彻底搞清采购验收审计：8大审计内容、12道审计程序、14项常见问题
吴永 严祥 吴倩倩等 / 文；内审网 / 整编
验收环节往往关系到一个企业采购物资的质量、成效，但仍然存在不少轻视和忽视验收的情形，这将导致以次充好、虚报入库等问题。如果验收人员未能尽职尽责，不严格履行验收职责，或者采购和验收职责没有分离，导致企业采购不合格的物资，影响企业的生产质量，更为采购、验收人员留下了巨大的舞弊空间。
一、 应审查的内容
仓储保管部门、质量检验部门是否组织物资验收；
是否查验物资合格证明或检验报告；
超过采购合同约定的进货数量、提前到货的采购是否经过相应授权审批；
出现物资短缺或供应的物资不符合质量要求时，是否查明了原因；
出现索赔事项时，是否按照合同约定索赔处理方式进行处理；
是否有退货情况，退货是否经过相应授权审批；
对逾期未交货者，是否按合同约定给予处罚；
是否存在由于验收不严、验收舞弊等导致的以次充好等不合格物资入库。
所需的资料
开箱检验报告、产品质量证明文件、入库凭证、质检证明、验收标准及记录、出入库明细，送货单、运输单等。
三、 审计程序
访谈仓库及相关人员，了解关于货物入库及退货方面的控制流程，评价入库、退货等流程控制的有效性；
收集查阅有关验收的制度与流程，了解仓库的操作流程；再从仓库实地观察其实际验收工作流程，比较实际操作情况与制度规定的差异；重点观察验收手续的正确性；
询问仓库及相关人员，了解是否制定明确的采购验收标准，是否严格按照验收标准进行验收；
从归档的入库单中抽取入库单样本，检查入库单是否连续编号，是否有制作人及复核人签字，并跟踪至相应的采购订单，核对入库单上的产品规格、型号、数量是否与采购订单相符；
从归档的入库单、验收单、送货单、订货单中抽取入库单样本，检查入库单、验收单、送货单、订货单等采购人员、仓库人员的签字，检查是否存在不相容职责未分离的情形；
访谈仓库及相关人员，了解公司物资验收进行质量检测的相关规定及流程；
在抽取的样本中，对所有须进行质量检测的产品，跟踪至相应的检测记录，检查检测手续是否符合公司规定的标准、要求；
抽取一定期间所有的入库单，跟踪至相应的仓库账，检查其内容是否记录正确，且记录于正确的期间；
访谈企业仓储及采购部门、财务部门等相关部门人员，了解采购信息沟通的有效性，并检查是否有相关制度及流程；
抽查“应付账款”明细科目余额较大的客户，核对相应订单（合同）履行时间和完成时间以及货款的支付情况，确保订单（合同）货款相符；
在“应付账款”“预付账款”明细账上查阅有关预付材料货款的凭证编号，查看付款依据，对应订单（合同）执行情况来判断付款的正确性，避免以请示批文预付货款后，补办订单又重复预付货款；
确定会计记录的依据与流程。到仓库抽查材料明细账，抽查该期累计购入的数量与价格，与会计账记录的数据核对，查明是否存在仓库没有及时把入库单、验收报告单、发票交给会计入账。
四、常见问题
验收环节无验收单，验收程序流于形式；
验收标准不明确；
验收程序不规范；
缺乏内部牵制，存在不相容职务未分离；
收到商品可能未被记录；
收到的商品可能不符合订购单的要求（品牌不一致，以次充好）；
收到的商品可能已经被损坏；
对验收中存在的异常情况不作处理；
仓库验收物资时没有按公司规定验收入库；
物资材料没有验收入库就直接运到使用部门；
物资材料入库前没有经过质检部门抽检；
订单或合同执行完后不及时对账、结清货款；
物资采购业务与会计记录信息不统一；
预付货款不按合同条款办理，缺乏有效监控。