岗位说明书的设计与使用

潘文富

岗位说明书，也是新员工在入职时，所领到基本文件之一。与内部通用的员工手册所不同的是，岗位说明书是针对某个具体的工作岗位，进行全面说明的书面文件，让新进员工快速了解所在岗位的相关工作情况，尽量缩短员工对工作内容的熟悉时间，尽快上手，压缩作为新员工的负资产状态时间。

而传统的做法，是让新进员工自己来慢慢熟悉情况，效率低，耗费时间长，甚至，还没等新员工完全熟悉情况，人家已经辞职不干了。所以，得要给予新员工明确的书面说明文件，并且是每个岗位都应该有对应的岗位说明书，无论是销售总监、普通业务人员，还是送货车司机，都得有。

那么，岗位手册里应包括哪些内容呢？

1.       显示位置

所谓显示位置，既是显示该岗位在公司组织结构中的位置所在，并标明其上下级的关系结构。

2.       岗位技术构成

既是需要具备哪些职业技术，才能有效的胜任这个岗位的工作。可将本岗位所要涉及到的各类职业技术，诸如基础技术、相关知识、专业技术，需要持续提升的技术等等，进行分类列出，让员工以此作为对照，评判自己是否称职，并作为后期自我学习提升的方向指引。

3.       岗位工作范畴

本岗位具体需要负责哪些工作，并且，按照工作类型分为主导型工作与配合型工作，按照工作频次可分为日常型工作和偶发型工作。对所涉及到的工作内容，需要说明基本的工作标准与流程。并做岗位工作性质的描述和基本工作原则的说明。

4.       工作时间说明

工作时间可分为以下几种情况：

A：上下岗检查清单。

即是每天上班时，首先要安装执行的工作，类似司机每天开车前，先绕车检查一周，看看轮胎，打火后看看油箱油量，是否有故障灯。下班也是如此，也得有一个对应的执行工作清单，哪些东西要收纳到位，哪些设备要关机，然后才能下班走人。

B：每天都需要处理的固定工作。

C：每月的某个固定日期需要处理的工作。

5.       与其他岗位或工作之间的关联关系

在工作中，本岗位经常与其他岗位之间所发生的联系，或是某类本岗位主导的工作，需要涉及到其他岗位的配合，或是其他岗位所主导的工作，需要本岗位进行相关配合的。

6.       岗位的异动

即是本岗位可能会出现的异动情况，例如平级调动、向上调动、向下调动等调动情况分别是怎么样的，尤其是这个岗位未来可以晋升的职务空间。当然，这个也得包括公司可能会安排的应急支援工作。

7.       本岗位所涉及到的各类权限与费用标准

公司所授予的各类职务权限，例如费用审批权限、物品的使用权限、可以直接决定的事务申请、可以调派的人事命令等等。分配使用的公司物资，及相关的办公待遇和费用情况，例如每月的客情费用、车辆使用费用、出差的住宿费用、补助标准、交通费、手机费、误餐费等各类费用的报销额度。

8.       案例说明

通过形象生动的现实案例，说明该岗位的重要性和优秀人物，在本岗位上所创造的价值和业绩记录，所取得的荣誉等内容。

此岗位说明书在起草和使用过程中，还应注意以下几点：

1.       岗位手册可不必等员工正式入职以后再给，在面试阶段，或是处于筹备状态就可给予。早点让员工熟悉该岗位的相关工作情况，明白自己该干什么，免得在正式入职后，产生落差感；

2.       各类岗位手册在公司内部可让员工自由领取，除本岗位的情况熟悉外，也鼓励员工多了解其他岗位的工作情况，为后期内部调动打好基础；

3.       在员工晋升之前，需要提前将即将晋升的岗位说明书学习完毕，在晋升上岗前就全部熟悉情况；

4.       岗位工作说明书，也可以作为内部惩处的依据，既然在岗位工作说明书里已经有明确说明，再出现明知故犯，或是互相扯皮的情况，也有个对照的依据。

岗位说明书编撰完成之后，有几种使用场景：

一、新员工入职。在正式入职之前，就把岗位说明书给到新员工，让其在入职之前进行自我学习，这样不占用正式入职之后的工作时间。

二、公司原本没有岗位说明书，或是原有岗位说明书内容老化的，在进行岗位说明书增补更新之后，若是直接给到当前员工，有可能有些员工压根不看，原来怎么干还是怎么干，或是觉得内容太多太复杂，要求太高，从而产生些抵触情绪。

这就需要进行分拆，按照一定的次序，一个环节一个环节的给：

1．上下岗检查工作清单（这个最简单）。

2．例行重复工作说明（每天的主要工作）。

3．与其他岗位配合情况（避免扯皮）。

4．全部工作范畴（汇总说明，避免后期再说有加工作量的嫌疑）。

5．岗位职业技术（基于实际工作，再对照自己的实际职业技术结构）。

6．岗位异动（给希望）。

7．岗位权限（权利标尺）。