每天读本书：《精益工作法》
前言
这本书为你揭示了世界顶级大厨的工作哲学和工作方法，以及怎么把这些心法，运用到我们日常的工作和生活中去。
你在工作中，是不是会经常觉得工作内容很多，时间又不够用，经常忙中出错。可能在给老板、给客户汇报时拿错了材料，可能有一笔重要的费用事到临头才发现没走申请。你可能会觉得，这些都是小事，再认真、仔细一点就能解决。
但事实上，像这样的问题，在很大程度上，并不是我们不够细心导致的，而是我们不知道，如何才能把手头工作组织得井然有序，或者说，我们缺乏一套指导自己如何做事、如何工作的体系，以至于顾此失彼，忙中出错。
那该怎么做呢？这本书的作者，建议我们不妨学习一下世界顶级大厨的经验。你看，顶级大厨的餐厅一般口碑都很好，从来不缺人流，每天要处理数以百计的订单。再有，吃饭这种事，客人都是踩着饭点扎堆来，饿着肚子等上菜，菜上得稍微慢点，就会提出抗议。
所以，大厨要面对的任务量之多，时间压力之大，放到职场上其实是非常罕见的。考虑到后厨不富裕的人手、局促又嘈杂的环境、容易过期的食材这些众多不利的因素，当大厨的还能让所有的客人，都及时地吃上精美的饭菜，让人们慕名而来，满意而归。这里边值得我们学习得太多了。
也正因为后厨工作这样的特点，这个历史悠久的行业，发展出了一整套堪称精致的工作哲学，叫做“精益部署”。既然是工作哲学，那就注定了精益部署来源于厨房，又超脱于厨房。它包含的价值准则和行为规范，完全可以用来指导其他行业的人们，尤其是如何在时间紧、任务重、资源有限的条件下，依然能够像世界顶级大厨那样游刃有余，不仅少犯错，还能把工作做到卓越。
本书的作者丹·查纳斯看到了精益部署的独特价值，走访了上百名烹饪界的专业人士，写成了这本书。书名中的精益工作法，其实就是把精益部署和办公室工作结合起来的，一套完整的方法论。
接下来，我就分成两部分，为你解读这本书。第一部分，我们说说精益工作法的时空观，也就是我们应该如何管理工作时间，以及工作环境。第二部分我们具体说说，如何运用这套精益工作法，让自己做到在工作中全身心地投入。
第一部分
我们先看第一部分，精益工作法的时空观，也就是说，该如何利用好我们的工作时间和工作环境。
先来问你一个问题：你觉得对于一个大厨来说，他把哪项工作职责干好最为重要呢？相信很多人的第一反应是，那肯定是做菜好吃最重要。但实际上，在大厨眼中，在他众多的工作职责中，烹饪工作只能排第二，谁排第一呢？准备工作排第一。
因为餐厅的菜单中，隐含着大厨对顾客的一个重要承诺，那就是“按需供餐”。什么意思呢？就是说，菜单上边的东西随便点，你能点我就能做。要履行这个承诺，做到“按需供餐”，大厨一般在头天晚上工作结束后，就会让所有助手们，着手制定第二天的计划。否则，等顾客点了菜，你发现这儿缺了个食材，那儿缺了个调料，留到跟前儿现准备，那是绝对来不及的。
第二天的计划都包含哪些东西呢？这里边会写清楚明天需要用到的工具、食材，供餐前用到哪些，供餐中又用到哪些。由于后厨中的灶位分很多种，有烧烤、炒菜、煎炸、甜点、开胃菜等等。对于每个灶位来说，他们都需要做哪些操作，这些操作的先后顺序是什么，每一步操作大概需要多久。如果是准备宴会，会具体到几点几分切片、几点几分装盘，这些都需要写清楚。精确到这个程度，一个合格的行动计划才算是完成了。
