认证机构“单方面远程审核”引发的思考

　　本网讯（通讯员 河南南阳市市场监管局 谭彦海）2020年新年伊始，由于新冠肺炎疫情的发生，对整个认证行业产生了巨大的影响，审核人员因部分获证企业处于疫情高风险地区，而无法进入现场进行审核，获证企业的临期的认证证书无法延续，紧急情况下市场监管总局办公厅《关于在新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间实施好质量认证相关工作的通知》推出了相应审核措施，从而保证了新冠疫情防控期间，认证机构的认证活动合规、有效、可持续。在此期间出现了新的现场审核方式即“远程审核”。然而，在国家市场监管总局2020年组织的认证从业机构“双随机、一公开”检查过程中也遇到了涉及远程审核的合法性、连续性、真实性、保密性等一些新问题，为我们的后续执法监管带来了新的思考。

　　一、远程审核的合法性问题

　　远程审核是新冠疫情期间为保证获证企业证书持续有效的一种措施，但是对于远程审核的理解也仅限于CNAS-CC14《信息和通信技术（ICT）在审核中应用》中的定义，没有任何的规则、规范对ICT审核技术进行规定，审核中出现的问题也没有监管依据。

　　“远程审核”不难理解，其实就是CNAS-CC14《信息和通信技术（ICT）在审核中应用》规定的以信息和通信技术获取信息的方式替代传统的现场审核，那“单方面”又作何解释呢？所谓的“单方面”就是指认证机构从编制审核计划、发送审核通知、现场审核首/末次会议签到表、现场审核报告直至出具认证证书等一系列认证活动不仅未提前在监管部门备案也未通知受审核方，且在贯穿认证活动始末的所有环节也均未对可能影响认证结果有效性的关键信息进行描述。这一做法，与CNAS-CC14《信息和通信技术（ICT）在审核中应用》中要求部分的规定相向而行。

　　二、远程审核的连续性和真实性问题

　　笔者在对2020年认证从业机构的“双随机”检查中发现，某认证机构于7月26日上午至7月27日下午对某物业公司的三体系（质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系）进行了第一次监督审核，8月11日作出符合要求，同意继续保持认证注册资格的决定。在此期间，认证机构于7月21日出具了《审核项目发送通知》，通知中显示共有5名人员参与审核，在《管理体系审核计划》中明确了其中3名为审核员，2名为技术专家；在检查获证组织提供的7月26日的首/末次会议签到表中发现，签到表只有4名审核组成员签字，遂询问获证组织有关人员，其声称其中一名审核员是因疫情原因不能到现场参与审核，将采用所谓“远程审核”的方式开展工作，此为其一；认证机构从《管理体系审核计划》、《审核项目发送通知》、《首/末次会议签到表》到《现场审核报告》以及通过“认证行政监管系统”查询，均未提到审核员将采用“远程审核”的方式参与审核活动，此为其二；经过询问调查，采用“远程审核”的审核员是通过微信视频通话的方式与获证组织有关人员仅进行了约十分钟的交流，期间交流了什么不得而知，此为其三；也就是说，认证机构在审核活动策划阶段并未对整个流程进行充分合理地安排，获证组织是在审核组到达现场后才知道其中一名审核员因为疫情原因到不了现场，这不仅完全忽视了获证组织应提前获悉此消息的知情权，且只有约十分钟的视频交流会不会让获证组织认为如此“高大上”的认证其实不过就是走个过场？试问，即便因为疫情原因不得已要采取“远程审核”开展工作，为何在国家认监委的“认证监管系统”中未提前报备？在签到表中为何没有进行情况描述？最终的《现场审核报告》又不做备注？如果不是此次“双随机”检查，是不是监管部门就不掌握这种情况？是不是就“蒙混过关”了？远程审核会不会通过简短的视频只展示审核员想要看到的内容呢？由此可见，审核活动的连续性和审核结果的真实性都是无法得到保障的。

　　那么，“远程审核”行不行？当然行！如果，认证机构能够在最大限度地确保认证审核有效性的前提下，有一套针对远程审核的基本规范、必要的信息系统和基础设施，审核员具备对认证行业敬畏与热爱以及专业的审核技能，再加上获证组织的积极配合，“远程审核”一定会在网络技术日新月异的变革时代发挥其1+1>2的引领示范效应。

　　“远程审核”好不好？当然好！远程审核其实是为认证机构提供另外一种思路，促进认证机构进一步改进其审核模式，最大化利用资源，从而更好地服务受审核方。对认证机构而言，远程审核可以减少审核员现场审核的人日数，给审核安排带来更多的便利性；同时，基于可靠信息系统获取的远程审核证据可以大大降低审核的风险，受审核方出于应对审核另行编造的记录很难与信息系统中的数据对应，数据造假也更容易被发现。对受审核方而言，远程审核的实施可以有效地降低其取得证书的总成本。惯例上，国内认证机构大多会在合同中注明由受审核方承担审核员的差旅食宿费用，减少现场的人日数意味着受审核方的开支会变小；另一方面，对那些网络化、无纸化办公的企业而言，审核员使用与其相仿的方式索取文档、表单和记录，验证其内控制度的有效性，也是他们所乐于接受的。对审核员而言，远程审核一方面可以降低旅途奔波带来的疲劳，另一方面，由于远程获取的信息很多都是具有高度的结构化和标准化的数据资料，审核员可以很容易在此基础上进行进一步的分析和汇总，进而提出高水平的审核结论以及编写出受审核方管理层“更容易理解”的审核报告。（这段与现行有效的规则相冲突）

　　远程审核技术应用的获益方不仅仅限于认证机构、受审核方和审核员三方，组织最高管理层、以及质量、运营、物料、供应链和内审管理人员也均可从中获益。

　　三、远程审核的保密性问题

　　远程审核作为新的审核手段应用时间较短，是为了新冠疫情期间保证获证企业证书的连续性和认证的有效性采取的一种临时性措施。认证机构进行远程审核的方式大多数是采取QQ、钉钉、微信等会议室或视频的方式进行远程视频审核，一些企业的加工工艺或者生产技术属于保密的，认证机构进场审核时审核人员需要签订保密协议或者保密承诺书的文件，采用第三方公共软件的形式进行视频审核还需对第三方视频软件的安全性进行评估，需要有严格的操作流程和视频保密程序措施。在国家未建立综合远程视频审核软件的前提下进行视频远程审核其安全性存在重大疑问。

　　远程审核技术应用应明确法律地位，做到监管有依据，处理有条款，同时还应在真实性和安全性的问题上进行要求后才可以作为常规的审核手段，各认证机构应在现有的认证规则的框架下减少远程审核的比例，做到非必要不远程。监管部门应做到审慎包容的态度进行监管。

　　由此可见，远程审核是一把双刃剑，用得好，可以更大程度上保持认证活动的连续性；用得不好，无疑会影响认证的有效性。远程审核的应用给广大认证机构既带来了机遇，又带来了挑战。如何使远程审核在最大限度地确保认证审核有效性的前提下，降低疫情对认证审核工作的影响，真正为复工复产发挥积极作用，是大家需要不断总结和完善的；如何正确应用远程审核也需要深入研究、合理策划、规范实施、全程监控、不断总结。如果认证机构想常态化使用远程审核技术，就目前认证机构所采用的手段还是远远不够的，还需要认证机构进一步地研究和实践。只有这样，才能正确发挥远程审核的作用。