三会运作遇上现场检查！
2019年10月，深交所创业板某上市公司在证监局的现场检查工作中被发现：公司治理不健全、内部控制存在缺陷；信息披露存在不规范的情况；财务管理和会计核算不规范。
其中包含了：1）董事、监事违反规定缺席股东大会，2）高级管理人员选聘的议案未提交公司设立的董事会提名委员会审议，3）董事会审计委员会仅对公司年度报告、半年度报告进行审议，未对公司一季度报告和三季度报告进行审议等违规事项。
证监局认为，公司治理不健全，内部控制不规范，反映出公司在规范运作方面仍存在较多问题，影响到公司治理的有效性，不符合《上市公司治理准则》第三条的相关规定。公司信息披露存在不规范的情况，不符合《上市公司信息披露管理办法》第三条和第三十二条的相关规定。公司财务管理和核算不规范，影响到相关财务信息披露的准确性，不符合《上市公司信息披露管理办法》第二条的相关规定。证监局对公司采取责令改正的行政监管措施。
《上市公司股东大会规则》
👉 第二十六条 公司召开股东大会，全体董事、监事和董事会秘书应当出席会议，经理和其他高级管理人员应当列席会议。
《上市公司治理准则（2018年修订）》
👉 第三十八条 上市公司董事会应当设立审计委员会，并可以根据需要设立战略、提名、薪酬与考核等相关专门委员会。专门委员会对董事会负责，依照公司章程和董事会授权履行职责，专门委员会的提案应当提交董事会审议决定。
专门委员会成员全部由董事组成，其中审计委员会、提名委员会、薪酬与考核委员会中独立董事应当占多数并担任召集人，审计委员会的召集人应当为会计专业人士。
《深圳证券交易所创业板上市公司规范运作指引（2020年修订）》
👉 2.5.7 审计委员会在指导和监督内部审计部门工作时，应当履行下列主要职责：
（一）指导和监督内部审计制度的建立和实施；
（二）至少每季度召开一次会议，审议内部审计部门提交的工作计划和报告等；
（三）至少每季度向董事会报告一次，内容包括内部审计工作进度、质量以及发现的重大问题等；
（四）协调内部审计部门与会计师事务所、国家审计机构等外部审计单位之间的关系。
为了搭建规范的治理机制，有效的平衡股东与管理层之间的关系，三会一层作为现代公司治理的顶层架构设计而存在。三会一层运作的合规程度，又很大的决定了上市公司规范运行的水平。三会运作作为常规现场检查的必查项，也常成为上市公司被监管处罚的痛点。信公君梳理了过去的案例，将给大家讲解如下事项：
作为上市公司必备的三会，规则对其结构及构成均有明确的要求，具体如下：
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名称 |
要求 |
备注 |
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股东大会 |
社会公众持有的公司股份不低于公司股份总数的25%；公司股本总额超过4亿元的，社会公众持股的比例不低于公司股份总数的10%。 |
总结： 作为上市公司要满足社会公众持股比例。 |
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董事会 |
1、股份有限公司设董事会，其成员为五人至十九人。 董事会成员中可以有公司职工代表。董事会中的职工代表由公司职工通过职工代表大会、职工大会或者其他形式民主选举产生。 上市公司董事会成员中应当至少包括三分之一独立董事。董事会中兼任公司高级管理人员以及由职工代表担任的董事人数总计不得超过公司董事总数的二分之一。 2、上市公司董事会应当设立审计委员会，并可以根据需要设立战略、提名、薪酬与考核等相关专门委员会。专门委员会对董事会负责，依照公司章程和董事会授权履行职责，专门委员会的提案应当提交董事会审议决定。 专门委员会成员全部由董事组成，其中审计委员会、提名委员会、薪酬与考核委员会中独立董事应当占多数并担任召集人，审计委员会的召集人应当为会计专业人士。 |
总结： 董事会最少5人，至少1/3是独立董事。必须设立审计委员会，且召集人为会计专业人士，其他专门委员会按需设立不强制。 |
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监事会 |
1、股份有限公司设监事会，其成员不得少于三人。 监事会应当包括股东代表和适当比例的公司职工代表，其中职工代表的比例不得低于三分之一，具体比例由公司章程规定。 2、董事、高级管理人员不得兼任监事。 深市：公司董事、高级管理人员及其配偶和直系亲属在公司董事、高级管理人员任职期间不得担任公司监事。 |
总结： 监事会最少3人，有1个以上的职工代表。董监高在职期间，董监高（深市：及其近亲属）不得兼任监事。 |
案例：未按要求设立审计委员会
2021年1月，深交所主板某上市公司披露的《关于拟变更会计师事务所公告》显示，截至目前，公司董事会未设立审计委员会。深交所对其下发监管函。
信公提示：自IPO上市发行那刻起，公司就必须遵守监管层对上市公司三会结构设计的要求，配备合适资格及数量的董监高促进上市公司规范运作。
三会也有不同的职责和分工，通常是通过开会表决的方式形成决议并落实执行。规则也对三会召开时出列席的人员作出了如下的要求：
