如何向领导汇报问题,这三招对症下药,四两拨千斤!
在职场上,下属出了事,领导只有三种思维:问责、问因、问效,不同的思维方式,带来不同的处理方式。无论是下属,还是领导,都应该合理应用。
【1】问责思维
下属一旦出事,问责思维的领导,首先想到的是,这是谁的责任,板子该打谁的屁股。这种思维是先入为主的,很难改变。这种领导,脾气一般不好,喜欢批评人。
在职场中,要注意观察你的领导,如果他是一位问责思维的人。你在汇报问题时,要注意汇报的技巧,多说事实,少说责任,尽量把责任引到客观原因上,如果你的智慧足够高,可以巧妙地把责任引导到领导身上,让领导的小火山无法爆发,接下来抓紧说补救措施,让领导帮助你一起解决问题。
举例说明:你给客户送资料送晚了,客户投诉到领导那里,领导把你叫过去,习惯思维就是先入为主,对你进行问责。如果你第一时间,不扭转这个局面,一旦被他骂了,就算事后证明他骂错了,但这种领导也不会改口了。
你可以这样说:我昨天按照您的安排去给客户送资料,后来您又突然安排了一件其他事情,我认为您安排的工作都很重要,我就想着把两件事都做好(你主观上是想做好两件事,主观上你没有责任),结果在忙乱中没有处理好轻重缓急(注意:没有处理好轻重缓急是领导插入其他工作造成的),导致给客户的资料送晚了。
但是我想到了补救的措施,我准备补充一些辅助的资料给客户送去,让客户多一些获得感,来弥补这次过失,您看这样行吗?
如果你是领导,你的板子还打得下去吗?领导马上会替你圆场,给客户打电话,说你为了想更加完善资料,所以耽误了一些时间,我马上派车送他过去。如果你只会说,对不起领导,我忙中出错,把资料送晚了,领导只会劈头盖脸地先发泄一通。
【2】问因思维
下属一旦出事,这种领导首先要问清楚原因在哪里,不会听你的解释,而是由他自己来判断责任。这种领导比较难以对付,他们的思维比较缜密,从不急于表态,而是想清楚了、弄明白了才说话。
遇到这种领导,不要害怕,也有办法对付他们。这种领导一般都是猫头鹰特质的,逻辑思维和推理思维能力比较强。但这种领导也有一个弱点,就是陷入逻辑思维,容易钻进去出不来。
最好的策略,就是汇报问题的时候,使劲在逻辑上绕他,让他的大脑尽快地死机。他想不明白原因,就不会先冲你大发光火,你这时候可以悄悄地先撤退,留下你可爱的领导在风中凌乱。
举例说明:还是上面给客户送晚资料的例子。领导您安排给客户送资料后,我预算需要三个小时时间,然后你又安排了一件事情,我本来觉得先做完你安排的这个任务,大约需要一个小时(你的本意是统筹好时间),结果在路上堵车多用去了40分钟,所以没有在预定的时间内送到材料。
这样子,我正好又补充了一些资料,我准备再去客户那里,顺便道歉和解释一下,您看客户还有三个小时下班,我预算的时间比较紧张,我能否现在就出发,去补救这个过失呢?
这种猫头鹰的大脑里,已经开始飞速地计算时间了。这些时间到底什么关系呢,反正他的大脑需要运算一段时间,所以,他会马上同意你先去客户那里补救,而不是揪着你骂个没完没了。
【3】问效思维
下属一旦出事,这种领导首先想到的不是问责和问因,而是想着如何先解决问题。要看问题解决的效果,再回头追责。如果整改效果好,问责轻一点,如果效果不好,问责就会更重。所以,汇报问题技巧好坏,就是一把双刃剑。
对待这样的领导,汇报问题时,一定带着补救措施、补救措施、补救措施,重要事情说三遍。最好,准备2到3个补救措施。因为这种领导的关注点,首先是判断补救措施的合理性。这种领导会和你一起分析采取什么措施补救。
对待这样领导,你千万不要先想着如何撇清责任或转移原因,第一要务就是尽快减少损失、挽回影响。如果不能很好地补救,不管你有没有责任,你都会被狠狠的批评。
因为这种领导比较务实,他清醒地知道,反正事情已经发生了,不要着急批评下属,打消下属整改的积极性,而是给下属大力支持,鼓励下属抓紧去补救和整改。