开好会议最重要的8个细节,办公室人员必看!

怎样开好会?怎样做好会议筹备工作?下面8个细节需要注意。

一、兼顾 “长”与“短”

长期来看,每年的会议活动都有周期性和规律性。短期来看,每月或每周的会议活动都会根据实际情况而调整。

长期计划不完备,全年工作心中无谱;短期安排不翔实,当前工作难操作。

所以,既看长远,又抓当前,把精心拟制长期计划和详尽制定短期安排相结合,才能提前调配各种工作资源,部署工作力量,使会议活动服务工作早计划、早准备、早安排。

做好年度计划。思路要清晰,计划要周全,重点要突出,疏密要有度,既要考虑到每年例行举行的会议活动或者特定年份举行的会议活动,还要结合地方实际,充分谋划年度举行的会议活动,按时间顺序拟制全年会议活动计划。

做好每月预安排,提纲挈领地对下月会议活动予以汇总安排,突出主要工作和重点任务。

做好每周执行安排。重在细化完善、查漏补缺、精准执行,明确各项会议活动的时间、地点、内容、出席领导、参会范围、场地布置等具体事项,形成要素齐全、可具体操作的执行安排。

二、抓“大”不放“小”

会议活动服务工作从战略和宏观层面要谋大局、谋大事,在执行和操作层面要议小事、虑细节。

谋大事,需要围绕中心、服务大局,从战略和全局的角度谋划会议活动,努力与领导同位、同向、同步思考问题,真正做到从大局出发、以大局为重、为大局服务。

议小事,从细小的基础工作做起,积累大量的基础信息、背景资料,把会议活动方方面面的细节、节点了解清楚。比如筹备会议时,可以收集汇总过去同类会议的举行情况,了解会议主题、内容、议程、时间、地点、参加人员等,为本次会议提供参考。

三、知“上”又察“下”

上情就是上级机关的规定和要求,必须不折不扣地执行。下情就是本地区本部门本单位的实际情况,坚持一切从实际出发。

知上情,要认真学习领会党的路线方针政策,坚决贯彻落实中央的决策部署。比如在会议活动方面,要深入学习领会中央八项规定及其实施细则、《厉行节约反对浪费条例》等相关规定和地方相应出台的实施意见,将其中涉及会议活动的内容内化于心、外化于形、实化于效。

察下情,要了解基层实际情况,让会议活动的安排不脱离实际。通过提前告知和合理安排,既保证全市性会议活动取得实效,也服务好基层。

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四、“统”得起来,“分”得出去

会议活动服务工作统不起来,就是一盘散沙、各行其是,就会让领导疲于应付各种会议活动,不能集中力量抓大事、议大事。具体工作任务分不出去,相关单位、部门、人员的责任不落实,就会出现“会上任务分不清,会下责任扯不清”的情况。

工作统起来,要强化担当精神,做到敢于负责、敢于统筹、敢于协调,严格按照中央和市委精简规范会议活动的要求,切实做好重大会议活动的统筹协调。

任务分出去,需要科学合理分解任务,把会议活动服务工作细化、量化、实化,落实到单位、到处室、到人员,做到环环相扣、闭环管理,确保圆满完成会务工作。

五、能当“主”角,甘当“配”角

任何一场会议活动都有牵头单位和配合单位,就要处理好“主”与“次”的关系,也就是当好主角和配角的关系。

当好主角,就是要当好牵头单位,做到统揽不包揽、到位不缺位。当好配角,就是要积极配合牵头单位,做到补位不越位、帮忙不添乱。对其他单位牵头的会议活动,必须服从安排,不论分配的任务是会议接待、现场布置,都要尽心尽力做好。

六、“热”情服务,“冷”处分歧

在统筹会议活动中要热情搞好服务,在协调处理分歧时要保持冷静。服务不热情,统筹效率会大打折扣。处理分歧不冷静,协调工作会出现“中梗阻”。冷热之间要掌握好度、把握好平衡。

会议活动有大量琐碎、繁杂的事务性协调工作,有些是对上级单位和同级单位,但更多的是对下级单位,不论对哪一级,都要做到热情服务、真诚相待,尤其是对下级单位要做到相互尊重共事、互相商量办事,以情感人、将心换心,争取到最大支持,当好“指挥员”和“调度员”。

一场会议活动,往往涉及多个单位和部门,相互之间掌握的信息量和思考问题角度不同,难免产生分歧。在协调处理这些问题时,不能主观臆断、偏听偏信,要保持冷静、换位思考,找出双方的分歧点,找准结合点,找到解决问题的最佳办法,才能做好“润滑油”和“黏合剂”。

七、“稳”中求快,“快”中求稳

日常性会议活动,有充足的准备时间,要严格规范、精益求精、稳中求快。紧急性会议活动,时效性强,要抓住关键、快速反应、快中求稳。

日常性会议活动数量多、任务重,服务工作关键在稳,要坚持高度负责的工作作风,细之又细、慎之又慎、精益求精,做到考虑问题思维缜密,办事程序规范周密,提供信息准确无误,保证会议活动万无一失。

紧急性会议活动突发性强,服务工作关键在快,要反应灵敏、机动灵活,在最短时间内领会领导意图,抓住关键内容,找到时间弹性系数最小的节点,合力调配工作力量,密切配合、分步实施。

八、“硬”件过关,“软”件过硬

硬件是会议活动中可能涉及的外部的一些硬件设备,软件是会议活动组织服务人员的综合素质。确保会议活动的成功举行,硬件要过关,软件要过硬。

硬件要过关,就是会议活动使用到的灯光、音响、空调、桌椅等硬件设备,甚至包括水、电、气等公用设施,必须管用、能用、好用。

软件要过硬,就是干部队伍素质要过硬。从事会议活动服务工作,要按照“忠诚、严谨、自律、高效、担当、奉献”的要求,做到政治清醒、立场坚定;严谨细致、务实高效,狠抓工作细节落实;立说立行、敢于担当,严格按规定和规则办事。

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