企业劳动规章制度合法三要素精解 │ 劳动法学堂
文 │ 谢炳城
原载《中国卫生人才》2021年4月刊
劳动规章制度是指企业制定的组织劳动过程和进行劳动管理的规则和制度的总和。规章制度的内容广泛，包括了企业经营管理的各个方面。规章制度又称为企业内部的劳动法则，是企业内部的“法律”。根据《劳动合同法》的规定，劳动者严重违反企业规章制度的，企业可以单方面解除劳动合同，且无需支付经济补偿。由此可见，合法的规章制度对企业的全体劳动者均具有约束力，是企业单方面解雇劳动者的法律依据之一，规章制度的地位可见一斑。
根据劳动法规定，企业制定规章制度必须符合“三要素”，即实体合法、程序合法、公示。
案例一：规章制度实体应当合法、合理
【案例】
郑某于2014年2月入职某公司担任部门经理，双方签订了书面劳动合同，约定月工资10000元。同年9月，郑某与本公司员工宋某相恋。恋情曝光后，该公司人事部经理找二人谈话，要求二人中必须有一人主动辞职离开公司，理由是公司规章制度明确规定，“禁止员工之间谈恋爱、结婚，违反者公司可与其解除劳动关系”。二人认为公司规定不近人情，均拒绝辞职，随后公司向二人发出《解除劳动合同通知书》，均被公司解雇。郑某将公司诉至法院，要求公司支付违法解除劳动合同赔偿金20000元。法院最终支持了郑某，判决该公司支付违法解除劳动合同赔偿金20000元。
案例来源：司法部“中国普法”公众号
实体合法，即内容合法、合理，指的是企业制定规章制度时，要严格执行法律法规规定，从保护劳动者利益出发，拟定的各项条款应体现劳动关系双方的权利义务相一致。根据《劳动法》第四条规定，“用人单位应当依法建立和完善规章制度，保障劳动者享有劳动权利和履行劳动义务。”法律赋予了企业单方面制定劳动规章制度的权利，同时也是其法定的义务。企业应根据生产经营的需要，从自身实际出发，建立和完善内部“法律”。
1、劳动规章制度内容
1997年11月25日，原劳动部发布《关于对新开办用人单位实行劳动规章制度备案制度的通知》指出，用人单位应依照《劳动法》的有关规定制定劳动规章制度，主要包括劳动合同管理、工资管理、社会保险福利待遇、工时休假、职工奖惩，以及其他劳动管理规定。这一规定，给企业所制定的规章制度内容勾画出了大概框架，企业可以根据这一规定的方向进行制定。
然而，前述通知用的是“主要包括”。其一，该通知所指出的规章制度所应包括的主要内容，仅仅是建议性的，而非法定性义务，企业制定规章制度时可以包括这些内容，也可以不包括；其二，主要包括的意思是，不限于列出的这些内容，企业还可以根据生产经营的实际情况和需要，增加更多的内容列入规章制度中，以保障企业的有序运行。
事实上，在企业劳动关系管理实务中，规章制度内容确实不止上述这些内容，除此之外还包括宿舍管理、食堂管理、入职离职管理、培训管理、印章管理、车辆管理、安全管理、职业健康管理等，涉及用工管理的各个方面。
2、规章制度不可违反法律法规规定
《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》（法释〔2020〕26号）第五十条规定，“用人单位根据劳动合同法第四条规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为确定双方权利义务的依据。用人单位制定的内部规章制度与集体合同或者劳动合同约定的内容不一致，劳动者请求优先适用合同约定的，人民法院应予支持。”
其一，企业必须在法律规定的框架内制定规章制度，所有条款不得与法律规定相抵触、相违背，否则无效；其二，这里所说的“国家法律、行政法规及政策”指的是广义的法律概念，即包括宪法、法律、行政法规、地方性法规、政府规章、部门规章，以及各地区、各民族自治地方的自治条例、单行条例等。
3、规章制度需公平、合理
企业规章制度内容除合法以外，还应当公平、合理。何谓公平、合理？《现代汉语词典》的解释分别是“处理事情合情合理，不偏袒哪一方面”、“合乎道理或事理”。规章制度是否公平、合理，应结合企业的经营方式、生产方式、人事管理现状、劳动者岗位职责等具体情况综合分析。通常来说，以符合社会的一般认知和大多数劳动者的认同作为判断是否公平、合理的标准。尽管如此，如何把握合理，怎么样才算合理，依然是实践中的难题。
