戈军珍：你真的会开团队例会吗？
导读：每个企业都要开团队例会，那么怎样正确的开团队例会？团队例会的形式、目的、阶段、组织原则等改如何把控？下面，我们就来看看如何把团队例会开好。
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团队例会的形式
大家看，团队例会的形式：
1）晨夕会。像我们的兽药企业，一般没法儿开晨夕会，因为业务员都出去了。一般外勤人员如果白天出去晚上回来，可以采取这种晨夕会的形式，早上来安排今天要干什么，晚上总结干的怎么样，是否到位，为什么没到位。
2）月例会。月例会一般是对上个月的工作进行分析总结，并对下个月工作目标进行规划，一般为每个月的月底或下个月的月初召开。
3）季例会。就是每一个季度开一次，一般分析的是季度目标达成率。在我们这个行业，季度的重要性比月度重要。因为鸡的养殖周期是跨越的，所以很多时候在季度例会上做文章更科学。若养殖周期不跨越，就是在月例会上做文章。我建议，农牧企业在季例会上做文章，更科学一些。这样可以避免员工为了完成月度目标，而采取急功近利的方式，最终牺牲了长期目标。
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团队例会的目的
我给大家总结了下，我们召开团队例会，一般有八个目的。
1）市场（客户）分析。这是许多企业每次例会上最主要的内容之一。员工把自己的市场（客户）的基本情况进行分析，提出所存在的问题，公司围绕着其所提的问题给出解决方案。
2）落实政策。就是查看先前定下的政策，落实到位了没有。落实到位了，有什么效果？如果落实不到位，是什么原因导致的？是政策不适合，还是人员的问题？必须搞清楚，好为下步制定政策提供指导意见。
3）经验交流。这是例会常见的。一些做的好的员工，把自己的成功的“经验”，向同仁们进行讲解交流，以使团队成员也能够走同样“成功”的路径。同时也会交流“教训”，尽量让人们避开“教训”。
4）信息共享。就是把各自知道的信息，回来交流分享。现在互联网出现了，在销售例会上似乎这一点已经弱化了。因为通过互联网，只要有什么信息，人们当天基本就知道了，传播极快，并不需要月底例会上才沟通。
5）工作分配。主要是布置下一个月或下一个阶段的工作，包括工作目标、工作内容、工作方法等。
6）树立典范。对一些做得好的“典型”进行表彰，以激励其他人去努力工作，或者学习榜样。因为，榜样的力量是无穷的，用现在流行的说法就是传播正能量。
7）帮扶后进。对落后的人，我们给他分析下落后的原因是什么，看看怎么帮他改进。特别是那些在工作中非常努力，但成绩却不尽人意，这样的员工就是最主要的帮扶对象。
8）解决问题。所谓“解决问题”，最主要的是搞明白哪些问题能够解决，哪些问题无法解决。能解决的，要告诉时限；不能解决的，必须注明原因，让员工不再“有期望”。
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团队例会的三个阶段
1）第一阶段：引导入门
对入职6个月内的新员工，从来没有开过正规的团队例会的，引导他们围绕到团队例会的目标上来。我们想想开团队例会，经常出现的问题是什么——新员工抢着说，不着调，老人员坚决不说，在那冷笑，心中冷笑。大家想，是不是基本上都是这种会？
我们对新员工采取的引导方式是，“指导式”+“过堂式”。指导式，就是要在市场上的具体问题上进行指导；过堂式，就是回来后一个一个站起来“回话”，像县官审案子一样。
我们主要通过对个体行为的分析，来引导员工正确做事。大家注意，做正确的事，是老板的事；正确的做事，是员工的事。就是你把步骤走对了，但是方向错了，那是老板的事。所以，要引导员工正确的做事。
2）第二阶段：关注重点
对入职6个月—2年的员工，要帮他们把重点的达成路径和方法想出来。我们采取“过程督导”+“行为规范”的方式。过程，就是要按照我的步骤来做；督导，既要监督，还要指导。我们这个行业的经理人，一般监督的事情还会干，指导的事情不会干。
我们第二阶段“关注重点”，目的是打造标准化的流程、方法。什么叫标准化，是不管什么样的员工，按同样的操作步骤做到，结果是差不多的。不管你会不会做，告诉你标准，就很简单。
3）第三阶段：形成规范
这个是针对入职2年以上的员工。我们通过“演示分析”+“经验总结”的方式，形成标准的工作流程和规范。员工做事，按流程和规范去做，而不是根据经验去做。由于每个人的经历、阅历或技能不同，如果按经验去做，就会做的千差万别。只有按流程和规范来做，才能形成统一的标准
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团队例会的组织原则
团队例会的组织原则，大致有六点：
1）事前确定主题。这些会议的主题是什么，需事先确定。会议必须是围绕事先确定的主题展开，而不是随心所欲，想到什么就说什么，这样会议成功的可能性才大。
2）提前通知人员。包括哪些人参加会议，什么时间，是否有主题发言，等等。
3）确定会议时限。目的是使参与人员提前做好准备，以便提高会议效率。确立会议时限包括两个方面的内容：一是这次会议开多长时间，一天还是两天？另一个是，如果有主题发言，发言时间是多长时间，是15分钟，还是30分钟？等等。
4）明确具体要求。比如说统一服装，统一时间，会议中需注意的事项等。假如说八点开会，那就要求参会人员七点五十准时到场。
5）组织理论考核。这个事情一定要做，特别是对于政策讲解或知识技能学习类会议，会后一定要考核，可以理论考试，也可以实践考核，如果没有考核，会议效果会非常差。
6）缺席处罚原则。很多企业一说月底开会，人都叫不回来。这种情况太常见了。所以，要开会，对无理由不来的人要采取缺席处罚。当然，更希望通过会议的有效性来吸引他们愿意回来。
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把团队例会的程序形成制度（惯例）
把团队例会的标准化程序长期坚持下来，最好的办法就是形成管理制度。以管理制度的形式，要求员工遵守各种程序或流程，这样就不用时时提醒员工，而是在制度的约束下，让员工自发去遵守某些规则和流程。
把一些优秀的流程形成制度之前，要在四个方向上不断发力。
1）不断重复优点。对已经公认的“优点”，不断重复，不断讲解，让每个人都知道什么是“优点”，这些“优点”有什么好处，等等。
2）不断改善缺点。对一些明显存在的缺点，必须不断进行改进，最终目的是使缺点不复存在。
3）打造标准模式。把一些工作流程形成标准的流程，每个人都应按照这个标准的流程来做事情，而不是根据自己的“经验”来做。
4）形成制度规范。把已经形成的标准、流程，用制度的方式确定下来，这就是最终的操作规范。
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作者 | 戈军珍，珍谋钧略企业管理咨询机构创始人、首席咨询师；北京大学光华管理学院EMBA；河北畜牧兽医学会副理事长；多家院校客座教授；《今日畜牧兽医》编委；曾任职多家动保企业CEO，对动保行业发展有独到见解；擅长农牧企业营销管理、咨询指导与实践落地。曾出版发行动保行业营销专著《跨入成功之门》、《一个兽药人的思考》、《一个兽药人的再思考》、《破局——动保行业经营管理透视》。
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