Excel 2016︱数据透视表

数据透视表的用途

数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式动态表格，能帮助用户分析、组织数据。例如，计算平均数和标准差、建立列联表、计算百分比、建立新的数据子集等。建好数据透视表后，可以对数据透视表的布局重新安排，以便从不同的角度查看数据。数据透视表的名称来源于它具有“透视”表格的能力，从大量看似无关的数据中寻找背后的联系，从而将纷繁的数据转化为有价值的信息，以供研究和决策所用。

总之，合理运用数据透视表进行计算与分析，能使许多复杂的问题简单化并且极大地提高工作效率。

一个简单的例子

图 29-1 所示的数据展示了一家贸易公司的销售数据清单。清单中包括年份、季度、用户名称、销售人员、产品规格、销售数量和销售额，时间跨度为 8 个季度（2016~2017 年）。利用数据透视表只需几步简单操作，就可以将这张“平庸”的数据列表变成有价值的报表，如图 29-2 所示。

此数据透视表显示了不同销售人员在不同年份所销售的各规格产品的销售金额汇总，最后一行还汇总出所有销售人员的销售额总计。

从图 29-2 所示的数据透视表中很容易找出原始数据清单中所记录的大多数信息，未显示的数据信息仅为用户名称和销售数量，只要将数据透视表做进一步调整，就可以将这些信息显示出来。

将用户名称、年份和产品规格移动到筛选器区域，数量与销售金额并排显示，只需简单地从用户名称、年份、产品规格字段标题的下拉列表中选择相应的数据项，即可查看不同时期和不同地区的数据记录，如图 29-3 所示。

数据透视表的数据组织

用户可以从以下 4 种类型的数据源中来创建数据透视表。

（1）Excel 数据列表

如果以 Excel 数据列表作为数据源，则标题行不能有空白单元格或者合并单元格，否则会出现错误提示，无法生成数据透视表，如图 29-4 所示。

（2）外部数据源

例 如， 文 本 文 件、Access 数 据 库、SQL Server、Analysis Services、Windows AzureMarketplace、OData 数据库等。

（3）多个独立的 Excel 数据列表

数据透视表在创建过程中可以将各个独立表格中的数据信息汇总到一起。

（4）其他的数据透视表

创建完成的数据透视表也可以作为数据源，来创建另外一个数据透视表。

数据透视表中的术语

数据透视表中的相关术语如表 29-1 所示。

用推荐的数据透视表创建自己的第一个数据透视表

从 Excel 2013 版本开始，新增了【推荐的数据透视表】按钮，单击这个按钮，即可获取系统为用户量身定制的数据透视表，使从没接触过数据透视表的用户也可轻松创建数据透视表。

示例29-1 　创建自己的第一个数据透视表

如图 29-5 所示的数据列表，是某公司各部门在一定时期内的费用发生额流水账。

面对这个上千行的费用发生额流水账，如果用户希望从各个统计视角进行数据分析，可以参照以下步骤。

步 骤 1

单击数据列表区域中的任意一个单元格（如 A8），在【插入】选项卡中单击【推荐的数据透视表】按钮，弹出【推荐的数据透视表】对话框，如图 29-6 所示。

【推荐的数据透视表】对话框中列示出按发生额求和、按凭证号计数等 8 种不同统计视角的推荐项，根据数据源的复杂程度不同，推荐数据透视表的数目也不尽相同，用户可以在【推荐的数据透视表】对话框左侧选择不同的推荐项，在右侧即可显示出相应的数据透视表预览，如图 29-7 所示。

步 骤 2

如果用户希望统计不同科目的费用发生额，可以选择【求和项：发生额，按科目划分】选项，单击【确定】按钮即可迅速创建一张数据透视表，且不用进行字段布局，如图 29-8 所示。

重复以上操作，用户即可创建各种不同统计视角的数据透视表。

数据透视表的结构

从结构上看，数据透视表分为 4 个部分，如图 29-9 所示。

行区域：此标志区域中的字段将作为数据透视表的行标签。

列区域：此标志区域中的字段将作为数据透视表的列标签。

值区域：此标志区域用于显示数据透视表汇总的数据。

筛选器：此标志区域中的字段将作为数据透视表的筛选页。

【数据透视表字段】窗格

【数据透视表字段】窗格中清晰地反映了数据透视表的结构，用户利用它可以轻而易举地向数据透视表内添加、删除、移动字段，设置字段格式，甚至不动用【数据透视表工具】和数据透视表本身，便能对数据透视表中的字段进行排序和筛选。

I　反映数据透视表结构

在【数据透视表字段】窗格中也能清晰地反映出数据透视表的结构，如图 29-10 所示。

II　打开和关闭【数据透视表字段】窗格

在数据透视表中的任意单元格上（如 A5）右击，在弹出的快捷菜单中选择【显示字段列表】命令，即可调出【数据透视表字段】窗格，如图 29-11 所示。

单击数据列表区域中任意一个单元格（如 C7），在【数据透视表工具 / 分析】选项卡中单击【字段列表】按钮，也可调出【数据透视表字段】窗格，如图 29-12 所示。

【数据透视表字段】窗格一旦被调出之后，只要单击数据透视表任意单元格就会自动显示。

如果要关闭【数据透视表字段】窗格，直接单击【数据透视表字段】窗格中的【关闭】按钮即可。

III　在【数据透视表字段】窗格中显示更多的字段

如果用户使用超大表格作为数据源创建数据透视表，数据透视表创建完成后，很多字段在【选择要添加到报表的字段】列表框内将无法显示，只能靠拖动滚动条来选择要添加的字段，从而影响用户创建报表的速度，如图 29-13 所示。

单击【选择要添加到报表的字段】右侧的下拉按钮，选择【字段节和区域节并排】命令，即可展开【选择要添加到报表的字段】列表框内的所有字段，如图 29-14 所示。

IV  在【数据透视表字段】窗格中搜索

当【数据透视表字段】窗格中的字段较多时，虽然可以通过拖动滚动条查找字段，但会影响操作效率，利用【数据透视表字段】窗格中的搜索框，可以轻松解决这个问题。如果需要搜索“入库日期”字段，只需在【数据透视表字段】窗格中的搜索框内输入“入库”即可，如图 29-15 所示。

如果需要恢复所有字段的显示，单击搜索框右侧的【清除搜索】按钮即可。

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