它是耽误工作效率的罪魁祸首,很多人还浑然不知!

原创作者 | 李锐

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它是耽误工作效率的罪魁祸首,很多人还浑然不知!

当下职场竞争日益激烈,大家的工作压力不断加重,很多人已经开始注重改善工作方法,提升工作效率,但绝大多数人都收效甚微......

通过长期的观察沟通和问题答疑,我发现了一个耽误工作效率的罪魁祸首,很多人还浑然不知,任其肆虐!

今天这篇文章,我会结合几个实例帮你揭开它的面目,并给出解决方案。

案例描述

某企业销售两种商品:苹果、白菜,领导要求你对每天的销量情况进行记录和统计。

由于目前还没有相关表格,所以从表格的结构设计到公式计算都靠你了。

这里请你思考10秒钟,应该如何创建表格呢?

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下图所示是绝大多数人的做法(你的做法可以在底部留言)

如上图所示,每一行记录每一天的销量,不同商品放置在不同字段。

OK,这种结构目前看起来没有任何问题,方便记录和查看。

那么这是否就是最合理的做法呢?继续往下看。

新增业务目的二

新增业务目的二:

一周过去了,领导要求你分别统计苹果和白菜的总销量。

如上图所示

每天的销量基础上,使用SUM求和就可以轻松得到领导要的结果了。

截止到现在,也没看出来任何问题,我们继续。

新增业务目的三

新增业务目的三:

随着需求增加,新增商品香蕉和豆角

领导要求除了统计每种商品销量,还要统计水果类别和蔬菜类别的总销量。

这时候你需要新增两列,分别放置香蕉和豆角的每日销量。

目前的表结构下,对每一种商品的销量求和很容易,用SUM函数就可以实现,正如上图中B13:E13汇总行黄色单元格就是公式计算结果。

但是,领导要求的按类别统计就要费点功夫了,你需要先把每个类别下的商品罗列出来,再分别统计,最后再按类别求和。

虽然上图中右侧已经按上述方法实现了领导要求的效果,但是这个过程需要大量的手动操作和重新编辑公式计算。

不仅如此,还有更严重的问题在后面等着你,继续看。

后续新增的业务目的

后续新增的业务目的:

1、新的商品不断增加;

2、新的类别不断增加;

3、日记录数据不断增加;

4、月汇总、季度汇总、年度汇总;

5、不定时要求你按指定时间段统计各类别各商品的销量

......

当前的表结构,面对不断升级的上述要求,你会不断增加列,增加公式计算,增加手动改表和公式编辑、核查的时间。

最要命的是当年底要求你综合分析的时候,所有数据你都要重新梳理,重新建表,重新计算和修改。

或许这时候,大多数人还在苦苦做表,被迫加班喘口气的间隙中扔出几句抱怨,然后继续埋头苦干。

也或许这时候,聪明的你才会朦胧意识到最初的表结构的问题,会想有没有一种办法,能一劳永逸的帮我们解决所有逐渐不断升级的问题。

一句话解析:

我想强调的是:表结构的设计和合理性是至关重要的。

不合理的表结构是造成繁琐工作的罪魁祸首!最可悲的人大多数人都浑然不知,即使不断学会新的函数公式,掌握新的工具和技能,还是在错误的表结构上盲目浪费时间和精力。

关于科学制表的思路和方法,我专门在Excel特训营一期里面精讲过,可以参看:

【超清视频】Excel特训营:提升10倍工作效率丨菜鸟也能起飞

解决方案及思路解析

此案例在最初第一步建表的时候,就应该选择一维表结构记录明细记录,然后利用数据透视表进行分类汇总,如下图所示。

数据透视表可以帮我们对百万级数据进行快速处理、统计、分类汇总以及分析计算,不同商品按类别统计也可以用数据透视表的组合功能轻松应对。

即使商品和类别再怎么新增,在透视表中也仅需要点下刷新即可。

一句话解析:

数据的记录要用一维表,数据的展示要用二维表。

关于一维表和二维表的更详尽的概念和区别,以及相互转换方法不是简单几句话说得清楚,这些内容也在Excel特训营一期中精讲过,上文给过链接了。

至于数据透视表,堪称Excel最强利器,本例中用到的仅仅是透视表的一点皮毛技术,已经可以顺利解决所有问题了,如果想系统学习数据透视表,可以参看:

最强利器数据透视表丨海量数据不再愁

今天先讲到这里吧,希望大家重视表结构的设计,在合理的结构上架构表格和搭建数据,会让你事半功倍的!

如果你有什么感受,或者心得,哪怕是教训,都欢迎留言分享。

希望这篇文章能帮到你!

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