流程工具化，想说爱你不容易
很怀念小时候，那时报纸、杂志、电视和广播是我们的灯塔，图书馆是我们的星辰大海。那时我们的记忆力好于体力，没有云存储，只有脑回路。
这是申鹤公众号第65天的第65篇原创文章
我本来以为，做公司的自动化办公系统、做一系列提高效率的工具肯定不是一件容易的事情，直到做起来之后，我才发现，原来，的确如此。
且，不是一般费劲。
作为一个完全不是技术出身的人，整个过程，就更是崩溃。
你可能会说，你自己不懂，你就交给懂的人去做啊！
你让技术团队去搞不就得了？
你安排公司别的信得过的人去做啊。
要是能的话，我还没事瞎吐什么槽。
首先，一定要说，经验流程化，流程工具化，这几乎是从一个小公司到一个大公司的必经之路。正是因为意识到了工具化的诸多好处，才让我决定踏上这条不归路。
人与动物最大的区别之一，是人会用工具
你可以能力较别人差，但是如果你会使用工具，就没准会帮你绝地反击。
所以，我们就看看，流程工具化的好处都有哪些。
01看似僵化，但效率往往很高
贝佐斯说过，重视不变的远比追求变化重要。人会受到身边很多人事物的影响，要随之改变并不难，难的是保持个人原则和目标等不变，或者说按照个人的意愿完善和调整，这才是最难的。所以对于工作流程来说，固化才是最难的，这样效率反而高，对于同样的问题，固定下来正确的方法是最明智的选择。很多流程，看似僵化，但效率往往很高，而且减少了人们迟疑、讨论最后很可能没结果的时间。
工欲善其事必先利其器，其实所有的工具，都是为了提高效率。
02一致性好
制定出来的流程要靠人来执行，但每个人对流程的理解和执行力度都会产生偏差，通过人为控制流程环节，成本极高，也很难养成员工的做事习惯，但是流程工具可以轻松做到这一点，因为工具是不讲人情的，冷冰冰有冷冰冰的好处，就是强制执行。每次执行只要条件不变，结果是恒定的。最终质量提升显著。
03一体化管理
通过一体化管理，将制度、标准相关联，避免多张皮问题。
04随时随地有据可查
系统集合了公司所有信息，资料统一存储，文件不再散落存放；各个工作环节和节点也都有体现；员工的路线图清晰可见。有需要时可以随时查阅。
综上，我们可以来看一个案例：
某跨国公司，审批流程上有时间限制，如果到你审批了，24小时没有批复，系统会利用工具自动默认你已同意，自动转到下一个审批人，同时虽然是系统默认审批，仍然视同你亲自审批，你也要承担相应的责任。有了这个工具以后，几乎没有一个申请是系统自动审批的，所以，人有的时候虽然不靠谱，但有了工具以后，就变得靠谱了。
因此，用奖惩来刺激员工按流程做事情，不如将流程工具化来得有效。
君子性非异也，善假于物也。这句话出自荀子《劝学》，讲的是学习的一种方法，君子的本性和其他人并没有什么不同，只不过是善于利用和借助客观工具罢了。
这句话，应该贴在每个人的办公桌上。
正是因为意识到了流程工具化的好处，我就开始了，我就开始了很魔怔的一段日子——
去哪都看看人家的系统是啥样的，看到一个好的就拍下来。
去买手机就看看手机店的销售系统；
去饭馆吃饭，也看看人家的结账系统、点菜系统；
和朋友聊天，也上来就问你们公司的办公系统长啥样？然后多半是被人硬核回怼回来，我们公司有规定，这是公司内部机密呀。于是，我就回来传达给人事，和员工的保密协议里面要加上对公司自动化系统的保密工作......
这样的状态持续了两年，但却迟迟没有行动，不因为别的，因为，做系统，实在太贵了！
我是终于知道那些互联网公司的钱都烧到哪了，就算我野心多大，也还没到心那么大的程度，随随便便几百万的就烧出去了，我们这挣血汗钱的人，小心脏受不了啊。所以，一直谨慎。
直到去年底，我觉得时机到了，应该是要推进的时候了，然后......
就开始了一个阶段接着一个阶段的崩溃体验。且现在还在其中一个崩溃阶段中。
因为，系统这东西，用的好叫工具，用的不好叫添乱。
这个事，必须老板亲自带团队做，甚至老板亲自上手做。否则，后患无穷。
做了之后，就会发现，这绝对是一个无底洞。
流程工具化的无底洞
01你要亲自去做系统里面所有架构的工作
技术可以去帮你解决技术难题，但却没办法帮你搭建整体的架构，所以，架构师永远是最贵的。
架构师的设计边界就是工具的使用边界，架构师的设计如果和实际的工作不衔接，工具反而会成为鸡肋，所以，日日夜夜，辗转难眠。
02事无巨细
呈现的页面里，看似一个极简的操作，背后却是一遍遍的调整，只为了最终操作时减少一步操作。
这是我做办公系统时一个很重要的原则，能用一步操作的就绝对不用两步，能在一个界面解决的就绝对不再展开一个界面。
实际做的过程中，遇到很多细碎的问题频出，比如，项目的名字要显示完全、序号的排列不能是倒叙、筛选、隐藏的功能、下拉菜单的设定、同步跳转、字段宽度、哪个地方做冻结等等等等。
想想想、改改改，卒。
03要周全、周全、再周全
不仅是细节，还有太多涉及到部门之间配合的流程操作、信息流如何实现、还得嫁接消息提醒、最后配备app版本等等。每天都在反反复复打磨、脑细胞废掉无数，感觉就快谢顶了。
古人有云，不是发际线在倒退，而是人生在前进。
04必须要找平衡点
流程固化有它的好处，但也有它的弊端，比如不很难满足业务多样化，流程灵活可变对使用者的业务能力又有一定的要求。
所以，必须要找这个平衡点，或者是预留出优化的通道。
05要看得长远
可是随着组织规模的拓展，很多过度依赖固定流程的公司，就很容易出现大公司病，员工一句“我在按流程做事”，其实就会让很多事情变得很被动。虽然这似乎是企业从小到大的必然阶段，但却是不得不考虑的问题。
当然，我现在还处在万里长征的第5.5步中，怎么算出来的，不知道，每天至少有几个小时浸泡在这件事情上，已经浆糊了。
还是想分享几个我的经验之谈，给那些打算做工具的老板以提醒：
几个经验之谈
01可以考虑做多个系统
比如单独做OA系统、问题处方搜索系统（查询各种问题的解决方法）、问题日志（记录公司犯过的各种错误）、数据库系统等等。
我最开始就希望能把所有内容就嫁接到一个系统里，但其实很难，开发的周期也很长，所以，与其这样，不如几个系统并行推进。
02借助现有工具
如果真的经费有限，其实可以考虑用现有的工具，比如：teambition，钉钉。
我当时之所以没有选择用现成的工具，是因为我觉得它们跟我想要的流程都相差很远，并不方便。
但其实有些狭隘了。
03做工具真的非常花钱，要谨慎，做系统前一定是有前提的
1）公司已有流程，工具是嵌入流程帮助执行，如果没有可靠的流程，可用免费工具来试错。
2）使用者必须明白流程背后的经验内核。
吐槽归吐槽，但却必须要说，流程工具化，势在必行，不是因为开弓没有回头箭，而是，它是科学有效提升公司效率的最直接的方法。
阿基米德说，给我一个支点，我可以撬起地球。这个原理就是我们在初中物理中学过的杠杆原理，借用杠杆，提高效率。