总爱把文件存在桌面，我终于受到了惨痛教训...
和我一起把生活过成想要的样子
文|灵姗，走心的干货，开始于这里
01
我的惨痛教训
说起来关于电脑桌面的事情，我表现的很矛盾。
一方面，我很爱把各种代办文件塞到桌面上，方便直接用，另一方面，我又很讨厌桌面的乱七八糟，总是喜欢随手清理过去的文件。
所以，有时候，我的电脑桌面是这样的。（这个是我后来模拟的，真实情况比这个要严重的多）
有时候又是这样的。
这绝对不是一个好习惯。
过去已经出现过几次，东西太多找不到需要的资料，追求整洁结果文件被误删的情况了。
但是因为不是很大的事情，我又利用误删恢复、everything搜索给搞定了。
然而前两天，却真的出事了。
有一份我之前写好的报告，已经交给了领导，但因为deadline还久，估计领导一直没看。就这样过了几天，我把这件事情淡忘了，又清理了一遍桌面。
这次我比较手残的事情是，我把回收站也彻底清理了。。。
结果，事情就是那么巧，就在我清理完文件的那个下午，领导告诉我，发一份那个报告给他。
我很懵逼，大脑飞速旋转，一边满口答应，一边心里非常忐忑。
脑海中快速回想，今天已经清理完桌面了，只能寄希望于自己备份了。
但是，最近工作涉及到的文件很多，哪个备份了，哪个没有备份，备份到了哪里，我都没有形成一个具体流程。
我赶紧用everything去搜索所有电脑上的文件，发现没有，然后我又把自己经常用的磁盘挨个儿翻了一遍。还是没有，
于是，我盯着空空如也的回收站发了一会呆。好了，看来只能寄希望于找回回收站里的文件了。
大概是因为惩罚一下没有养成良好工作习惯的我，我用误删恢复都找到了很久之前删除的文件，却唯独没有找到我需要的那份。
也就是这件事情，让我下定决心做了桌面和所有文件的大整理。
02
文档太多？做好文件夹分类
在学校的时候，我基本上只有三类文件，在写论文、论文数据、参考文献，这几样东西被我码的整整齐齐，而且在U盘，坚果云和电脑上同时有备份。
工作之后，部分文件因为机密性不能在网盘上备份，同时，我的文件类型也变得更加复杂，过去简单的文件管理方式跟不上工作的场景。
所以，需要根据工作内容建立新的文件分类标准。应该怎么做呢？
1.确定文件分类类别
第一，根据自己的工作内容，将手头的工作分为几大类。如果一下想不到，那我觉得你需要认真盘点一下自己的工作了。
第二，再看在各大类别下面，可以分为几个小类。如果没有那么多类别，也可以在大类中直接完成分类，不分更细的小类。
工作文件夹不展示了，以我印象笔记的分类为例，为了能够让文件之间符合MECE法则（相互独立，完全穷尽），大类分为了工作、学习和生活，以学习为例，又分为了以下小类。
第三，做好类别分类之后，接下来是按照时间分类。一般来说，每年会将过去一年的文件进行归档，按年份分类的多。
如果你是其他的场景，比如经常举办会议，可以按照第几届这样的方法来归档。
总之，先类别后时间，让每个文件有落脚的地方。如果想要分类更加清晰，可以用思维导图整理一下逻辑。
2.做好文件夹命名
为了方便文件排序与管理，利用好文件夹命名开头的数字，比如100-项目管理，200-客户资料。
如果下面还需要继续细分，可以从第二位数字开始排序，比如110-前期准备，210-&&公司客户资料。名称后面，你也可以根据自己的需要加上工作开始与结束的日期。
可能你会疑惑，这样的命名方法， 每个类别最多分9个文件夹，向下最多分三层。
如果文件夹类别太多，分了太多层，看起来是很有条理，会带来两个问题，一方面，某个文件，归类到哪里需要纠结，另一方面，不便于文件寻找。
这样的命名方式，也是对我们在整理文件时候的一种提醒，如果你的文件真的已经多到那么多了，那你需要想一下两件事：
第一，我这样的文件分类方式，真的合理吗？
第二，一些很久之前，如何用到频率极低的文件，是不是应该归档一下了？
3.做好归类文件的命名
文件命名是为了方便以后的检索，检索的工具推荐everything，检索速度快，功能强大。
直接在检索框输入关键词搜索，多个关键字用空格或“|”字符分离。
高级搜索中，支持区分大小写、匹配文件路径、正则表达式、按文件类型搜索。
所以，如果想要比较高的搜索效率，在命名的时候需要做好，推荐的文件命名结构：项目名称_文件名_版本_日期。
如果文档有多个人编写，还可以在最后加入参与者名字缩写。
比如说，你要检索一个项目可行性分析的文档，通过检索“可行性分析”这个关键字，就能看到来自好几个项目的文档作为参考。
03
常用文件？设置桌面快捷方式
桌面与磁盘不同，磁盘是用来存储文件的地方，像是我们的资料库，而桌面，像是我们的工作台，方便取用我们最近在做的内容。
通过梳理之后，我把桌面清理干净了，然后在工作磁盘中建立起了文件夹，然后在桌面上创建了四个快捷方式。
TODO：就是最近手头正在做的文件，每天打开这个文件夹之后，工作一目了然，再配合桌面便签的形式，就能避免忘事了。
关于桌面便签的使用方法，下次专门再写一篇文章。
参考资料：做每项工作的时候，可能需要从过去的文档和网上查找一些相关资料，我每次会把相关的内容提前找出来，放在文件夹中，方便随时查阅。
工作归档：最近做完的工作，我会统一放在这个文件夹中，每隔一段把它们归档。
总结记录：其他一些与工作相关的，自己整理的文件，包括每天的工作内容记录，一些工作的SOP（标准作业程序）和总结的工作经验。
这样理顺之后，工作起来清爽了很多，心理很舒服，最近工作效率也提高了。我的惨痛教训，希望你们不要有。
如果你也是桌面混乱，找不到文件位置，那么现在开始整理一下吧。