这是大厨们做的计划。相比之下，反倒是很多高学历、高收入的白领，在开启新的一天工作时，没有任何计划可言。每天早晨匆匆赶到办公室，临时做决定，蒙头就干，干到哪儿算哪儿。其实，很多人都曾经尝试着制定每天的工作计划，但却很难严格地去执行，最后不得不放弃。之所以会出现这种情况，可能是因为他们陷入了一些误区。
第一个误区，是把工作计划，等同于列清单。很多人在做计划时，只是单纯地把要做的事情，逐条记录下来，形成一个流水账一样的待办事项清单。问题是，越忙的人，清单越长，一眼望过去几十条、上百条记录，头都大了。它不仅不能起到任何计划的作用，反而会增加你的心理负担，恨不得永远不想再打开它、面对它。实际上，你列好的那些工作清单、待办事项，充其量只是一个毛坯。想要严格执行，你还需要对清单进行深加工，最终形成一个精确的行动时间表，这才是一个完整的工作计划。
你可能会说，我也知道每天的工作计划应该是一个时间表的样子，问题是清单里那么多记录，我先干哪个后干哪个呢？好像挺为难的。这就是第二个误区，我们很多人，会把清单里的事项，混在一起进行排序，特别容易混乱。
我们不妨来看看大厨是怎么做计划的。前边我们提到了，大厨会把待办事项，分配到后厨的每个灶位上，烧烤这边的待办事项组成一个排序，煎炸的待办事项又组成另一个排序。我们也可以想象自己手下有若干个灶位可以利用。比如说，对于一名销售来说，他拥有的三个灶位，可能就叫做内部沟通、拜访客户，还有学习产品。三个灶位几乎可以承接他所有的待办事项。这就相当于把待办事项分成了三类。分类之后再排序，哪些客户要优先拜访，哪些产品要优先学习，这个逻辑就容易理清了。
接下来，你只需要把每个灶位上，排在最前的几件事放进时间表里就可以了。这意味着，你的关注范围一下从几十条、上百条记录缩小到十几条，局面豁然开朗。不过，把这十几件事放进时间表的时候，有不少人也会感到很纠结。放在哪个时间段呢？每件事都需要琢磨半天。这是我们要说的第三个误区，缺少时间惯例的指导。想要提高工作的效率，有必要让自己拥有这种“时间惯例”。
什么意思呢？简单来说，就是用特定的时间，做特定的事情。比如说，你在晚上9点后受到的外界干扰较少，有利于你将头脑沉浸在一些创造性的工作中，那么你就可以把它作为一个工作惯例。但凡遇到写作、阅读的事情，你会优先考虑把它们交给这个惯例来执行，安排在9点之后这个特定的时间段。相反，有些时间段，你觉得更适合完成一些，需要和别人协作的工作。一般来说，每天刚上班的头30分钟，最适合处理一些合作类的事情，比如，转发客户邮件给你的老板，请他安排相关人员跟进；把需求发给合作方，请合作方出设计方案。在上班的第一时间轻轻推动一下，然后等待结果和反馈就可以了。
如果把制定计划的范围扩大到生活中，你还可以设置亲子时间，设置做家务的时间等等。当然了，惯例的设计没有固定的类型，完全取决于你自身的需要。当你的时间表上确定了大量的惯例，你就有了一个可以重复使用的框架，判断哪些事适合放在哪个时间段，会变得非常简单。
除了时间安排之外，大厨们的精益工作法，还有一个很重要的因素，那就是对于工作空间的管理。
当一位厨师面朝灶台，准备做菜的时候，他站立的位置，其实大有讲究：食材一般摆放在厨师的右侧后方，按照入锅的顺序或者装盘的顺序排列。而做菜的工具，一般摆放在厨师的左侧后方，摆放的位置每天都要保持不变，闭着眼也能找得到。厨师站在灶位、食材和工具这个三角形的中心，一旦烹饪启动，他可以保持双脚原地不动地把菜做完，中间没有任何不必要的停顿。
