一、采购付款流程
采购付款流程，重点是要优化流程、提高效率。所以，前置的工作流程比如供应商询价报价及录入系统，下达采购订单要关联采购报价信息。这些是采购管理的工作流程，不在本流程。仓库收货，IQC要抽检，他们也有自己的工作流程，无需在本流程体现。但财务为主导的，我们把暂估和冲回，以及审核系统付款单，最后完成付款申请审核都要列出来。但增值税发票的入账和抵扣安排，是税务会计的工作流程，可以不在本流程里。因为这个流程已经非常完善，让供应商提供了付款申请的所有附件资料，出错几率极少。所以很少有付款申请退回的情形，不需要增加审核通过或者不通过的判断了。这个工作流程，我们把自己繁杂的对账工作，都交给供应商了。他们乐得自己去做，争取早点回款。而且对账后就安排了开票，财务可以方便安排抵扣。如果说月结3个月，等到要付款了再找单据，对账并要求开票，我们就少了好几个月的进项税。付款资料先做好，什么时候付款，财务自己把握。也可以采购拿手里，到该付的时候再写付款申请给财务。我们这么做之后，财务和采购的工作量很少。大家相见喜笑颜开。及时对账，及时收票，不管谁辞职了，这些业务都不会留下尾巴，都很清爽。
二、预付采购流程
预付款管理是非常难的事情。财务大多反映业务部门付款之后根本不积极提供资料，让财务无法及时清账。所以，我建议是所有预付款，加印2联，一联是财务单独留存——方便跟催，另一联则是让采购拿回去，让他留个“案底”，让他自己知道还欠哪些预付款没有清完。这样两部门一起跟踪，采购就会及时去找供应商对账，收集清账资料。用来消他的“案底”。这样工作效率就大大提高了，少了很多扯皮现象。流程设计其实简单。我们把重要的事情要办利索，跨部门的事情，谁该做什么需要一目了然。需要前后呼应的，一定要留个首尾（预付款对应的单据资料收齐，然后必须要在系统建立付款单，要把预付和应付对冲）。
像预付款申请和对账流程，这些可以有制度，如果没有制度，直接用长方形就可以。这种两边带竖线的，是预设的一个流程，有制度或者操作规范。
一个财务人员工作三年以上，所有这些业务流程，要非常熟悉，能随时根据公司情况画出来。我们把业务部门叫来，他们画的也会是差不多一样的流程。这种东西其实是把好的做法记录下来给新人看的。老员工根本不看这些，每天都是按这些在操作。
公司的制度流程图，就像复杂的城市路况建立了红绿灯管理一样。只有这样规范了，才不会乱套。
采购的单据都交给财务管理，应收对账也让财务管。这财务就做了很多业务的事情了。而且还做不好业务的这部分工作，从而导致了整个财务的工作都没法做到位。
有些公司还有OA系统。有些公司还开发了供应商对账平台。他们都在为流程优化、效率提升在不断努力。
估计今天这个预付款管理的思路，会让很多企业受益的。
其实可以把预付单的下半部留出来作为销账用。其中一联返回给付款部门，他们拿这个做清账面单，只需勾选后附资料清单，签名和日期、记录系统的付款单号。
这样财务清账就神速了。
