监理日志、通知单、例会纪要如何编写？

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来源：黄程龙看了最近许多监理同仁的留言，监理日志，通知，这类关键词比较多，这个文章之前发过，但是发的时间比较早了，很多后来的监理小伙伴可能看不到，再发一下。01监理文件的形成众所周知，具有相应资质的工程监理单位在与建设单位签署委托监理合同后，随即着手组建驻地的项目监理机构，该机构使命是代表工程监理单位履行合同，具体工作是根据合同约定对工程项目进行目标控制，也就是三控、三管、一协调（费用控制、进度控制、质量控制、合同管理、信息管理、安全管理、协调各参建单位工作关系）。监理机构在进行目标控制过程中需要做的各种工作可归纳为外业工作，而在此过程中形成的文字记录就是内业资料。质量验收、巡查、召开监理例会、工程计量、费用核算、索赔事件调查、传达上级单位文件、针对工程变更进行工作联系协调等等都是外业工作的体现形式，形成的巡查记录、会议纪要、监理工程师通知单、监理月报等文件就是内业资料。监理工作有必要注重内、外业工作的结合，根据工程项目特点、建设单位要求合理调整内外业工作所占比重。一旦只关注外业工作而忽视内业工作，极易出现监理工作结果无追溯性、质量安全事故监理无规避责任的证据。相反，一味追求内业资料完整性而轻视外业工作，也会导致工作脱离实际、工作务虚、材料失真。外业工作向内业资料提供信息数据源，可视为内业资料的“参考索引文献”或载体，而内业资料充分反映外业工作成果，可视为外业工作的表现形式。两者有机结合、相互促进，才能更好地推动监理工作开展。02监理文件的种类目录按照监理合同签订后的时间顺序，监理文件有监理大纲、监理规划、监理实施细则、会议纪要、监理工程师函、监理工程师联系单、监理工程师通知单、监理日志、监理周报、监理月报、监理质量评估报告、监理工作总结等。除此之外还有旁站监理记录、平行检查记录等。由于安全生产重要性及特殊性，监理资料中的安全资料单独整理成册，笔者有幸参与某电子工业厂房建设项目，作为安全专业监理工程师，亲力亲为编写整理安全监理资料，包括安全监理日报、安全监理周报、安全监理月报、安全监理会议纪要、安全监理信函、安全监理工程师通知单、安全缺失整改记录（SA Non-Conformity Record）、安全监理实施细则等。除此之外还有大型机械安拆旁站记录、安全监理检查表等。以上文件相互呼应，形成监理内业工作成果。03监理文件编写共性监理工作文件虽然种类繁多，编写工作量及强度惊人，但是存在一定共性，前人在此基础上总结丰富，使监理从业人员在编写文件时根据固定的大纲、框架进行填充，在减轻工作量的同时也使得文件编写遵循一定的规律。笔者总结，监理文件的编写共性在于以下几点。（1）各类监理文件框架内容都围绕着工程项目管理目标控制展开。目标控制即三控、三管、一协调。尤其是监理大纲、规划、月报、会议纪要、工作总结等，核心内容都是目标控制。（2）监理文件编写第一人称均在公正、独立的第三方立场。根据监理规范、委托监理合同及监理工作特性（公正、独立、科学、服务）原则，明确表达监理工作指示。特别是监理会议纪要，其内容客观反映各参建单位的意见，同时根据合同条款及设计意图作出指示。（3）监理文件注重专业化术语、以事实为依据，坚持客观理性、摒弃主观感性分析问题。监理工程师通知单反映的问题基本以施工现场实测实量为依据、以设计规范为准绳、以监理工程师具备的专业化知识进行分析，措辞明确，从而使责任单位更加透彻地领悟监理机构指示，避免扯皮现象。（4）监理文件侧重监理工作绩效前瞻性、全面性、针对性。在下一道工序进行前，监理机构通过签发例会纪要、监理联系单及时告知施工单位需要注意的事项，这种前瞻性行为反映了监理工作事前控制、主动控制。同样会议纪要、月报、大纲及规划等监理文件内容全面详实，反映监理工作全过程控制的特点，而监理通知单、联系单针对某一事项作出指示，体现“一事一单”。04监理文件编写技巧由于监理大纲、规划、实施细则、月报等文件已形成固定模板，所以笔者在此仅对日志、信函、会议纪要等监理过程文件编写技巧进行简要分析。4.1  监理日志及安全监理日报监理日志是反映监理机构每日工作成果的记录，应由专业监理工程师编写，总监或总监代表审核后签发相关参建单位。