【微论坛】我们聊聊怎么办会务（第五期）
本期我们聊聊
怎么办会务（第5期）
市公安局 沈鑫
一、未雨绸缪，谱好会前“曲”
会议筹备工作繁杂琐碎、千头万绪，主要涉及明确议题、领导会签、制定方案、会议通知、收集名单、编排议程、会场布置、准备材料等，每项任务、每个环节都要细化分解、责任到人，确保不出纰漏、万无一失。编排议程要根据议题内容、性质、急缓等因素，合理安排讨论顺序；布置会场要提前安排设备维护、茶水服务、照相摄像等人员，按时到位做好保障；要在会前对各环节进行全面检查、反复检查，及时发现并解决问题，防患于未然。
二、严谨细致，唱好会中“戏”
会中作为会务服务的“重头戏”，从空间上可分为场前、场内、场后服务三个部分。要超前主动做好会议接待、引导入座、材料分发等场前服务，随时统计到场人数以备领导查询，提醒督促未到人员参会；要精细精准搞好会议记录、宣传报道、维持秩序等场内服务，书面记录应力求原汁原味、真实客观、笔迹清晰、有据可查；要密切协作抓好安全保卫、应急处突等场后服务，如遇意外情况和突发事件，须第一时间请示汇报，灵活高效应对处置。
三、善始善终，弹好会后“琴”
一次成功的会议，不仅要有充分的会前准备、周到的会中服务，而且要有高质量的会后工作，三者相辅相成、缺一不可。要统筹安排好会议资料回收、会议记录整理、会议纪要起草、新闻稿件审核、会议材料归档等工作；要适时召开会务办理工作小结会，交流经验、相互借鉴、查漏补缺，着力拉长板、补短板、促提升；要根据会议议定事项，及时分解立项，明确责任主体，强化跟踪问效，严格督查督办，推动各项重大决策落实落细落到位。
市农业农村局 胡晨浩
2016年以来，我市连续四年成功承办江苏农业国际合作洽谈会，我局作为主要牵头单位，投入了大量人力、物力、精力，确保了大会的圆满召开，积累了丰富的办会经验。
一是细化会议方案及应急预案。根据会务规模，围绕日程安排、会议流程、来宾接待、会场布置、后勤保障等，制定细致周密的会议方案及预案，突出关键，谋实细节，强化责任分工，统筹推进各项筹备工作。
二是打造一支能谋善干的队伍。抽调精干力量组建会务专班，根据责任分工成立相应工作组，各司其职，上下联动，着重落实好文字材料起草、现场布置、参观点和考察线路安排、会议用车和餐宿安排等。
三是建立畅通的沟通协调机制。加强与来宾单位的对接，紧盯来宾抵达时间，把握好用餐、用车、参加活动的时间节点；加强与县区、部门的沟通衔接，注重信息共享，密切配合，切实形成合力；加强与会场承办方的对接，落实好会场、用餐、用房等事项，确保提供优质的会场服务。
市商务局 刘莉
结合我市日韩、香港、北京、上海、深圳等重大经贸招商活动、连博会办会经验，经总结，要办好会务，无论是团队还是个人，在活动筹备中，都要做到 “脑清嘴勤心细”。
“脑清”。无论是组织大型活动还是举办专题会议，都是一个系统性综合工作，首先要始终保持头脑清楚、思路清晰。一份完善的活动方案是“脑清”的直接体现，方案要明确活动定位和主题，便于统一各个方面对活动的认识，提高各组协作水平。同时，方案中要细化任务时间节点、责任分工，提高可操作性。活动结束后要及时“复盘”，巩固活动成果，做好活动宣传及档案整理等系列工作，提炼经验，总结教训，不断提高办会水平。
“嘴勤”。活动筹备中重大事项和关键环节，要及时向领导汇报请示，对于领导的指示要迅速传达落实。会务筹备过程是不断动态调整的过程，要坚持大局观念。特别是在外地甚至国外举办的招商活动，涉及范围广、变量多，要建立及时高效的沟通机制，始终保持有效沟通，并根据活动最新安排及时做出相应调整，避免因为信息不对称造成工作失误。
“心细”。细节决定成败。活动筹备中，根据会议方案，明确会议议程，抓好会务各项细节工作，一是做好经费预算、细化会场布置方案、草拟文字材料等各项工作，核实参会人员名单（包括媒体记者），下发会议通知确保参会人员提前进入会场（按要求着装），提前准备签到簿、笔、会议印发材料等用品，并准备好应急车辆。二是会议正式开始前，尤其是大型会议，例如规模较大的经贸招商推介会，需要提前一天布置好会场并进行全流程、全要素现场彩排。三是活动中，要安排工作人员进行会议地点指引，做好茶水供给、摄像录影等相关工作，如有签约，则需要现场组织好签约双方按顺序依次上台签约。
供稿：市公安局、市农业农村局、市商务局