从新制度优化后,不仅会计压力小了,春节收的礼仿佛还重了一点

公司制度的制定,一般是咨询管理顾问公司,要么是老板拍脑袋而定,要么是管理层开个会决定,要么是找一些范文来修改。在我看来,最大的问题是,缺乏从涉税角度的参与。

2018年,在一家企业查看他们的报销制度时,我发现其报销的审批流程有问题,其审批流程简单说就是:报销人填单→部门经理签字→分管副总签字→会计审核签字→出纳支钱。这样的流程在以前非常多,现在越来越少了,其最致命的问题在于,分管副总签字后,再让会计审核,会计还敢不同意吗?这让会计的管控难度非常大,工作不好开展,坚持原则的话,会把所有领导都得罪了。

于是对流程进行了优化,把会计签字提到了副总之前:报销人填单一部门经理签字→会计审核签字→分管副总签字→出纳转账或支现金。这样的好处是,如果会计那儿通不过,流程就走不到副总那里。目前大多数企业都是这个基本流程。但万一报销人搞鬼,不按程序来,直接先找领导把字签了,再拿到会计这里来,会计又该怎么办呢?难道还敢指责公司副总违反制度吗?

所以,流程通过制度制定了,还得通过制度来保证。80%的企业是这样规定的:不符合要求的单据,财务部有权不收,或者有权退回。“不收”“退回”这是哪门子的权力?并且领导已经签字了,不收不是驳领导的面子吗?完善公司制度时,往往把这一句改为:“违反报销流程的单据,会计负责销毁,由报销人重新按流程填报。”这样就有可执行性了。当然,搞无纸审批时,可以通过流程设计来控制,直接从技术上防止这种先斩后奏的事情发生。

涉税制度的优化是一个专业的过程,应依靠专业人士进行优化,公司高层应明白的是,制度要有可执行性。

涉税风险中非常大的一个问题是发票。企业对外支付时,可能必须取得发票、可能不需要发票、可能对发票有特殊的要求,90%的企业在制定相关制度时,有类似这样的规定:“报销时必须凭国家正规发票报销”“收据必须是财政收据”“个人交通罚款一律不得报销”,有的还把什么是符合国家规定的发票详细地规定出来。这样的规定都是没有可执行性的。

如果只看这类制度,你一定会以为生存于一个非常规范的经济环境之中其实这是不现实的,我的口头禅就是—染缸里出不了白布。这种非常严格、正规的制度,根本没有可执行性,而没有可执行性的制度就是用来不遵守的,不遵守的制度甚至不如没有制度。

在一家有上述报销制度规定的公司,我看到约3000万元的白条子,一半是镇政府收的所谓“土地款”,因为工业园区本身的土地就有问题,到企业手里就只能是白条子了;另一半是建厂房买材料的钱,因为不要发票便宜得多,所以全是白条。这些钱都是必须花的,会计不可能以“没有正规发票”而不批,前面那样的制度规定也就完全被无视了,公司谁还会把制度当回事呢？

对于这一环节的完善一般就是“授权”二字,直接规定:“票和报销凭证的合法性,由财务经理判定。”这既让制度有了可操作性,也让会计在业务上有了控制权。

有个会计后来在电话里告诉我,自从新制度优化后,不仅会计报销工作压力小了,年终其他部门送的过节礼仿佛还重了一点。

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