Excel 文件减肥瘦身秘诀

我的第2版Excel新书《Excel职场手册：260招菜鸟变达人》本周出版啦，比第1版增加了很多内容，操作动画和视频共100个，定价不变，非常超值。

第2版与第1版不同之处有以下5点：

1. 应读者和出版社的要求，第2版书名变更，封面方案重新设计，尽可能以新的面貌出现在大家面前。

2. 增加了更多实用的技巧，全书共260招技巧，部分技巧是Excel 2016版本新增功能。

3. 第1版同样的问题增加了更多解决方法，读者可以选择自己喜欢的方法。

4. 细分目录，第1版分为7章，第2版分为5大篇18章，根据目录查找相对容易些。第一篇：数据操作与处理（共5章：单元格数据录入与编辑、整理单元格数据、查找与替换、行与列的操作、工作表以及文件的操作）；第二篇：数据分析（共2章：排序、筛选、分类汇总、合并计算以及数据透视表）；第三篇：公式与函数（共6章：公式与函数基础、常用的数学和统计函数、文本函数、查找与引用函数、日期与时间函数、其他函数的应用）;第四篇：图表制作（共2章：常用图表制作以及图表优化、高级图表的制作）；第五篇：高级应用与综合应用（共3章：宏与VBA、Excel与Access双剑合璧、多种技巧综合运用）。

5. 对部分技巧录制视频，读者可以结合书中的文字+截图以及操作动画、视频，边看边练，一步一步做出效果。光说不练假把式，一定要亲自实践才能体会Excel的美妙。欢迎读者到异步社区下载本书配套的示例文件、操作动画和视频共100个。

示例文件、操作动画和视频也可以到我的微云上下载，链接地址 http://url.cn/51t8vU7

购书网址：

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今日分享如下：

爱美的人士总是热衷于减肥，生活中随处可见各种减肥广告。对于Excel文件也一样，给文件减肥，能提高效率。在实际使用Excel过程中发现存在这种现象，Excel文件不明原因增大，文件内容很少，可是文件高达几兆，打开、计算、保存都很缓慢，甚至死机，有时甚至造成文件损坏，无法打开的情况，造成文件虚胖的原因及减肥瘦身办法有以下几种情况：

一、工作表中有大量的细小图片对象造成文件增大，这是最常见的文件虚胖原因。

可能的原因：
1、从网页上复制内容直接粘帖到工作表中，而没有使用选择性粘帖；
2、无意中点了绘图工具栏的直线或其他绘图对象，不知不觉中在文件中插入了小的直线或其他图形，由于很小，肉眼几乎无法看到，又通过单元格的复制产生了大量的小绘图对象；
3、在工作表中插入了图片其他绘图对象，操作中又将其高度宽度设为0或很小的值，通过复制产生了大量的对象；
4、在行或列的位置中插入了绘图对象，然后隐藏行或列，或设置行高或列宽为很小的值，从而使插入的对象不能看到；
5、工作表中的对象设置了不可见属性或对象的线条和填充色均设为与底色相同,使对象无法看到。

解决办法：

按F5，定位，条件选择对象，再按delete删除。

图1是从一个表格中用F5定位对象得到的结果，标红的部分就是对象，按delete删除即可。

图1

文件删除对象之前有5M，删除后只有50多K了，文件大大瘦身了。

二、工作表中在很大的范围内设置了单元格的格式或者条件格式。

可能的原因：

操作时选择在很大的区域设置或复制了单元格的格式或条件格式，而真正用的区域并不很多，造成工作表内容不多，文件却很大。

判断方法：按【ctrl+ end】看看光标落在哪里，有些表只有一两行，格式设置、公式却到了最后一行。

解决办法：定位真正需要的行号下一行，按【Ctrl + Shift +向下键↓】，选择所有的多余行，删除，真正需要的列号下一列，【Ctrl + Shift +向右键→】，选择所有多余列，删除。对条件格式也可用编辑-定位，定位条件中选“条件格式”，然后在格式-条件格式中删除条件格式。

例如，减肥之前的文件有5M，

打开文件，按【ctrl+ end】，发现光标到了表格最下面的一行，而数据区域只有79行，鼠标选中第80行，按【Ctrl+ Shift +向下键↓】，右键删除多余的行，保存文件，发现文件只有21K,

三、为很大的区域设置了数据验证。

形成原因：选择很大的区域设置了数据验证，或将有数据验证设置的单元格复制到很大的区域，尤其是在数据验证设置中进行了“输入法”、“输入信息”、“出错警告”的设置，更具有隐蔽性，一般不易发现。

判断方法：
与由于单元格格式造成文件虚胖的原因相同，在清除多余区域的单元格格式后文件尺寸仍没有减下来，就应该考虑是不是数据验证设置原因引起。

解决办法：
选择多余的单元格区域，数据→数据验证，在“设置”、“输入信息”、“出错警告”、“输入法”页面分别执行“全部清除”。

四、公式和名称较多或者公式，名称，数据透视表等所引用的单元格范围过大。

我们在定义名称，编写公式，指定数据透视表的数据源时往往图一时方便，而指定了过大的单元格范围。例如在A列中有包括标题在内的10个数据（A1：A10），标题为“data”,我们现在要定义一个名称，例如"data"，名称管理器 “data”这个名称就引用了A列整列，而不是实际的A2：A10。你能想象到两者的差别吗？如图2：

图2

解决方法：

1、针对大量重复使用的公式(包括相对引用的公式),用定义名称的方法简化。

2、公式或定义名称注意引用单元格范围不要超出数据区域。

再补充下，文件中有图片，宏，数据链接等也会使文件增大。