excel表格搞定所有计划总结
本表格由forcode设计,用于代替纸质版的年计划、年总结,月计划、月总结,日计划、日总结,而且,只需要一张excel工作表。
这个excel计划总结表有诸多优点:
一、方便筛选回顾:
很多人设计的excel表格方便打印,却不方便筛选资料和回顾,笔者因为有统计学背景,会从数据统计、筛选角度来思考问题,特意设计成每一个计划只占一行,计划跟总结紧挨着方便对照,年计划、月计划、日计划共存于同一个数据表,使用计划“类别”这个变量来区分,而不是年计划单独一个表格、月计划单独一个表格,每个月的日计划再单独一个表格,那样年计划总结、月计划总结、日计划总结都割裂分散在不同的表格中,不方便对照、回顾。
二、良好的扩展性:
所有计划用一张表格解决,设计模型非常简洁,可扩充性非常棒,基本上你这一生每一年、每个月、每一天的计划总结情况,都可以全部容纳在这一张表格里,每年365个日计划总结、12个月计划总结、1个年计划总结,合计378行,十年也不过3780行。想一想你十年里工作、生活会经历多少变迁,全都可以在这个表格里筛选回顾。
三、记账功能:
甚至,你的每日开支,都可以在累计开支这一列来记录,具体开支明细可以使用“插入批注”功能,写在累计支出那个单元格的批注里。如果你像forcode一样没有每天记账的习惯,也可以删掉“累计支出”这一列。
四、日记功能:
你也可以在最后一列的备注里记录今天的主要活动、心得、见闻、随感等私人日记。
五、表格截图保存:
你可以很方便地将某一行或某几行选中之后截图保存,那实际上就是一个单独的计划表,方法是选中需要截图的某几行几列表格,然后ctrl+C复制,然后打开附件的画图,然后粘贴,然后选择保存为gif格式图片体积会比较小,比如你可以将2017年1月的月计划总结和该月每天的日计划总结单独保存成一张图片或打印成一个pdf文件、或打印成纸质版。
六、批注功能:
excel每个单元格都可以右键插入批注,使用这个功能,也很方便备忘很多资料,只是不会被打印出来罢了。
七、单元格超链接:
excel支持文件内超链接,如果年度计划或月度计划总结非常长,一个表格无法容纳,可以单独新建一个工作表,然后将该单元格链接到单独的工作表。
八、灵活运用首行的筛选功能:
1、在设置了日期列之外,特意还增加了年份、月份这两列,并不是多余的,而是可以在筛选中只选定特定年份、月份,隐藏其他年月的计划总结,比如你可以只显示2017年1月的计划总结,其他全部隐藏。
2、检查回顾年度、月度计划完成情况。比如在“类别”中只选择年计划、月计划,就可以隐藏所有日计划,方便回顾年度计划、月度计划的完成情况,比如你可以将全年月计划、月总结筛选出来,然后保存成图片或打印出来。
3、当你使用这个表格几十年之后,你可以筛选只显示年计划总结,那将隐藏所有月计划、日计划,你可以回顾过去几十年里每年年初制定的计划、每年年底写的总结,一定会感慨良多吧?!
九、配合TXT记事本备忘长文:
本计划总结表建议与一个纯TXT格式的记事本结合使用、相互印证,因为excel表格不适合记录大段长文。笔者(微信订阅号:forcode奇想录)过去七八年里,养成了一个习惯:用notepad+打开一个TXT文件来记录每天写的文字、工作中需要用到的文本资料。
该记事本最上方是置顶的待办事项,每一行记录一个待办事项,待办事项完成之后就剪切到当日的记事中,不再出现在顶部的未完成事项清单中。然后待办事项列表下方就是每一天的记事,一般使用六位数的日期加冒号单独一行来开始一天的记录,最新的记录放在最上方,旧的记录不断往下延伸。
类似这样的格式:
待办事项1
待办事项2
待办事项3
待办事项4
……
170109:
文本资料1
文本资料2
文本资料3
……
170108:
文本资料1
文本资料2
文本资料3
……
这样,基本上我一年里写的文字、保存的文字片段都在本地一个txt记事本里,需要的时候使用notepad+的搜索功能就很快可以找到,比什么专门的task管理软件、evernote之类的方便多了。再使用某个文件夹同步软件同步到云端,在外面也很方便随时调用。
十:如何制定目标计划
其实,笔者(微信号:forcode奇想录)在初中的时候,就有每天、每月、每年做计划总结的习惯,笔者在初中时是一个计划性非常强的人,当时是买一本厚厚的日历,每天撕一张的那种,然后在日历背面上半页写日计划,下半页写日总结,然后还给每一天的自己打分,月计划、年计划则另外单独一个笔记本记录,纯手工的。
我的经验是,做计划宜粗不宜细,计划太细就变成一种枷锁了,计划赶不上变化。而且,计划没有全部完成,也无需过分自责焦虑。
我初中的时候每天晚上都会反思一天的所作所为,吾日三省吾身,每次都自责自己没有完成计划,而我制定的计划任务量又过高,这基本上注定了我每天都活在失败当中,这导致我高中之后,干脆完全放弃掉制定计划、写总结这个好习惯,变成一个懒散的人。到大学之后,生活就更加没有节制,经常通宵上网,每天只吃一两顿饭……
其实,我们不可能制定出一个完美的计划,我们的目标可能会过高,所以,当计划没有被100%地执行,并不必过分自责。
制定目标的时候,最好是一个踮起脚就能够得到的目标;
计划不宜太满,每天计划事项占据的时间,不应该超过3~4小时,其他时间应该是灵活安排的,这样会更加可行、更少挫折感,也就更容易长期坚持下去了。
每天、每月、每年的总结,不需要太全面庞杂,其实只是提供一个每天10-20分钟的反思生活工作的时间,这种反思对于我们选择正确的人生方向、工作方向非常重要,很多时候,成功并不是靠埋头苦干,更多地取决于选择,一个正确的选择,说不定可以将产出提高几百倍。
这个计划总结表就是一个工具,工具是帮助我们改善效率的,不应该成为我们的枷锁,它可以帮助我们生活得更有目标感,更有计划性,更多思考、自省,从而活得更成功、更有意义!