不但如此，这样安排空间，还能在很大程度上保证，工具用完后放回到它们应该在的位置上，做菜时产生的废料，会及时出现在垃圾桶中，手上的污渍，会在第一时间清理干净。总之，大厨会要求自己边干边清理，始终把工作环境保持在最佳状态上。
我们平时在办公室处理的那些工作，它们并不像做菜，有那么多的重复性动作，这就在很大程度上，让我们低估了空间的价值，甚至平时根本就不去认真地考虑这一点。花上几分钟寻找一件重要的物品，花几个小时重写某个丢失的文件，相信大多数人都有过类似的经历。这就是缺乏空间管理的表现。工位杂乱往往意味着头脑混乱，这会让你时不时犯一些低级错误。相反，整洁有序的空间，会带来愉悦和平静，让你在应付各项工作时更加从容。所以，办公室的空间管理绝不是可有可无的。
具体怎么做呢？举个例子，你工作时用的电脑，可能是办公室最重要的工作空间之一。我们都知道，要把不同的文件、资料，存入不同的硬盘，不同的文件夹中，方便下次找到。这是我们都会做的。
但问题是，一旦出现了新的物品、新的文档、新的信息，随着这些内容越来越复杂，越来越混乱，你应该怎么办？最好的处理方式，当然是该归档的立刻归档，该删除的立刻删除，该扔掉的立刻扔掉。但很多时候我们不能这么做，因为这些东西往往和我们近期的工作有关，有的暂时处理不了，有的还得之后复盘。这就导致，我们的工作空间，会在很大程度上被打乱。
怎么做呢？精益工作法给我们的建议是：为每个空间都指定一个中转站。比如，办公桌上放一个专门承接新物品的盒子，电脑中指定一个专门存放新文档的文件夹。如此一来，新进来的物品和文档就不会被你随手乱摆乱放，打乱原本设计好的空间布局。除了这两个中转站，你还需要用到，咱们前边提到的“待办事项清单”。每天下班前，你都应该抽出时间，挨个检查你的记录本、邮箱、微信、钉钉甚至是手机相册，看看空间里有没有新增加的待办事项，是不是已经不重不漏地转移到清单里。待办事项清单就是一个通向工作计划的中转站。
所以，中转站起的是收集和封存的作用，保证空间本身始终处在整洁有序的状态中。接下来，你的注意力只需要放在这几个中转站的身上就可以了。那中转站会不会越来越庞大呢？其实也不会啦。随着待办事项清单的内容不断转化为工作计划并得到处理，中转站里存放的东西会被逐渐消耗掉。
第二部分
以上讲的是精益工作法的时空观。当然，“精益工作法”还有一项很重要的内容，那就是真正做到“全身心投入”。你可能会觉得，“全身心投入”，我们每天都会说，听起来也挺空泛的。但事实上，想要真正做到这一点，并不容易。接下来，我们就来看看，“精益工作法”在这方面，能给我们带来怎样的启示。
首先，想要做到“全身心投入”，很重要的一个因素是，恰如其分的觉知。
所谓的“觉知”，说的是通过你的五种感官“眼耳鼻舌身”从环境中收集信息。这是我们每时每刻都在做的事。那为什么要强调“恰如其分”这四个字呢？我们还说后厨的情况，通常菜鸟厨师在觉知上可能会遇到两种障碍，一种是过于敏感。想想看，眼前火苗翻腾、人来人往，耳边金属碰撞、叮叮当当，空气闷热潮湿，还要承受调料气味的冲击，让人感觉脑袋都要裂开了。另一种呢，是过于麻木。只顾手头的事情，忘记了自己是整个后厨系统的一部分。烤箱完成工作的滴滴的声音，其他厨师喊他的声音，他经常感受不到、接收不到。这些有用的信息淹没在了一片嘈杂中。
这两种都是很正常的反应。但是有经验的大厨能够克服这些障碍。他能够屏蔽干扰，对乱七八糟的信息充耳不闻，视而不见，专注地进入深度工作的状态。
