当你习惯做这些动作,你就已经是个Excel制表高手了
在制作Excel数据表时,不同的人有不同的制表习惯,有时甚至为了一时的方便,做出不规范的表格,为后续的工作埋下隐患。
因此,要严格按照Excel规范来操作,养成良好的制表习惯,避免因错误的习惯带来不必要的麻烦。
今天我们一起来看一看在Excel中有哪些高手必备的制表好习惯。
01 将表格标题放在规定的位置
一般情况下,人们都习惯把表格的标题放在表格的首行,如下图所示,其实这样做是不符合Excel规范的。
在Excel的默认规则中,连续数据区域的首行为标题行。然而标题和标题行是两个不同的概念,标题是用来告知人们这是一张什么表,除此之外不具备任何功能;标题行即每列数据的列标题,代表了每列数据的属性,是排序和筛选的字段依据。
Excel提供了两处存放标题的位置 :一个是工作表标签名称,另一个是工作簿名称,如下图所示。
将标题放在表格的首行,对数据的分析操作没有任何影响,只是不符合Excel规范,在这里特意将此提出来,是为了让大家对Excel规范有更深的认识。
02不使用人为设置的分隔列分隔数据
人为设置的分隔列会破坏数据的完整性,导致数据不连续,如下图所示。
Excel是依据行和列的连续位置识别数据间的关联性,当数据被强行分开后,Excel会认为这些数据之间没有关系,导致很多的数据分析功能不能实现,如数据的筛选、排序等。更可怕的是,在数据区域中任意选中一个单元格,按【Ctrl+A】组合键竟无法全选数据,只能选中一部分数据。
因此,必须删除表格中多余的分隔列。如下图所示,通过设置单元格格式,加粗表格边框,不仅可以达到相同的视觉效果,而且不会破坏数据的完整性。
03 不随意合并单元格
单元格的合并操作可以使表格的内容更加清晰,但不是所有的表格都可以合并单元格。Excel的合并单元格功能只适合在需要打印的表单中使用,如签到表、登记表等,而在用于数据分析的源数据表格中是不能合并单元格的,否则会影响数据的分析。因为合并单元格后,在合并区域,只有首个单元格有数据,其他单元格都是空值,如下图所示。
在对数据进行排序时,如果源数据中含有合并的单元格,Excel就会弹出提示信息,无法实现正常的排序操作,如下图所示。
04 不乱用空格
在Excel中制作表格时,会经常对数据进行对齐操作。但遇到文本字数不一,却想要将其两端对齐时,有些人可能会在文字中间添加空格来实现文本的对齐,如下图所示。
使用空格在某种程度上虽然可以使文本数据对齐,但是当需要对表格中的数据进行查找时,是查找“电视机”、“电 视机”,还是“电 视 机”呢?
若要将长短不一的文本两端对齐,可以在【段落】对话框中将其对齐方式设置为“分散对齐”。
05 统一数据格式
在Excel表格中输入数据时,一定要注意数据格式的规范和统一,否则会使表格看起来杂乱无章,如下图所示的日期格式,不仅不规范,还不统一。因此,在一张表格中只能选用一种规范的日期格式。
可以使用Excel提供的分列功能将日期格式统一。
06 数据与单位要分离
在书写习惯上,一般将数据的单位紧跟在数据的后面,如下图所示。
在需要使用公式对“日销售额”进行计算时,将无法正确显示计算结果,如下图所示。
把数量和单位进行分离后再计算,即可显示计算结果,如下图所示。
若要快速将数据和单位分离,可以使用【Ctrl+E】组合键。
以上就是今天分享的内容,祝小伙伴们一天好心情!