监理日志内容应包括项目名称、日期、天气等常规内容，核心内容包括现场施工内容（包括人、机、料等资源投入情况）、施工进度情况、施工质量问题、监理工作情况、签发监理文件台账、之前问题整改复查情况、工程照片等。表达形式可采用表格形式，直观明确（见表1）。表1  监理日志监理日志项目名称：杭州市××安置房一期工程项目日期:XX年XX月XX日,星期X天气:晴,温度:16℃～26℃,风向风力:东风3～4级一、施工内容公式：施工部位+施工内容+资源投入量；eg:7#楼进行土方开挖作业，现场投入挖掘机3台、渣土车10台，配合作业工人6人二、施工进度公式：施工部位+施工内容+完成情况；eg:9#楼进行A～F/1～6轴梁板钢筋安装，已完成60%三、施工质量问题公式：责任单位+施工部位+施工内容+存在问题+评判标准+处理情况；eg:××单位在4#楼进行筏板模板安装施工，模板表面未涂抹隔离剂且相邻两板高低差为5mm，不符合《混凝土结构工程施工质量验收规范》中模板工程主控项要求，现场已要求施工单位整改四、监理工作情况公式：组织单位、参与单位、工作部位、工作内容、工作结果；eg:监理机构总监组织建设、设计、勘察、质量监督站、总承包单位及桩基施工单位对2#楼桩基进行竣工验收，各方统一结论为验收通过五、签发监理文件台账文件编号文件标题接收单位是否回复JLTZ-023关于10#楼3层模板支撑体系搭设不规范的通知单××单位需要回复六、之前问题整改复查情况公式：施工部位+存在问题+复查情况+整改实效；eg:针对8#楼基础外墙防水卷材搭接长度不足的问题，经复查，问题部位已返工整改，符合规范要求七、工程照片应粘贴反映监理工作、施工内容、视察指导、工程问题的照片，并附照片说明对于安全监理日报，经过工作实践，笔者建议采用表格形式反映施工现场安全隐患及监理工作，可见以下表格形式（见表2）。表2  安全监理表格一安全监理日报1项目名称：广州市×××××工程项目日期:2014年04月12日,星期六天气:多云,温度:20℃～29℃,风向风力:南风4级一、安全巡查发现的安全问题及整改要求公式：施工部位+施工责任单位+施工内容+安全问题+存在安全隐患类别+整改要求；eg:综合楼南侧，外墙装饰单位进行玻璃幕墙安装专业，5#电动吊篮悬吊平台内放置电焊机，且焊把线缠绕吊篮防护栏，存在触电伤人的安全隐患，对此要求责任单位加强现场监控，杜绝此类违章作业现象二、之前安全隐患整改复查情况：公式：施工部位+存在问题+复查情况+整改实效；eg:2#楼深基坑临边防护栏缺失警示红灯，经复查已经安装投用，满足安全警示需要三、签发安全监理文件台账公式：接收单位+文件编号+文件标题+是否回复；eg:向装饰单位发出编号为AQJLTZ-035的关于不得随意倾倒建筑垃圾的通知单，要求2日内回复四、安全照片应粘贴反映安全监理工作、安全问题的照片，并附照片说明以上表格文字叙述偏多，反映问题缺乏一定的直观性，因此建议采用安全监理表格二（见表3）。表3  安全监理表格二安全监理日报2项目名称：福州市×××××工程项目日期:2014年04月10日,星期四天气:多云,温度:20℃～28℃,风向风力:东风4级一、安全巡查发现的安全问题及整改要求：责任单位施工部位违章现象、行为整改要求附图编号土建单位2#车间成品模板直接堆放在模板支撑架体上，无卸料吊装平台要求排除隐患，杜绝此类不安全状态一二、之前安全隐患整改复查情况及闪光点责任单位施工部位复查情况、闪光点附图编号总包单位施工道路两侧已设置吸烟棚且配备灭火器，符合消防要求八三、签发安全监理文件台账文件编号文件标题接收单位是否回复AQJLTZ-044关于施工现场二级配电箱接线不规范的通知总包单位需要回复四、安全照片应粘贴反映安全监理工作、安全问题的照片，并附照片说明上表栏目布局清晰，内容直观，更有利于阅览者理解，值得推崇。4.2  监理工程师通知单/联系单/信函监理工程师通知单是针对施工现场存在突出、有一定危险程度的问题而签发，其效力高于监理联系单及监理工程师函，前者要求施工单位务必限期整改并作出书面回复，后两类文件无强制性回复特性，多用于前期提示、传达上级部门文件等，反映事前控制。但一些监理从业人员在编写该文件时存在以下诸多不当之处：（1）对施工项目部的称呼不当。