用组织设计来应对疫情影响

Covid-19危机导致了重大的人类和社会后果，未来的影响仍然不确定。许多企业面临收入和利润率的大幅下降，这对现金流量和投资产生了负面影响。成本管理不可避免地在首席执行官和首席财务官的议程中。

在应对Covid-19危机造成的破坏时，组织设计在有效的成本降低策略中可以发挥重要作用。我们将更详细地回顾组织设计，并讨论组织成本管理的三种方法。

为什么在减少成本方面对劳动力进行审查？

诸如采购支出审查之类的成本降低活动可提高成本基础中特定部分和目标部分的绩效。但是，取决于部门劳动力可以构成成本基础的最主要部分，为了解决劳动力成本基础，企业需要更改其组织设计，并最终更改劳动力成本。采取正确的行动：

帮助企业避免将来采取更严厉的措施（例如大规模撤资或关闭）

定位业务以应对未来的业务量增长

帮助为将来的投资提供资金，以提高业务竞争力并增强对现有或新客户的主张。

制定劳动力成本削减计划

有多种方法可以通过组织设计来降低成本：

1、目标和委托

2、集成设计

3、活动分析

在某些情况下，最好的方法可能很明显，但在大多数情况下却并非如此。没有“一刀切”的解决方案。通常，混合方法将产生最可持续的业务成果。为了确定方法，需要进行范围界定活动，其中业务定义目标是什么，范围是什么。

在范围界定期间，企业需要考虑一些重要问题：

无论如何，您想保留哪些主要人才？

什么是核心和非核心业务活动？

还有哪些其他正在进行的举措会影响您的员工决策？（例如外包，自动化等）

 战术人员行动

可以采取成本驱动的劳动力行动，这些行动不需要组织设计，在参与更广泛的组织设计计划之前应予以考虑。例如包括：

冻结招聘，晋升或调动；减少、推迟或取消培训计划；研究生计划或实习。

一次性减少年度奖金。

自愿裁员和加快退休计划。

方法1：目标和委托

第一种也是最简单的方法是“目标和委托”。这是领导层根据业务需求确定目标，然后在没有太多支持或指导的情况下将实施委托给地区，职能和/或业务部门的经理的时候。

给予管理的目标可以是以下形式：

绝对数字。例如，减少200万英镑的资源成本或减少100人；

百分比。例如，将资源成本或FTE数量减少15％。

目标很简单明了，很容易理解和传达，可以跟踪结果。

Target和Delegate的缺点是什么？

很难定义和同意如何在业务部门之间设置和分配目标。这种方法没有提供关于如何降低成本的清晰信息，从而导致方法和消息不一致。这也可能导致由本能和个性而不是过程和数据驱动的不公平和反动的过程，或者是因为负责实施的管理人员可能没有所需的经验和专业知识，或者业务的不同领域之间可能存在依存关系。

方法2：集成设计

集成设计方法是企业将在工作计划中建立一个专门的团队的方法，该方案将以周密的，循序渐进的方式解决整个公司（跨业务单元，区域，职能部门）的问题。

该计划通常从现状分析和诊断开始，详细分析组织的当前状态并确定什么有效，什么无效以及改进的机会领域。然后，将程序划分为工作流，这些工作流由中央团队协调深入业务的特定领域（例如业务单元，区域，职能部门等）。

当企业想要同时解决大部分或整个组织时，可以采用这种方法。

方法变化

最初的范围界定活动和现状分析将确定程序方法的深度和复杂性。考虑这一点的一种简单方法是将其分为三种类型：

A、简单方法

该业务部门不打算进行重大重组和目标运营模式变更，而是保留核心结构并进行优化。例如方法包括优化跨度和层次，基准测试和使功能与行业平均值保持一致，简化报告层次结构等。虽然快速而切实，但通过这种方法很难实现可观的，可持续的节省，并且可能具有破坏性。

B、基于主动的方法

基于计划的方法基于对现有结构的重大改进并将其分组为计划（通常但并非总是反映计划工作流）。这些举措应根据其涵盖范围进行划分。例如，具有三个计划的计划可以包括：合并销售和营销团队，将区域采购团队集中在一个中央职能部门中，并为应付帐款和应收帐款功能创建共享服务中心。

C、从零开始的方法

这是最激进的方法，在一张空白的纸上开始全新的设计，而不管当今组织的结构如何。这显然是最具挑战性和最难实现的方法，但可能带来最大的好处。在疫情的情况下，企业可能正在寻找具有更快速回报的解决方案，由于这种方法的交付时间和实施时间较长，因此这种方法可能不合适。

综合设计方法可能会在其建议的基础上触发更详细的工作，例如深入研究活动分析（请参见方法3）或人力资源政策变更（例如，薪酬和福利，招聘，绩效管理）。

集成设计的优点是什么？

与“目标和代表”相比，它更具战略意义，并从整体上对组织进行检查，而不是对每个部门进行单独检查。

它允许集成设计和功能单元，区域和功能之间的权衡。

它以编程的方式利用专职的专职知识。

提供经过深思熟虑的决策支持的客观和数据驱动的设计。

集成设计的缺点是什么？

它比目标和委托花费的时间更长。

变更的高影响可能会在内部触发阻力，这需要严格的变更管理和沟通。

管理工作计划的中央团队不会完全理解端到端的整个业务，这可能会导致提出不切实际的建议。

方法3：活动分析

活动分析是最详细的方法，涉及检查所有以人为本的活动和过程。通过此分析，您可以了解每个活动需要多少努力以及是否值得更改或改进。

通常，这是通过调查劳动力以找出“人们做什么”和“他们如何做”来进行的。可以理解，这可能是一个非常耗时的分析工作，并且很难在整个组织中实施，尤其是在大型组织中。根据综合设计类型计划的发现，活动分析可以集中在组织中具有最大改进潜力的部分上。

活动分析的优点是什么？

它是分析性和客观性的。它为企业提供了以前未知的见解，并且可以触发与劳动力无关的其他改进计划。在组织意识到从活动分析到启动敏捷，六西格玛或其他运营改进计划的改进潜力之后，这很常见。

不同类型的业务活动可以采用不同的方法

活动分析的缺点是什么？

该过程有时可能会激励员工，并给员工带来破坏。

收集的信息并不总是准确或客观的。

定性措施更难评估和分析定量措施，而人们（有意或无意）可能会提供虚假或误导性信息，然后将其用作分析的基础。

它并不适合所有类型的活动。例如，开展成功的营销活动的活动并不总是相同的，并且不能以一种适合所有方法的模型来建模。

着手进行任何降低成本的计划都是一项巨大的努力，因此很容易在步伐和压力上扫清以实现所需的成本节省。每种节省成本的方法都有其优点和缺点，但是它们都在正确的环境中有效，因此了解您要克服的组织和成本挑战非常重要。无论选择哪种方法，重要的是永远不要忘记人们的重要性。在困难时期，重要的是要尊重他人，有效地沟通，并在整个过程中带动组织。