良仓加速器:数字化工具为资产经营管理提效加速

良仓加速器(现湖畔良仓)隶属于杭州良仓投资管理有限公司,成立于2015年3月,目前在杭州、南京、温州、平湖、上虞、衢州等多地运营17个办公空间项目,面积约25.9万方,其中,国家级众创空间2个,省级众创空间7个,省级优秀众创空间3个,市级众创空间7个,孵化器1个,市级专业化示范众创空间1个。

图:良仓孵化器

近六年来,良仓加速器在全国孵化服务了超过2000家企业,项目总融资额近90亿元,孵化企业总估值近900亿元,其中,孵化独角兽企业2家,准独角兽企业多达15家。

在对解决科技创新和产业升级发展的不断探索中,良仓加速器开始从轻资产的产业运营服务往产业带布局的方向反战布局的战略路线,通过产业孵化,良仓加速器不断整合优质资源,加速生态圈内企业培育,并依托“众创空间—孵化器—加速器—产业园”的全科技产业孵化体系,聚集优秀的科技型企业,推动产业进一步发展。

经营过程中存在哪些问题?
随着全国多个项目的深耕与发展,在为市场培育更多优质企业的同时,实现项目收益突破也成为良仓加速器的目标之一。很多时候,项目收益是与经营管理效率紧密相连的,如何“向效率要效益”成为不少项目方所要思考的问题,也是他们目前亟待解决的重点。
其中,运营人员如何提高自身工作效率,由底层出发推动经营力的提升,从而获得更高的收益,是资产经营管理提升的重要一环,它需要从运营、财务、物业等多部门全面发力,一方面打破部门墙,提升跨部门协同工作,另一方面,各个岗位自身工作效率也要进行突破。
传统的管理工作方式,严重影响着项目方各个部门间的效率,无论是日常的合同管理、租控管理,还是数据整理、费用账单等,都停留在手工账阶段,不仅效率及其低下,项目收益提升更是无从谈起。
如何提升经营管理效率?
从传统工作方式入手,是最快也最直接的变革方法。
以运营部门为例,作为“枢纽”部门,日常需要跨部门沟通,且工作内容繁多,合同管理、租金催缴、客户维护、运营分析等工作都密切影响着项目口碑与续租率。但以往的运营工作中,因各块业务内容较为独立,难成体系,导致他们的工作效率也无法得到有效提升。
资产收益目标的实现需要从基础运营工作出发,良仓加速器选择匠人科技CREAMS资产经营系统,从工作方式的数字化改变入手,整合业务模块,提升经营效率,从而达到项目经营收益提升的最终目标。
1
合同到期预警,将客户服务前置
作为运营的日常工作“大头”,合同的跟进工作一直困扰着运营人员,尤其是当租客数量日益上涨,越来越多的纸质合同不仅很难保存,到期情况查询也是一个很大的难题。
运营部通过EXCEL记录每份租客合同的到期时间,但数据堆砌后的表格也需要人工确认租客的具体到期时间,若不及时查询,则会遇到客户上门办理退租手续的情况,不仅没有争取到续租,也对招商部的工作产生了影响。
在使用CREAMS管理租客合同后,经营看板内统计了每月合同到期数量,运营人员也可根据进度具体的合同内容与进度,有条不紊地做好续约意向调查、招商安排工作,并通过提前与客户沟通,制定新的价格体系与合同标准,留住老租客。
2
房源可视化,项目租控更智能
除了租客合同的日常管理外,房源盘点也是运营部工作的重点。
他们以往需要用EXCEL整理房源租客情况、空置情况、租金均价等数据,但手工整理毕竟展现程度有限,无法穿透数据,也很难将房源租控与客户管理的双方数据贯穿起来。
通过CREAMS实时更新的项目房源销控图,运营部的房源盘点工作不再停留在表面,而是能清楚看到每一层楼、每个房源的实时单价、租客信息、合同详情、到期情况,并开展有针对性的客情维护,提升续约率与转介绍率。
3
关注客户动态,风险提前预警
良仓加速器致力于用服务为客户提供更加幸福的办公体验,而要实现客户满意度提升,对租客的了解更加不能少。但过去,对客户的服务更多停留在配套方面,而对客户的经营动态、工商信用情况等缺乏了解,无形中增加了项目租控与管理风险。
匠人CREAMS则从合同环节开始,就做好了客户信息的查询工作,在「企业工商信息核查」板块,运营人员能对租客企业的信息进行全方位了解,筛选出优质客户入驻项目,中止与存在经营问题和信誉问题的企业开展合作,从而避免在后期运营服务中出现欠费、退租等风险。
4
水电远程抄表,在线生成账单
水电收费一直是运营与财务的心病。在收缴日前,运营人员需要花大量时间实地抄表,再进行水电费用计算、公摊费用计算,数据量大、计算公式复杂,他们往往要加班加点才能按时完成。
得益于CREAM远程抄表和费用自动分摊功能,运营部能在后台一键读取水电表度数,并自动生成水电费账单,再通过短信、邮件方式给发送至租客,节省了不少重复性人力与时间成本。
5
52项核心数据,多维度分析资产状况
与市场上其他商办项目的运营部一样,老板、投资人要看数据时,他们需放下手上工作投入数据整理分析;月度、季度会议前,他们更需化身“表哥”、“表姐”,加班加点整理资产管理分析报告。
而依靠手工账进行的数据整理与分析,难以避免出现数据量大、数据出错、数据滞后等问题,无法保障准确率与及时性。
CREAMS资产经营看板则解决了一直困扰他们的数据难题,幸福大厦利用资产经营看板52个核心数据维度,覆盖出租率、计租率、利润、现金流、现金流预测、收缴率、招商情况等核心数据,能够对资产现状、利润流失原因、风险点等有直观而清晰的展现。
经营看板不仅能为数据整理分析节约工作成本,更是打破了传统部门墙形成的数据孤岛,更加深入剖析资产运营情况,为管理层的决策优化提供完整的数据支持。
( 文中所用图表皆为虚拟数据,仅供参考)
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