正规的外协厂现场审核十步法,你做到了几步?

2021<00056>
随着时代的发展与进步,同行之间的关系由竞争逐渐走向竞合,真正实现了抱团取暖的合作关系,以实现双赢,所以也就出现了很多厂家为了快速响应市场的发展和客户的需求,开始寻找适宜的同行加工产品。
虽说是同行,但毕竟不是自己的公司生产,所以很多厂家为了确保外协厂能持续地向公司提供质量合格且稳定的产品的能力,除了严控产品入厂质量关之外,都开始注重外协厂的加工过程质量管控了,开展外协厂现场审核(又叫:第二方审核)工作。
本来对外协厂进行现场审核,可以有效督促与外协厂的合作质量,提升外协厂加工的效率与质量,但往往并没有达到预期的效果,反而让很多公司产生了以下困惑:

1.定期对外协厂现场审核了,但外协厂的合作质量却没有得到任何的改善

2.每次外协厂现场审核结果都合格,可外协厂供货的质量问题依然层出不穷
为什么会出现这样的困惑呢?
我们不妨先认真了解下外协厂现场审核的流程,然后对照下你公司的外协厂现场审核,找出差距,发现不足,也许就会解开你心中的困惑。

①建立外协厂现场审核管理方案→②拟定审核通知→③双方确认审核通知→④每次审核前的准备→⑤审核前的策划→⑥现场审核前的审核组内部会议→⑦现场审核实施→⑧确认审核不合格报告→⑨寄送现场审核报告→⑩确认不合格整改结果

第一:建立外协厂现场审核管理方案

通常由公司的质量管理部门负责拟定《外协厂现场审核管理方案》,组织相关部门讨论会审,定稿后经公司领导审批发布,通常《外协厂现场审核管理方案》包括但不限于以下内容:
◆1.1.审核的目的
◆1.2.审核的范围
◆1.3.审核的依据
◆1.4.审核的周期
◆1.5.审核的要点说明
◆1.6.审核行为规范
◆1.7.审核评级说明

第二:拟定审核通知

由每次审核的组长负责拟定“审核通知”,“审核通知”通常包括但不限于以下内容
◆2.1.审核的目的
◆2.2.审核的日期
◆2.3.审核的依据
◆2.4.审核的范围
◆2.5.审核的类型
◆2.6.希望外协厂配合的事项
备注:审核的范围每次现场审核会有不同,但重点场所、部门不能缺少

第三:双方确认审核通知

由负责外协管理的部门负责将“审核通知”提前传递到外协厂,由外协厂负责确认,以避免与外协厂的工作安排相冲突。
确认结果由外协管理部门负责传递到审核组长,以便审核组按照外协厂确认的日期带队出发到外协厂现场进行审核。
备注:对于突击性的外协厂审核,可以不予以提前通知

第四:每次审核前的准备

4.1.组建审核小组
根据外协厂审核的目的在公司内部选定成员,组建审核小组,任命审核组的组长,必要时可以外聘审核组的成员。

4.2.明确审核小组的分工与责任
明确审核组组长、组员的职责、权限和各自的分工,最好形成书面性的文件,以便审核组在外协厂现场充分体现公司团队精神和维护公司的管理形象。

4.3.重申审核工作行为规范
为了确保审核小组各成员都能真正明确审核工作行为规范的要求并能严格遵守,必要时,由质量管理部门负责人负责对审核小组成员进行培训讲解,防止在外协厂现场审核过程中出现不期望的工作行为,影响公司在外协厂心目中的形象和位置。

4.4.审核前的培训或说明
亲临外协厂现场审核评估前,作为审核组务必要清楚审核的依据、目的、评分要求、判定标准等相应的外协厂现场审核管理规则,唯有如此,才能确保外协厂现场审核的预期效果。
必要时,对审核小组成员进行培训,确保审核小组成员充分明白审核的具体管理规则和审核依据的要求(尤其是相应法律法规和标准规范的要求)。

第五:每次现场审核前的策划

5.1.审核的输入(依据)
外协厂负责为公司加工的产品会存在不同,必然执行的标准规范(包括国家发布的标准规范和公司拟定的标准)也存在不同,所以最好在去外协厂现场审核前搞清楚审核的输入(依据),通常审核的输入包括:双方签署的合同(协议)、上一次现场审核的结果、行业的法律法规及标准规范等

5.2.审核计划
由审核组长负责根据审核的依据(标准)、合作外协厂的实际情况、审核组成员的背景等策划“外协厂现场审核计划”,明确审核组的行程、分工,确保审核过程中的专业性、纪律性、团队性、规范性、全面性,赢得外协厂对审核组的尊重和认可。

5.3.审核检查表
根据外协厂现场审核分工,各审核组成员负责依据审核的依据(标准)策划编写“外协厂现场审核检查表”,明确外协厂现场审核的要点,以确保在外协厂现场审核过程中不出现要点遗漏、抽样的符合性、抽样的连贯性、审核前后的逻辑性,从而确保外协厂现场审核的预期效果。