在实务中，规章制度不公平、不合理现象并不鲜见，甚至还有许多的“霸王条款”。比如，员工一天只能上3次厕所，每次上厕所不得超过5分钟，旷工半天视为严重违反规章制度，见到单位领导要问好，一顿饭要在15分钟之内吃完，以及一些只强调企业权利而免除义务的不公平条款等等。这些规定看似“不违法”，但是超过了一般社会人对事物可接受的“度”，因此是不公平不合理的。
4、规章制度不得违反公序良俗
公序良俗原则是民法的一个基本原则，指的是公共秩序和善良习俗。我国《民法典》对公序良俗原则作了大量的规定，比如，该法第八条规定，“民事主体从事民事活动，不得违反法律，不得违背公序良俗。”第十条规定，“处理民事纠纷，应当依照法律；法律没有规定的，可以适用习惯，但是不得违背公序良俗。”
公序良俗原则在劳动关系中同样适用，企业在制定规章制度时，不得违反公序良俗和社会公德，损害社会公共利益。
案例二：规章制度应当经民主程序制定
【案例】
杨某于2007年入职某公司。2019年3月，公司发布《内部竞聘实施方案》，决定就公司人力资源部、办公室等15个部门岗位展开内部竞聘，该方案规定未通过竞聘上岗的，待岗三个月，直至解除劳动合同。该方案由公司制定并发布实施，未经民主程序。杨某收到竞聘通知后，未参加竞聘。11月15日，公司解除了与杨某的劳动合同。杨某申请劳动仲裁，主张公司继续履行劳动合同。经过一裁两审，法院最终支持了杨某的诉求，判决公司继续履行劳动合同。法院认为，竞聘、调岗属于涉及劳动者切身利益的重大事项，应当经过民主程序制定，公司所依据的竞聘方案，未经民主程序，不符合法律规定。
案号：合肥中院（2020）皖01民终4104号
劳动者参与企业民主管理，是企业管理制度的一项重要内容。劳动规章制度作为劳动关系双方的权利义务重要载体之一，其大多数内容均与劳动者的切身利益密切相关，让本企业的广大劳动者参与规章制度的制定，可以有效地杜绝企业独断专行，防止企业利用规章制度侵害劳动者合法权益。
1、民主程序的法律规制
《劳动法》第八条规定，“劳动者依照法律规定，通过职工大会、职工代表大会或者其他形式，参与民主管理或者就保护劳动者合法权益与用人单位进行平等协商。”《劳动合同法》第四条第二款、第三款分别规定，“用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。”“在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。”此外，《工会法》第三十八条、《公司法》第十八条等均对规章制度民主程序作了相关规定。
由此可见，规章制度民主程序是企业的法定义务，是规章制度合法的必备要素之一，企业必须按照法律规定的民主程序制定规章制度，否则有规章制度无效的风险。
2、民主程序的实施
那么，企业如何通过民主程序制定规章制度呢？本文作者谢炳城(微信6223155)认为，可从以下几个步骤进行：
第一步：拟定规章制度草案。根据企业实际经营需要和用工情况，拟出规章制度草案。可以由企业人力资源部或法务部执笔拟定，也可以邀请企业工会、职工代表就一些涉及劳动者重大利益的条款进行共同商议讨论，并根据商议结论拟定。可以委托专业的劳动法律师拟定，也可以自行拟定后委托专业劳动法律师对内容进行合法性审查。草案内容可以涵盖企业用工的方方面面，也可以先拟定一些重要的内容，比如劳动纪律、工资管理等，以后再逐步完善。
第二步：就规章制度草案向广大劳动者征求意见。可以通过张贴、群发邮件、OA办公平台、微信群、钉钉平台等向广大劳动者公示，征求意见和建议，并对广大劳动者提出的意见建议对规章制度草案进行斟酌修改。
第三步：召开职工代表大会或职工大会，讨论并通过制度内容。确定会议时间，确定会议议程，通知与会人员。开会当天，企业负责人与工会代表（如有工会）、广大职工（或职工代表）就规章制度草案内容进行充分磋商讨论，工会代表、职工或职工代表认为不适当的，有权向企业提出，通过协商予以修改完善。会议应当制作会议记录及签到表，全体与会人员均需签到。