一些监理机构称之为“贵司”，其实施工单位项目部是代表施工企业驻场履行施工承包合同的机构，施工现场发生问题的直接责任者及监理文件接收者均为施工项目部，而非施工企业。且监理机构与施工项目部是监理与被监理的关系，彼此并无合同关系约束，监理机构正常开展工作是代表建设单位进行工程管理，编写此类文件应立足于严肃立场。（2）自称不当。监理文件编写者多自称“本监理单位”，根据GB/T50319—2013《建设工程监理规范》规定，监理企业派驻施工现场履行合同的是监理机构，同样它是监理企业的代表，针对现场存在的诸多问题，监理文件签发者是监理机构，而非监理企业。同样监理文件签发章为监理机构专用章而非监理企业公章。（3）问题描述证据模糊。一些刚从业的监理人员在编写文件时不可避免地使用诸如“现浇结构尺寸偏大”、“钢筋网眼疏密不均”等带有主观感性的语句。监理工作应该基于施工现场实测实量，一个问题结论的作出必须有客观数据来支撑，所以有必要引入数据来证明监理方观点。（4）指示口吻不当。针对某问题作出的指示应该是“要求”、“责令”等严肃性动词，毕竟采用监理通知单反映的质量安全问题都较为严重，所以有必要让责任单位理解监理机构指令的权威性、时效性。不过一些文件编写者运用“烦请”、“建议”等带有商量或犹豫性用词就不合适。（5）结语使用不当。通常情况下，在监理文件作出指示后以“特此通知”或“特此函告”结束，少数编写者模仿施工单位附上“顺祝商祺”，此为画蛇添足之举，与工作无直接联系，反而降低文件严肃性。4.3  监理例会纪要一般工程项目召开监理例会的频率是一周一次，特殊或重大项目可能会提高频率。该会议涉及的内容绝不是一周七天监理日报的数学叠加，更不是监理周报的翻版，它的内容深度体现在监理日报、周报的突出问题的集合，广度体现在包括目标控制七大内容。所以此文件重要性不言而喻。例会纪要不是将发言者的陈述逐字逐句地记录，而是整理，是有选择性、突出重点地罗列。在整理过程中关键的是该如何将发言者的陈述言简意赅地体现在纪要上。笔者认为可以借鉴文言文翻译时“信、达、雅”的要求。信，就是诚实。纪要整理者在工作时完全按照发言者的口气、思路表述其立场，不得曲解其原话意义。在形容词、副词修饰方面需要仔细揣摩。换言之，即便对发言者原话不是很认同，也不能擅自编造可能改变其本意的语句。否则在某种意义上对发言者不敬，同时不排除他人在会议期间使用录音装置搜集证据的可能性，一旦原始记录与纪要偏差很大，那么监理机构在纠纷中将处于被动地位。所以信是最基本的条件。达，即语句通顺。在确保纪要与发言者原话意思无限贴近的情况下方可寻求书面语句上的通顺。对纪要进行必要的结构调整、顺序的调换，可使纪要内容更容易被阅读者接收，避免由于理解偏差造成的问题。雅，是语言正规、优美，这离不开一定程度的修辞，当然在监理工作会议纪要上主要表现在专业术语的使用上。在做到信、达的基础上才能进行雅的修饰，此举也体现出纪要整理者乃至监理机构文字组织能力水平。从某种程度上说雅是信、达的“上层建筑”、“形象公关”。05结  语（1）由于全社会对安全生产的重视度不断提高，现实中存在一种误区，即安全文件应该不加限制地签发，从而达到规避监理安全责任的目的；而且一个安全问题不仅签发给责任单位，同时抄送至其他施工单位。此举不一定能验证“量变引起质变”的原理，相反表现出工作存在一定程度的盲目性。由于监理机构编写监理文件仅追求数量而忽视安全管理的深度和广度，那么管理水平及安全隐患识别水平可能停滞不前。尊崇科学管理的监理机构团队会根据施工进度及工作内容审时度势地签发安全文件，将施工现场潜在危险源予以罗列并有针对性地签发文件，达到事前、事中控制的目的。（2）一些监理机构习惯将施工现场所有问题采用一份文件（通知单、信函或联系单）发出，在体现文件内容饱满全面的同时却忽视了文件针对性的原则。如此无侧重点的文件会引发阅读者误解。（3）目前一些文件缺乏图像资料，监理文件全盘文字叙述，无任何附件支持，那么施工单位在回复时也可能不会附上闭合图片附件，如此该过程可以解读为务虚、伪造。（4）监理文件编写是一个系统工程，涉及面广。而编写水平也是随着国家法律法规、规范的更新与时俱进，只有不断解读剖析法规、规范性条文才能更好地完善监理文件的编写工作。文章选自《建设监理》2015年浙江江南工程管理公司增刊。