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沪市 |
深市 |
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股东大会 |
1、 股权登记日登记在册的所有普通股股东（含表决权恢复的优先股股东）或其代理人，均有权出席股东大会。 2、 股东大会召开时，本公司全体董事、监事和董事会秘书应当出席会议，经理和其他高级管理人员应当列席会议。 3、 出席会议的董事、监事、董事会秘书、召集人或其代表、会议主持人应当在会议记录上签名。 4、 独立董事应亲自出席上市公司股东大会，与公司股东进行现场沟通。 总结：所有普通股股东（含表决权恢复的优先股股东）或其代理人有权出席股东大会，全体董事（含独立董事）、监事和董事会秘书应当出席，经理和其他高级管理人员应当列席。 |
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董事会 |
1、 董事会会议，应由董事本人出席；董事因故不能出席，可以书面委托其他董事代为出席，委托书中应载明授权范围。 2、 出席会议的董事、董事会秘书和记录人员应当在会议记录上签名。 3、 经理列席董事会会议。 4、 监事可以列席董事会会议，并对董事会决议事项提出质询或者建议。 5、 独立董事应当亲自出席公司董事会会议。独立董事因故无法亲自出席会议的，应当事先审阅会议材料，形成明确的意见，书面委托本上市公司的其他独立董事代为出席。 6、 董事会每年度至少召开两次会议，每次会议应当于会议召开十日前通知全体董事和监事。 总结：全体董事（含独立董事）、董事会秘书应当出席董事会，经理应当列席，监事可以列席。 |
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监事会 |
1、 出席会议的监事和记录人员应当在会议记录上签字。 2、 监事会决议应当经半数以上监事通过。 3、 董事会秘书和证券事务代表（沪市）应当列席监事会会议。 总结：全体监事、董事会秘书应当出席监事会；证券事务代表应当列席（沪市）。 |
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案例：监事缺席股东大会，且无请假或授权手续
信公提示：规则已明确要求三会的出列席人员，上市公司董办需做好会议记录，不能亲自出席的董监高至少可以采取委托他人出席或请假的方式补足程序上的瑕疵。
除了以上的结构设计、出列席人员的要求外，监管层经常关注的三会运作的事项主要还有：
1、议事规则是否完善
在2018年现场检查工作中，证监局发现沪市主板某上市公司董事会、监事会议事规则不完善。该上市公司目前适用的《董事会议事规则》和《监事会议事规则》为2002年制定。2002年至今，公司章程经多次修订，但上述两项议事规则均未修订。检查发现上述两项议事规则在会议召开条件、召开频率、决议程序等多个方面与公司章程存在不一致、相冲突情形。且上市公司还存在2017年年报关联方披露不完整、股东大会决议公告披露不准确、董事辞职制度执行情况与公司章程规定不符等问题，被出具警示函及责任改正措施。
2、会议记录是否规范
2019年6月，证监局现查检查工作后发现深交所中小板某上市公司存在公司治理不健全、虚构应收账款收回的违规事实。其中公司治理问题，主要体现在：董事会会议记录不规范，董事会会议记录未完整记录参会人员的发言情况；公司虽然已设立审计、战略等董事会专门委员会，但《公司章程》未对专门委员会进行规定。证监局对上市公司采取责令改正措施。
3、是否能够发挥应有作用
2018年，经证监局现场检查发现，深交所主板某上市公司内部控制存在重大缺陷。公司实际控制人凌驾于公司内部控制之上，干预公司经营管理，直接决策公司的重大事项，董事会、监事会及管理层难以发挥应有的作用，导致公司在大额资金管理、对外投资等方面存在未履行董事会和股东大会审批程序的情形，并且当该事项发生后，公司未及时进行披露。被证监局采取责令改正措施。
4、是否及时完成换届
在2018年的现场检查工作中，证监局发现深交所中小板上市公司存在多项违规事项，其中就包括如下公司治理方面的问题：公司第五届董事会和监事会任期已于2017年4月届满，公司迟至2018年10月才完成董事会、监事会换届选举工作。证监局认为不符合《公司法》第四十五条、第五十二条、第一百零八条、第一百一十七条和《公司章程》第九十六条、第一百三十七条等规定，对公司出具了警示函。
信公提示：作为所有权与经营权分离的产物，三会被赋予了多项权利，同时监管层也希望其与大股东之间形成一种互相牵制的力量，以保护上市公司其他中小板股东的利益。信公君眼里规范的三会运作当是如下模式：
1、按规定设置三会一层，包括设置审计委员会及相应的专门委员会，选择有能力胜任其职位的董监高，按规定确定任期，及时完成换届；
2、按要求明确三会一层的责权利，制定工作细则，保证有章可依；
3、重视规范运作的必要性，配备相应的人员监督和检查工作细则执行情况，完善内部控制。并给予相应人员发现问题允许汇报至最高权利机构的权利，合理的设置奖惩措施。
谨记，上市公司高质量发展路上，合规运作先行！