上午、PM表示下午。
按“Ctrl+Shift+；”快捷键可以输入系统时钟的当前时间。
1．重复数据的填充
在Excel中填充重复数据的操作方法如下：
（1）在起始单元格中输入起始值。
（2）将鼠标指针放在该单元格右下角的填充柄上，当鼠标指针变成“+”形状时，按住鼠标左键不放向下拖动鼠标，鼠标拖动过的单元格区域都将自动填充为1。
（3）填充完毕后释放鼠标，填充区域的右下角出现自动填充选项图标，单击图标，在弹出的下拉菜单中选择“复制单元格”或“填充序列”。
2．数列的填充
填充的一行或一列的数据为等差数列，只需要输入前两项，并选定它们，然后拖动填充柄到结束单元格，系统就自动完成填充操作。
填充的一行或一列的数据为等比序列时，只要输入前两项，然后用鼠标右键拖动填充柄到结束单元格，在弹出的快捷菜单中选择“等比数列”选项即可。
3．日期序列的填充
如果要填充的一行或一列的数据为日期序列，操作方法如下：
（1）输入开始日期并选定它。
（2）拖动填充柄到结束单元格，系统就自动完成填充操作，日期序列以一天为步长。
如果以多天为步长，可以输入两个日期并选定它们，拖动填充柄到结束单元格，系统会以两个日期相差的天数为步长进行自动填充。
4．自定义序列
如果一行或一列的数据为Excel自定义的序列，只要输入第一项并选中它，拖动填充柄到结束单元格，系统就自动完成填充操作，如“星期一、星期二……”“甲、乙、丙、丁……”等。也可以自定义序列，操作方法如下：
（1）单击“文件”选项卡中的“选项”，弹出“Excel选项”对话框。
（2）在对话框中单击“高级”组中的“编辑自定义列表”按钮，弹出“自定义序列”对话框。
（3）在对话框的“输入序列”文本框中输入自定义的序列项，每项末尾按“Enter”键换行分隔各项，单击“添加”按钮，再单击“确定”按钮，就将输入的序列添加到自定义序列中了。
在Excel 2010中可以设置数据的有效范围，单击“数据”选项卡“数据工具”选项组中的“数据有效性”按钮，在弹出的“数据有效性”对话框中进行设置。
如果要修改警告的内容，需要在“数据有效性”对话框的“出错警告”选项卡中进行设置。
在Excel中的数据移动和复制与Word中类似，可以使用“剪切”“复制”“粘贴”选项来移动和复制数据，操作方法如下：
（1）选择要移动或复制数据的单元格区域。
（2）单击“开始”选项卡“剪贴板”选项组中的“剪切”或“复制”按钮。
（3）选择目标单元格，单击“剪贴板”选项组的“粘贴”按钮即可完成。
操作技巧
可以直接将选中的单元格拖动到目标位置移动数据，拖动的同时按“Ctrl”键可以复制数据；或者按快捷键“Ctrl+X”“Ctrl+C”“Ctrl+V”。
若要在剪切或复制过程中将表格数据行变为列、列变为行，复制或剪切原来表格的所有单元格之后选中目标单元格，单击“剪贴板”选项组中的“粘贴”按钮的向下箭头，从下拉列表中单击“转置”图标。