与此同时，他还能在多个感官、多个频道上及时、准确地捕捉到真正重要的信号。他需要听到打印机“吱吱”地送来新的订单，来自前厅服务员的紧急呼叫。他还需要用味觉判断菜里会不会少用了一种规定的辅料，用嗅觉发现空气中是不是弥漫了不正常的气味，用眼睛监督厨师的操作是不是规范。这就是恰如其分的觉知。
要培养这样的觉知力，一定是长年累月训练出来的功夫，回到办公室的场景，办公室对觉知力的要求和后厨相差甚远。不过，在办公室你同样需要这种恰当筛选信息的能力。
你可以盘点一下，你在哪些方面需要增强觉知？比如，有没有因为你禁止了邮箱的弹窗提醒，迟迟没看到老板给你发的邮件？那么你可能需要给老板设置成VIP邮件，让他享受随时随地在电脑和手机上同时弹窗的待遇。再比如，有没有在用微信的时候发现聊错了群，带来尴尬和损失？那么你可能需要给重要的微信群设置成特殊的背景图片，给你足够的视觉提示。这些都是你提升觉知力的方式。
更重要的是，你需要想一想，有哪些方面你应该减少觉知的，或者说你平常都会遇到哪些干扰？可能是手机的APP通知，可能是电脑上的网站，也可能是办公室里大声说话的同事，或者是你内心对某件事的忧虑和幻想。
你需要看看这些干扰中哪些是可控的，哪些是不可控的。如果是可控的，你可以采取什么措施。我们平时工作的时候，最常见的干扰源，主要是手机和电脑这些电子设备，你可能总是忍不住拿出来翻一翻，看看有没有新的邮件、新的热搜、新的消息。对此，你可以试试下边这个名叫“潜水艇”的方法。
首先，在手机上设置一个每小时响一次的闹钟，之后创建一份检查清单，列出所有你忍不住想翻看的内容，微信、微博、邮箱，但凡平常让你欲罢不能地打开看一下的软件全都写上。下一步，关闭手机和电脑的网络连接，去做你真正想做的事情。一小时后闹钟响了，好，拿起清单，挨个检查这些内容，是不是有了新的推送。如果有，给自己5-10分钟时间做出快速的处理，过后再次进入断开网络连接的状态。这个方法就像是在模拟一艘定时下沉、定时上浮的潜水艇。如果你觉得一小时的间隔有点长，也可以设得短一点，总之，目的是让你既有排除干扰的时间，也能和外界保持信息上的连接。通过这种方式，帮助你朝着恰如其分的觉知前进。
大厨全身心投入方法，还有一点，那就是“务必完成”的心态。
一道菜，只要开始加工，大厨会争取在最短的时间内把它做完，送到顾客的餐桌上。不会出现这样的情况：这道菜的工序进行了一半，停下说我先做下一道。下一道菜还没装盘，哎，又把前两道菜晾在一旁跑去做第三道菜。听起来很可笑对吗，哪个大厨要是这么干，可能当天就被解雇了。事实上，我们有很多人几乎每天都在干类似的事情。一封邮件写了一半，一时间不知道怎么说，存成草稿，回头有心情了再写；一个方案有了初稿，需要找几个人一起把方案定下来，算了，手头项目那么多，先忙点别的，下周再组织研讨会不迟。这就是欠缺了“务必完成”的心态。
虽然办公室的表格、文字不像食材那样存在腐烂的风险，但是欠缺“完成”的心态仍然有严重的危害。不妨回忆一下，有多少工作是撂下之后再没捡起来的？直到你的老板、你的客户忍无可忍地来提醒你，或者约好的时间节点马上就要截止，你才慌慌张张地把那个半成品调出来走完剩余的几步。站在其他人的角度看，你已经做了多少不重要，90%和0%没有太大区别，都属于未交付、未完成的状态。再有，如果这项工作只是你个人的一个想法，没有人来督促你完成，会不会就永远搁置了呢？
另外，欠缺完成的心态会让你开启过多的任务，造成工作空间的拥挤和混乱。同时它还会占据你的思想，每次想到这么多没完成的事，心头都掠过一丝焦虑，让你承受额外的压力。
