写好一封邮件的作业指导书
很怀念小时候，那时报纸、杂志、电视和广播是我们的灯塔，图书馆是我们的星辰大海。那时我们的记忆力好于体力，没有云存储，只有脑回路。
这是申鹤公众号第481天的第482篇原创文章
今天路上听《罗辑思维》，推介了戴愫老师的一门课《有效提升你的职场写作能力》，听完之后感觉很精辟。
人情练达即文章，所谓见字如面，文字是非常能反映出一个人的气质的。
所以，基于戴愫老师的课程，我整理了一个邮件写作的作业指导书。
按照写邮件的顺序，分为标题、开头、正文、结尾、检查几大部分。
1、标题
用不到20个字，总结这封邮件的核心内容。
下面这几个例子，希望你站在收件人的角度，评判一下，哪个标题的邮件，你会愿意抽出宝贵时间打开看一看。
1、《12月3日的培训课程》
2、《12月3日——学习成为有效沟通者》
3、《5月12日会议纪要》
4、《5月12日会后行动方案，请批示》
很显然是2和4，拿后面两个举例来说，《5月12日会议纪要》是领导可看可不看的邮件，但是倘若改成《5月12日会后行动方案，请批示》，你就不再是一个只会做记录的秘书，你已经向前迈出一步，做出了行动方案，领导多半会打开，并回复批示意见。
2、开头
关于开头的写作，戴愫老师讲的非常好。
沟通是需要暖场的，不要让读者每次都觉得他在和一台机器沟通。尤其是那些今生和你只有邮件缘分，没有见面缘分的读者。
请在开头用一句话写出你的个性，写出你的感性智慧。
戴愫老师举了几个例子：
她休完产假回来上班后，收到的第一封邮件，是领导发的，第一句话写的是：
“祝贺你升级为妈妈，照片上的小宝宝快乐而健康。欢迎你回到我们的队伍。”
让人心里暖融融。
嘿，刚刚的发言很精彩！（这句话用在某次的电话会议之后的邮件开头）
夏天的贵州很舒爽吧。（这句话用在对方刚刚度假回来）
上周的年会我真是获益匪浅，终于和你真人见到面啦。（这句话用在参加完对方组织的年会后）
3、正文
关于正文的写作，戴愫老师提出来了三个凡是的格式。哪三个凡是呢？
第一个凡是：凡是能分段就分。
你的思考以段落为单位。没有逻辑是分不出段的。同时，也不要一句话一段，这也是没有逻辑。
第二个凡是：多起平行结构的小标题
小标题是路标，降低了读者的阅读难度，同时防止他的阅读思维不要脱轨。
同时，小标题的拟法还有几个窍门：小标题最好做成动宾短语，动宾结构是人类语言中最有影响力、最有号召力的结构。
第二个小窍门是， 如果你要显得很正式，那么遇到两个字的动词，可以只保留一个字，力透纸背，更有气势。比如：“调整结构”，写成“调结构”；“夯实基础”，写成“夯基础”；“振兴集镇”，写成“兴集镇”。
第三个凡是，凡是能列清单图表的，就列。
所谓“一图胜千文”，就是这个意思。
所以你看，优雅的写作，不需要多花哨的格式，把你结构化的思维，视觉化给读者看到，就是优雅的写作。
4、结尾
该写结尾了。戴愫老师提到，很多人邮件的结尾写：如果您有任何问题，请随时和我联系。
但戴老师说，其实有更好的写法。如果对方对你很重要，不是他来找你，而是你找他。你应该在结尾处用心，让你积极主动的样子，被他看见。
戴老师举了几个例子，比如：“我会每周和您更新这个项目的进程。”
“周一我会和您联系，看看您是否有其他问题我可以协助解决。”
另外，开放式结尾人人都喜欢。
比如：“我期待能和您在电话里进一步讨论。”
“欢迎您的建议。”
“盼探讨。”
最后的结语，要写祝辞或敬辞。
如果是商务邮件，一般写「顺颂商祺」；
如果是写给长辈，一般写「敬祝安康」；
如果要问有没有万能公式，也是有的，比如「此致敬礼」、「祝好」。
5、署名
署名对于对外联系人员其实非常重要，因为它包含着个人信息，比如名字、职称、部门、电话、邮箱/ IM（即时通讯）、公司网址等等。现在最好还要加上个人二维码。
6、添加附件
很多邮件都涉及到要添加附件，附件注意附件少时不要打包，附件多必须打包时需要在正文处备注说明：“附件中包括…内容，是对…的说明，请查收”。
当然，有附件的要先挂上附件，防止邮件发出去后才想起来没有附件。
7、检查邮件两遍
写完邮件请检查两遍。写完邮件请检查两遍。写完邮件请检查两遍。
检查邮件标题，邮件正文的结构，内容，格式是否准确和合适，检查是否有错别字，专业就要讲究细节。
希望对你有帮助。