第四步：定稿并公示。
3、部分地区规定民主程序非必备要素
我国有些地区认为，在规章制度合法“三要素”中，实体合法和公示是必须具备的，而民主程序则相对弱一些。比如，广东省高院、省劳动仲裁委《关于适用〈劳动争议调解仲裁法〉、〈劳动合同法〉若干问题的指导意见》（粤高法发[2008]13号）第二十条规定，用人单位制定、修改直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，未经过民主程序的，原则上不能作为用人单位用工管理的依据，但规章制度或者重大事项的内容未违反法律、行政法规及政策规定，不存在明显不合理的情形，并已向劳动者公示或告知，劳动者没有异议的，可以作为劳动仲裁和人民法院裁判的依据。
司法实践中，也有观点与广东规定类似。比如，浙江嘉兴中院（2019）浙04民终973号民事判决书认为，未经民主程序制定的规章制度，其内容未违反法律、行政法规及政策规定，不存在明显不合理的情形，并已向劳动者公示或告知，也可以作为人民法院裁判的依据。
案例三：规章制度应当向劳动者公示
【案例】
林某是某公司员工。2017年6月9日，林某在工作现场不服从工作安排，擅离工作岗位，公司以严重违反规章制度为由解雇了林某。林某诉至法院，主张公司支付违法解除劳动合同赔偿金。公司辩称，林某行为构成严重违反规章制度，公司解除劳动合同合法。林某再称，其并不知道公司有此规定，公司并没有向其公示过规章制度，其并不知道公司有这个制度。因公司无法举证向林某公示过规章制度，需承担举证不能的不利后果，两审法院均判决该公司向林某支付违法解除劳动合同的赔偿金13585元。
案号：大连中院（2018）辽02民终5933号
所谓公示，即公开宣示，《现代汉语词典》解释为“公布，让公众了解并向公众征求意见”。企业规章制度公示程序，也称为告知程序，即把规章制度的内容通过一种或多种方式告知劳动者，让劳动者知晓。
1、规章制度公示后才产生约束力
《劳动合同法》第四条第二款、第四款分别规定，“用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。”“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”
据此，企业规章制度只有向劳动者公示后才对劳动者产生约束力。换句话说，若未向劳动者公示，即使劳动者行为构成严重违反规章制度，原则上企业也不得作为解除劳动合同的依据，否则则存在被认定为违法解除劳动合同的风险。
2、公示的时间
根据前述规定，公示规章制度的时间有两个：一是在第一次制定规章制度时，与职工代表或全体职工讨论制度内容，这一互动讨论的过程，属于事实公示；二是修改规章制度重要条款时，即“涉及劳动者切身利益”和“重大事项决定时，需另外向劳动者公示。
3、公示的方式
规章制度的公示方式有很多种，实务中，常用的一般有：（1）把规章制度列为员工入职培训的内容之一，对新入职的劳动者进行培训，并保存有受训人员签到的相关培训记录；（2）将规章制度做成《员工手册》，发给其阅读，并制作相关的签收表单，必要时让劳动者写上类似“本人已阅读，知晓全部内容，承诺遵守”这样的词句；（3）将规章制度张榜公布，公布的地方可以在用人单位的宣传栏、员工宿舍、员工饭堂、工作场所等；（4）将规章制度作为劳动合同附件，在签订劳动合同时随合同文本一并给劳动者，并保留签收记录。
上述公示方式中，企业可以采用一种方式公示，也可以采用多种方式相结合进行公示，无论是一种还是多种，均需要确保能够有效地传递给劳动者，让劳动者能够完全知晓所公示的内容。
但是，企业应当尽量避免一些不能确保劳动者知晓的方式公示，以至于因公示无效而导致规章制度失去约束力。比如，打电话告知，企业官方网站或第三方网站公示，企业内网或OA办公平台公示，钉钉或微信群公示，发送电子邮件告知，在劳动者不容易看见的地方张贴，等等。当然，这些公示方式如果跟前述常规公示方式一起使用，那当然是没问题的。
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