如何审核“组织的岗位、职责和权限”

前言

标准内容

标准《质量管理体系-要求 GB/T 19001-2016》条款5.3组织的岗位、职责和权限的内容为“最高管理者应确保组织相关岗位的职责、权限得到分配、沟通和理解。最高管理者应分配职责和权限，以：a) 确保质量管理体系符合本标准的要求；b)确保各过程获得预期输出；c) 报告质量管理体系的绩效以及改进机会，特别是向最高管理者报告；d）确保在整个组织中推动以顾客为关注焦点。e)确保在策划和实施质量管理体系变更时保持其完整性。”

标准审核

对于条款5.3组织的岗位、职责和权限的审核。首先，要确定好审核对象。对于本条款的审核对象为组织的高层管理者。其次，要确定好审核方法。审核方法是文件查阅和现场检查。最后，审核内容并做出审核结论。第一、各部门、各岗位的职责和权限是否有成文信息做出规定？当然，标准《质量管理体系-要求 GB/T 19001-2016》没有要求必须有成文信息。各部门、各岗位的职责和权限是否清晰和完整？各部门以及各岗位的员工是否都明白自己的职责和权限？第二、是否有职责不清、权限不明或者部门之间职责不协调的情况？第三、确保组织的质量管理体系符合标准《质量管理体系-要求 GB/T 19001-2016》要求的职责和权限是否明确？第四、确保各过程获得预期输出的职责和权限是否明确？第五、报告质量管理体系的绩效以及改进机会，特别是向最高管理者报告的职责和权限是否明确？第六、确保在整个组织中推动以顾客为关注焦点的职责和权限是否明确？第七、确保在策划和实施质量管理体系变更时保持其完整性的职责和权限是否明确？

总结

通过三天时间，将如何审核“领导作用”部分分享完毕。第一天分享了如何审核“领导作用和承诺”；第二天分享了如何审核“方针”；第三天（今天）分享如何审核“组织的岗位、职责和权限”。虽然、标准《质量管理体系-要求 GB/T 19001-2016》只要求将质量方针形成成文信息，但是组织有关“领导作用”部分形成的成文信息比较多。有的组织的成文信息有：组织架构图、体系认证架构图、质量管理体系职能分配表、各部门职责和权限、各岗位职务说明书、质量方针等等。当然、管理是需要成本的，希望各组织在质量管理体系运行过程中要精简成文信息，做到适用即可。另外、审核员在审核时，也要遵照标准要求，不要过度要求组织建立一大堆文件，从而造成资源的浪费和成本的上升。