横跨企业的自动化管理 2

“技术是一个宽泛的概念。许多事情可以被认为是技术。像白板和笔这样的物理媒介是简单的技术。更具体地说，它们是信息技术，因为它们促进了信息的流动，帮助人们识别和解决问题。但是，当人们听到“技术”这个词时，他们的思想往往会转向自动化和计算机。问题不是“我们应该使用技术吗?”相反，我们需要问，“我们应该使用什么样的技术，我们应该如何使用它?”“有些信息最好使用白板或其他物理媒体来管理，以保持思考，并触发对问题的实时响应。”但是，我们可以使用简单的数字解决方案来共享特定的信息，而这在物理媒体上是不可能实现的。这种技术的主要好处是，您可以立即与部门之外的其他部门进行沟通，并且最终可以访问由设施、客户、供应商和外部专家组成的全球网络。这些人并不总是在现场，但是技术允许您实时地交换信息、想法和优先级。”

级别3:通过技术使各部门同步

在这个层次上，所有的部门都相互连接，实时共享信息，以提高组织的整体效率。从第2级中实现的特定于部门的数字仪表板开始，可以通过利用API(应用程序接口)来设计各种自定义跨部门应用程序，这些API将信息同步到组织的总体关键性能指标中。这种多部门仪表板可以有效应用的领域包括销售需求与生产能力规划、跨部门问题升级、技术支持和基于市场报告的未来销售。这种同步是最大化您的竞争力和盈利能力，同时显著降低管理信息的成本背后的秘密。

案例：销售需求和生产能力规划

在任何业务中，最大的挑战之一是根据现有的客户需求和销售预测来准备生产能力和可用性。这需要完成产品和服务的完整组合，以确保生产部门能够满足当前和未来的市场需求。这个例子是用制造业来描述的，但同样的原理也适用于其他行业。例如，在基于服务的行业中，“生产部门”指的是其工作直接为客户提供价值的团队。企业需要确保关键资源的可用性，如机器、原材料和人员，以在正确的时间完成订单。如果产品或服务没有首先确认生产部门的生产能力就销售给客户，就不可能实现准时生产。另一方面，如果销售预测高估了未来的需求，生产部门就会过度生产。其结果是，公司将以高水平的非增值工作、不必要的成品库存而告终，并因此失去收入。

生产和销售部门的领导首先需要一起工作，形象化销售预测。在和谐中工作，而不是互相指责，会产生一种更强的平等的改善意识。这允许他们重新调整生产计划和资源，在正确的时间向所有当前和潜在的客户交付正确的产品。他们可以关注组织的整体效率，以协调销售活动、生产计划、原材料采购和基于产品组合和数量的技能培训，销售团队需要这些来完成未来的销售。通过首先在白板上可视化地原型化销售需求和生产能力规划(图5)，您可以确保您实现的自动化管理跨部门信息的任何技术都将满足您的确切业务需求，并增强您已经强大的战略部署流程。

销售需求原型和生产能力规划(图5)

在这个数字仪表板上(图6)，根据特定的产品组合，将当前和未来的产品库存水平可视化为条形图。当您单击图上的每个栏时，仪表板将显示已经完成或将要完成的计划生产。这可以让你估计你目前有多少库存出售，有多少你会收到更多在不久的将来，以适应额外的销售需求。销售额是根据产品组合用另一个图表表示的。该图将实际收到的销售订单与实际库存水平与特定的交付时间要求进行了对比。该图还包括未来潜在的销售机会，可以根据完成交易的可能性进行筛选。这为团队中的任何人提供了即时访问所有未决销售机会的机会，以确保生产团队有足够的能力按时交付订单。销售团队成员可以快速研究每个潜在销售的可能性，根据当前和未来成品的可用性来确定适当的销售时间。

自动化销售需求和生产能力规划仪表板(图6)

