文件发布，流程部门审啥？既有价值又不讨人厌

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微信群有朋友提到一个问题：“流程管理部门经常审核各种流程，大家的审核点或审核标准是什么呢？比如人力资源制定了《工资核算与发放流程》，我们是审核形式合规性、内容质量、落地可行性，还是其他内容？”

我以前在企业专门做流程管理工作时，也负责审批过这些发布申请，而且还做过一个非常详细的checklist，遗憾的是后来电脑文件丢失了，而且当时也没纳入《跟我们做流程管理》，因为当时写那本书基本上是一气呵成，全凭内心感觉，为了不打断思路，基本上没有去筛选和采纳当时已经形成的工作文件。

流程文件发布审核点

我已经多年没做过流程文件发布审批了，所以现在再让我回头看这件事情，已经很难完全回到当时的场景了。所以，只能基于目前的认识作一个简单地概括论述：

1. 看框架。了解本次发布的文件是否符合流程框架的要求，特别是一些新流程文件更是要严格把关，避免针对某一个临时状况发布一个流程文件，更要杜绝另起炉灶和与现有文件冲突；

2. 看规范性。是否有按照标准模版编制？是否包含了所有要素？是否有相关表格附件？等

3. 看合规性。了解什么地方做了修改，有没按照规定经过相应层级领导审批与会签？避免有些部门自己想当然修改和发布文件。

4. 看质量。比如流程范围是否清晰？职责描述是否清晰？活动节点描述是否详尽和有指导价值（新员工要能看懂）？流程图逻辑是否清晰？是否有说明清楚此流程与其他流程/制度之间的逻辑关系？流程绩效指标设计是否合理？

5. 看落地。重要文件是否做了培训推广？有没落实到IT中？

特殊情况特别关注

上面说了这么多，每一个文件都一条一条严格把关当然最好。实际上，在不同企业不同发展阶段，作为流程管理人员还是要有所侧重，以确保价值导向和落地。

1. 不同的阶段，流程建设侧重点有所不同，审批关注点也应该有所不同。比如在初期，这时就不能对每一个新文件斤斤计较，要鼓励各业务域提升标准化规范化水平，提高文件覆盖率，所以核心是看框架、合规性及部分规范性（必须先确保按照模版写）。当这些文件再次修改时，可能再对质量进行严格的审查比较合适。

2. 成熟度高的流程域要强调“好”，成熟度低的流程域强调“有”。

3. 越是核心的重要度高的流程越要严格把关。

有关前置流程部门审批的价值

如果严格审批，我估计每一个流程文件的活动节点的描述都可以找出毛病，但是否每次都深究呢？

很显然不是，如果你参与了这个流程的梳理和优化，你可以直接把你了解的一些内在有价值的内容要求相关部门补充上。

但你如果对这个流程本身了解甚少，硬性地要求他们不断深化活动描述，业务部门会非常反感，特别是别人辛辛苦苦讨论了N久的一个文件，本来各部门都没啥问题了，到你这里还要折腾半天。

所以，除非你理解内容核心，提供一些增值的建设性建议，否则在具体内容描述方面不一定要面面俱到提N多问题，好像要展示自己的流程专业能力似的。

从这个意义上讲，我更强调和建议流程管理部门能够更加积极主动，让各个部门都愿意主动邀请流程管理部门的参与，在流程梳理和优化的过程中提出我们专业部门的增值性建议。我们一定要和业务部门站在一个战壕里面去协同思考和优化，而不是简单地最后管控。

国内某行业领导者流程发布审批小故事

有一次，我与国内某行业领导者流程团队交流，他们也提到对这个问题的思考。他们的经历（而非经验）是：

建立流程管理团队初期，他们对各部门发布的文件把关非常严格，其实各部门有点反感，也不愿意发布文件。甚至会出现，年底各部门集中发布流程文件的现象，因为年底考核这方面的工作所以不得不发布，而且集中发布的话流程团队也没时间把关那么严格了。

后来，随着组织规模的快速扩张，而且市场变化快，各业务部门会持续不断调整文件适应业务需要，需要发布的文件越来越多，根本不需要流程团队督促更新。

流程团队在文件审批环节也已经没有太多精力做严格的文件控制了，所以现在基本上就看两点，一是有没和现有流程架构冲突，一是看有没使用模板，不再关注内容本身。而且，这几年执行下来好像也没啥问题，因为业务部门之间会对自己发布的内容负责。

目前，流程团队的主要工作放在流程优化/变革工作上。

通过这个案例故事，你有什么启发？

流程团队与业务部门的冲突故事

有一个企业曾经给我讲过他们在这个工作上的冲突故事。

他们几个业务部门围绕某一个业务研讨了2个多月，最后成文提交发布。结果，流程部门给退回来了，当然提了很多专业意见，包括一些业务设计意见。甚至，最后这个事情闹到两个部门的领导那里去了，而且各自都有自己的理由。

业务部门提出几个疑问：

1. 这个流程，我是流程OWNER，还是你是流程OWNER？

2. 如果这个流程执行有问题，老板是打我的板子，还是打你的板子？

3. 你的专业意见我们不是不知道，我们也希望完美，但当前企业能落地吗？

这个案例故事，你又有什么思考？

有关流程文件的发布的小技巧

最后，您还可以设计一个《流程文件发布申请表》，作一个简单的模版，要求他们每次填写清楚本次流程核心变化点，及对哪些岗位有什么影响。这些信息有利于流程管理部门在做新流程文件通告时，直接在邮件正文告诉所有相关人员。

毕竟一个邮件，可能只有8%的人打开附件，最后只有4%认真看完了新流程文件，1%自己判断出了改变点。如果你直接把核心变化点放在邮件正文并标上颜色，估计有80%的人会简单看完。

当然，重要的业务流程变更，业务部门一定要针对相关部门相关人员召开流程现场解读会，甚至做新流程知识点考试。

说明：这篇文章是我最早2014年4月发表于畅享网，原文《在流程文件发布中，流程专业部门的价值点在哪里？》本次做一次更新。