各审核组成员编写“外协厂现场审核检查表”结束后,务必提交审核组长予以审查确认,必要时予以补充完善,确保“外协厂现场审核检查表”的完整性、符合性以及与“外协厂审核计划”保持一致。
最好在“外协厂现场审核检查表”中明确关键审核点和一般审核点。

第六:现场审核前的会议

在出发前往外协厂现场前,最好由组长负责组织所有成员召开审核前简短会议,目的:
6.1.确认成员都已掌握本次现场审核依据(标准)的要求,且没有任何的困惑

6.2.确认成员对本次各自承担的审核任务不存在任何疑问或模糊不清的地方
以避免出现个别成员存在模糊或困惑,影响现场审核的效果和质量,必要时对审核分工重新调整。

第七:现场审核实施

7.1.组织召开审核首次会议

审核组到达外协厂后,组长联系外协厂的应对负责人,在外协厂安排的会议室内负责组织召开审核首次会议,准备“首次会议签到表”。
审核组长负责宣布会议开始,向外协厂声明本次审核的目的、范围、时限、分工、行程以及审核组的成员,并征求外协厂对本次现场审核的行程有无异议,若有,双方当场予以调整行程安排。
外协厂对应的负责人讲话,介绍各对应审核的负责人以及现场审核过程中审核组的陪同人员。

7.2.外协厂现场审核实施
审核组根据“审核计划”分头到相关部门进行审核(包括现场实际情况审核和文件记录审核),做好相应的审核记录。
在现场审核过程中,务必要严格遵守审核工作行为规范,严禁出现任何影响审核工作的不良言行。
在现场审核过程中,为了获得充足的审核证据,务必要掌握审核的技巧、思路、沟通技巧(开放式提问与封闭式提问)以及对证据的判定技巧等。

7.3.审核组内部讨论,确定审核发现的不合格
现场审核结束,由组长负责组长所有审核成员讨论本次审核的结果,确定本次审核发现的不合格和审核结论;
对于发现的审核不合格,形成书面的正规的“审核不合格报告”,提交外协厂负责人签署确认。
7.4.组织召开审核末次会议,宣布审核结论
审核组长负责联络外协厂负责人准备召开本次现场审核末次会议,准备好“末次会议签到表”。
审核组长负责重申本次审核的目的、范围、依据、日期、审核组的组成、审核的行程,审核组成员宣读“审核不合格报告”。
审核组长总结本次现场审核,肯定外协厂做的比较优秀的地方和提醒外协厂需要注意的建议,并告知外协厂“不合格”的具体整改要求,宣布审核结论。
外协厂代表(负责人)负责讲话。
必要时,双方针对本次审核的结果交流交换意见,避免出现任何不期望的情况。

第八:签署审核不合格报告

审核组长负责与外协厂的负责人交接“审核不合格报告“,再次详细告知其“不合格”的具体整改要求。

第九:寄送审核报告

审核组长根本本次外协厂的现场审核结果,汇总、整理形成正规的书面报告“外协厂现场审核报告“,经公司领导签署确认盖章后寄发到外协厂确认存档,同时作为下一次外协厂现场审核的输入内容之一。

第十:确认不合格整改结果

由审核组长负责确认外协厂针对不合格的整改结果,务必严格按照五步曲的步骤严格确认,防止外协厂整改出现应付的情况,必要时给予酌情的指导或提醒;若外协厂整改不符合要求,可要求外协厂返工重新整改,制止整改符合要求。
【总结】
◆外协厂现场审核,是一项系统的、独立的并形成文件的过程,所以务必要重视,最怕的就是把外协厂现场审核当成一次观光活动,敷衍了事,变成了“走过程、为形式、卡拿要“,既没有实现预期的效果,又影响了公司在外协厂心目中的分量与地位,甚至会让外协厂对公司的专业性、规范性、职业化等产生怀疑。
◆作为外协厂现场审核组,务必要明白审核的目的与所担负的责任,所以更要严格遵守审核的行为规范和认真查核现场审核的证据,包括抽样的数量、范围、前后的连贯性、代表性,以确保外协厂审核的有效性,以提升自身在外协厂心目中的职业地位和专业形象。
对外协厂现场审核的最终目的是提升外协厂的合作质量,引起外协厂的重视,让外协厂充分认识到其管理存在的缺陷或不足,逐步改进完善,确保向公司持续提供质量合格且稳定的产品的能力,融洽与公司的合作关系,实现双方合作的目标“贴心同行,只为双赢“。
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大吉大利
衷心祝福所有的恩师、亲朋好友、同学、同仁、同行、合作伙伴、客户、我认识的、认识我的您与您的亲朋好友在2021牛年快乐、阖家幸福、身体健康、生活顺心、事业高升、财运亨通、一切的一切都大吉大利、平平安安。
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