级别4:通过全球设施连接客户和供应商

三维改善必须包括直接客户，关键供应商，和全球子公司。从客户的角度来看，正确的技术将以多种方式增加价值。作为一名客户，你可能有以下的经历:你给一家有问题的公司打电话，但当你从一个部门转到另一个部门时，却被要求一遍又一遍地解释你的问题。这不仅浪费了客户的时间，也浪费了员工的时间。客户没有理由向多人重复他们的问题，技术提供了一些非常简单的解决方案。使用将客户请求组织为可共享的支持票证的在线系统，代表可以快速地记录和跟踪每个客户及其特定的需求，而不必询问多余的问题(图7)。

由于此客户支持系统自动对票据进行分类，并无缝集成到CRM应用程序中，销售人员将被自动通知跟踪并满足需求，如销售查询、报价请求、投诉、产品服务等。最高领导层还可以在任何时候安全地访问这些系统，以确保及时满足每个客户的要求，并认可其团队在多个部门和职能部门之间的协作努力。

客户服务请求跟踪系统(图7)

案例:连接全球子公司的部门

在编译、归档和检索信息方面，计算机比人强得多。计算机化系统的另一个好处是，不仅可以在当地获取信息，而且可以从世界各地获取信息，以便在全球范围内进行真正的合作，以克服各种挑战。对于领导者来说，确定哪些信息需要通过实际操作的模拟系统来实现可视化，以及哪些信息可以在全球范围内实现自动化和共享是非常重要的。

在Bahrain Fiberglass (BFG)，我们已经在车间和“obeya”(信息室或“作战室”)中建立了强大的全组织可视管理系统(图8)。他们现有的可视化管理系统可以在内部计算机系统上使用，我们使用自己的定制应用程序来设计这些系统，以满足他们的特定需求。公司的其他部门及其在世界各地的分支机构更容易获得信息。与系统中每个问题或机会相关的所有通信都使用集中的收件箱系统进行跟踪，因此团队成员之间的所有通信都是透明的，并且可以对按时完成交付内容的人员负责。

在添加计算机系统之前的中心obeya(图8)

在添加计算机之前集中的零缺陷可视化管理系统(图9)

这个计算机系统还连接全球工厂的工程师(图10)。他们可以远程地将他们的知识组合在一起，以处理在各个生产设施中发现的任何持久性缺陷。这家公司一直在使用这种电子上报系统的基础上实现了零缺陷。定制的应用程序不只是为生产问题提供信息。它们还用于管理所有客户项目和请求(图11)。这些应用程序也可以用于从供应商订购供应品和原材料。最后，它们允许直接客户自己访问系统来更新他们的订单。

可视化管理系统与全球互联技术的集成(图10)

基于云的可视化管理的用户界面(图11)

这些系统中保存的信息包括专门知识、解决问题的技术和管理实践等档案。客户请求处理技能也可以被记录和存档，以便将来处理任何类似的问题。这些存档的信息甚至可以用来培训新员工。在网上交流时，不要使用个人邮箱，使用集中的电子邮箱。这样，所有的文件、数据、决策等在员工和部门之间交换过的信息都会被记录在一个地方，以备将来参考和培训。

这种类型的全球系统可用于连接世界各地不同的区域销售分支机构，以共享新的销售线索和营销策略以及生产能力(图12)。例如在我们的阿根廷客户公司，我们专注于通过开发定制销售应用程序，使所有销售助理能够在全球范围内共同实现他们的日常目标。销售人员现在可以为他们在客户面前报价的独特产品自动生成工程规范。然后可以在销售电话、订单、未来管道、项目、未决报价和客户查询中引用这些信息，所有这些信息都可以通过客户办公室内外的自定义应用程序访问。这增加了一层额外的支持，让整个团队参与进来，继续一起赢得胜利。高层领导继续认可和挑战团队，以缩小计划销售目标与实时实现的实际结果之间的差距。

阿根廷的全球销售部门(图12)

Jun Nakamuro

Fully endorsed Sensei of the Ohno Method for Leadership Development, Organizational Reform, & Digital Transformation

全文完