那么，怎么培养务必完成的心态呢？关键是要分析导致你做事难以完成的障碍是什么。有可能是你过度自信，盲目乐观，总是低估剩余部分需要花费的时间。有可能是你野心勃勃，甚至是有点急功近利，喜欢把很多件事同时往前推进，认为这样比一件件做来得要快。也可能是完美主义倾向，工作当然要追求卓越，但卓越不是完美，而是高质量地完成。除了警惕这些内在的心理障碍，外在的障碍也会有，比如你的领导经常不拍板、不回复；你的同事经常请你帮忙，你碍于面子放下自己的事跑去帮助他们。这就需要你想办法通过沟通，排除这些障碍，为完成工作创造一个好的条件。
当然，很多办公室工作不像大厨做菜那样，可以在短时间内一气呵成。假如你手头的工作需要2个小时，距离下班只剩下1个小时，你该怎么办呢？这时候你需要提前做出判断，考虑好是现在就停下来，还是再往前多做一点呢？如果这项工作可以分解成多个子任务，最好能在一项子任务结束后停手。注意，无论如何都不要忙活到最后一刻，匆匆忙忙地关上电脑拎包就走。正确的做法是在下班前留出足够的时间，用来对工作现场进行锁定。工作现场的锁定包括这些方面：派得上的资料收纳在一起，保存在特定的位置，其余的资料归档或者删除；明确下次推进时要做的第一件事，放到待办事项清单里，进入第二天的工作计划；如果你的老板和客户密切关注这项工作的进展，发消息通知他们最新的情况；如果你有搭档，告诉他接下来有哪些需要他配合的地方。做完这些，你会有更迫切的愿望继续推动这项工作，一直到它彻底完成。这才是“务必完成”的心态。
结语
好，这本《精益工作法》就为你介绍到这里。
为了适应餐厅后厨的工作环境和工作特点，世界顶级大厨形成了一套完整的价值准则和行为规范，我们可以将其借鉴到办公室工作中，称为精益工作法。如果用这种方法来指导日常工作，你的这一天可能会怎么度过呢？
在晚上离开办公室前，你会整理你的工位，使用中转站工具，把所有的工作空间恢复到最佳状态上。这个过程会有一批新的待办事项从邮件、微信、记录本等各处汇总到你的清单中。根据自己的工作内容，你对待办事项进行了排序。紧接着，你从中选取了排名比较靠前的10件事，放入了第二天的时间表中。到此为止，你花了大约半个小时的时间，就已经拥有了最佳的工作空间和详细的工作计划。
第二天早晨，你从容地来到办公室，按照工作计划的安排，全身心地投入到了工作中。先是用了30分钟，完成了一些需要与别人合作的工作，处理了一些事务性的工作。之后，你采用潜水艇的方式，设定了一小时的闹钟，关闭了手机和电脑的网络连接，保证自己的觉知不受到过多的干扰，全身心地投入到一项任务中，比如专注书写一份项目方案。一小时后闹钟响起，你暂时从全身心投入的工作中浮出来，快速地收拾了桌面，检查了邮箱和手机，把两封刚收到的邮件加入了待办事项清单中。
10分钟的快速处理后，你回到刚才的任务，专注工作。距离约定的部门会议只剩下半小时的时间，项目方案还没有完成，你决定把工作的断点就设定在这里。带着务必完成的心态，你花了点时间用来锁定项目方案的工作现场，着重记录了你当下的思路，以及接下来的注意事项，这让你在下午可以坚定地继续推进这项工作。下午下班前，你终于顺利地完成了这个项目方案。
清点今天的工作计划，你发现10件事完成了9件。这个完成的情况还是很令人满意的。剩余的那1件怎么办呢？没关系，你已经开始再次清理工作空间，着手制定下一天的工作计划。
这就是“精益工作法”的一天。如果你对这种工作方法感兴趣，觉得还挺实用，不妨也实践一下。