使用Excel必备的四个规范化操作,有效减少80%的坑

01缩短自动保存时间间隔,防止数据的意外丢失

在使用Excel的过程中,难免会遇到意外情况,如突然断电、死机等,导致Excel自动关闭,从而造成一些数据的丢失。

为了减少数据丢失,用户可以缩短Excel的“保存自动恢复信息时间间隔”,其具体操作如下。

打开一个空白工作簿,选择“文件”→“选项”命令,打开“Excel选项”对话框,切换至“保存”选项卡,在“保存工作簿”选项区域的“保存自动恢复信息时间间隔”文本框中设置自动保存文档的间隔时间,如“1”分钟;单击“确定”按钮,如下图所示。

02冻结窗格,滚动浏览工作表的其他数据

当在Excel中查看内容比较多的工作表时,难以比较表中的不同部分的数据,这时候,财务人员可以利用Excel中的“冻结窗格”功能将某几行或某几列的数据冻结起来,这样在滚动窗口时,所冻结的行或列的数据就会被固定显示在屏幕上,从而不会随着其他单元格的移动而变动,具体操作步骤如下。

第 1 步

如果要冻结某行,首先需要选中其下面的那行,如要冻结第 1 行和第 2 行,则选中第 3 行,在“视图”选项卡下的“窗口”组中单击“冻结窗格”按钮,在展开的列表中选择“冻结拆分窗格”选项,如下图所示。

如果仅仅需要对首行和首列进行冻结,则在展开的列表中选择“冻结首行”或“冻结首列”选项。

第 2 步

随后可看到选中行的上方会出现一条拆分的横线,向下滑动滚动条,即可看到第 1 行和第2行的数据会固定保持不动,如下图所示。

03对工作簿进行加密,提高安全性

为了防止工作簿内容被他人随意查看,可以对重要的工作簿文件进行加密保存,具体操作步

骤如下。

第 1 步

单击“文件”→“信息”→“保护工作簿”按钮,在展开的列表中选择“用密码进行加密”选项,如下图所示。

第 2 步

弹出“加密文档”对话框,在“密码”文本框中输入要设置的密码,如“000000”,单击“确定”按钮,如下图所示。

第 3 步

弹出“确认密码”对话框,在“重新输入密码”文本框中输入相同的保护密码“000000”,单击“确定”按钮,如下图所示。

第 4 步

保存并关闭该工作簿后,重新打开该工作簿,会弹出“密码”对话框,只有在该对话框中的“密码”文本框中输入正确的密码“000000”,才能打开该工作簿,如下图所示。

04打印多页表格时如何在每页显示标题行

当打印的表格内容有多页时,为了在每页都打印出标题行,可以按以下方法进行操作。

在工作表中的“页面布局”选项卡“页面设置”组中单击“对话框启动器” 按钮,打开“页面设置”对话框,切换至“工作表”选项卡,在“顶端标题行”文本框中设置选择要打印标题行的行号,如此处为工作表的第1行,单击“确定”按钮,如下图所示。

用同样的方法还可以设置打印的标题列。经过上面的设置,在打印工作表内容时,每页都会自动打印标题行内容。

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