【必备】如何开有效的会议？
搬迁志：本文搬迁于本人在网易LOFTER上的历史文章，原文写于2011年，敬请随缘参考。
前言
为何关于如何开会就要写两篇（其实原文是三篇），借用丘吉尔的在演讲之前的一句话：很抱歉，我没有时间准备一篇短的演讲，因此只能讲一篇长的。
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为什么要重视会议质量？
1）会议时间可能占据了你工作时间的50%以上
2）会议的有效性，某种程度上决定了你工作的有效性
那怎么办呢？在很多 IT公司，开始出现奇怪的现象，白天忙着开会讨论工作，下班后才开始工作。
我们为了会议，浪费了工作时间不说，还把本来应该属于我们的业余时间也投进去。
要么，我们是被别人浪费时间，要么我们是用无效冗长的会议去浪费别人的时间。
更严重的是，我们有时浑然不觉。
会议浪费了我们的时间，也影响了我们的心情。
在长久的无效、冗长会议的影响下，我们对于会议绝少有兴高采烈，相反，我们都有抵触心理，有时不得已才去开会，这种心态，也影响了我们在会议中的投入。
难怪，有言论说“靠开会也能赚钱”，这里的赚钱，其实是省钱，日产汽车仅仅靠会议革命，就省下了六十亿日元成本，未来三年还预计可以省下三百亿日圆。
因为，会议是有成本的，成本公式可以参考：会议成本＝人数＊时间＊薪资单价
对于个人来讲，组织会议也是一个展示能力的平台，组织有效的会议，也是个人竞争力的体现。当然，最基本的要求：不要用无效的会议，浪费别人的时间！不要当罪人。
每次发起会议前，建议你都要三思，不管你是什么样的职位。越高的职位越需要考虑会议的成本。
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那么，为什么要开会呢？
人（大于等于3人） 时间（开始时间和持续时间） 目标（最重要的会议指引，来自一本国外的书：meeting with purpose！） 主题（为了达到目标，大家需要讨论的问题和议程）
集思广益型会议，这种会议的目标就是收集大家的想法，比如头脑风暴。 而解决问题的会议在平时也会非常多，比如方案评审会，这种会议最好提前告诉大家需要讨论的问题，按照问题列表逐条讨论，这种会议也不是“selling idea”, 而是“for feedback”，所以，可以主动引导重要人物发表建议，不要总是站在自己已经有的想法上去拒绝大家的问题和建议。 确认会则不同了，目标就是要达成共识，确认方案，最好在之前就通过其他会议消除了争议，因为这个会议不是来讨论问题的，而是讲解，解释，回答问题，最终实现一致通过。确认会上当然也会突然冒出待解决的问题，但是不要忽视大的目的，无关紧要的问题都可以先行记下，私下确认。 信息分享、培训会则没有太多的条条框框，也不是强迫大家参加。但是也要重视这种会议的投入产出比。我去参加，我想得到什么，我需要做什么准备，带着问题去。我组织的，我希望人家得到什么，我做什么准备等等，最重要的是控制内容和时间的平衡。
会议就是在对的时间，和对的人（超过2个），围绕对的主题，展开有时间限制的讨论，最终达到对的目的。
会议既然造成很多问题，为什么还要开呢？
想到这个问题的时候，我脑子里突然出现了一幅对比画面，来自《建国大业》。
在看完这个电影后，网上出现一个有意思的评论，说：“会议开不好，后果很严重。为什么蓝营实力洽强大，却败给了红营？
影片通过一系列细节对比，非常雄辩地告诉我们，这是历史的必然。对会议的态度不同，决定了成败。蓝营不是不开会，他们也开，但是都是坏会议，采取投票制，大家发言都不踊跃，场面冷冷清清。红营就不同了，他们采取举手制，热热闹闹，争先发言，这是好会议。” 下面的图，就当开玩笑了：
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好的会议 VS 不好的会议
1. 正确的决策：有效果，会议作为公司企业决策流上重要的环节，有效的会议意味着我们能够拿到好的决策，做出正确的行动。
2. 节省成本：有效率，会议时间占据了我们工作时间的一半左右，会议有效率，能够让我们节省大量时间，从而也为公司节省大量的成本。
目标清晰：你想通过会议达到什么目标？会议必须有清晰的目标定义，并且要像做产品一样定义一个符合SMART原则的目标。没有想明白就不要开会。比如，你是想仅仅“收集更多好玩的想法，但是无需做决策”，还是“必须对可行的方案进行决策”，还是“进行汇报，收集更多大家的建议”。不同的目标，对应的会议形式和设计方式都是不一样的。PS：一定要警惕那些仅仅写着“讨论一下某某主题”的会议。
达到会议目标：经过开会，会议最终达到了预期目标。
参与质量：是不是合适的人有效参与下达成的目标。如果不是，那么有可能是表面达成了共识或决策，实际上，因为不合适的参与人、或者参与人并未有效参与（比如严重迟到），会议只是达成了书面上的目标，但落地过程中需要不断返工，重新讨论。
时间如期：警惕那些明明约了2个小时的会议，但是却拖堂严重到5个小时才达成目标的会议，可能说明会议组织者并无预料到风险，没有做充足准备。
有效跟踪：会议达成的结论和行动是否能够真正落地，还需要较长时间的观测，只有拿到结果，才能够说明会议确实有效达成。
目标不清晰，也没有提前向与会人做出说明。大家不知道要提前做什么准备，或者到了会场还不知道要干嘛。
会议目标偏离：会议现场缺乏控制，任由跑题，发散，最终会议没有达成既定目标不了了之。
无有效参与：未提前识别参与贡献者和决策人，会议过程中发散也就罢了，最终企图用投票或其他方式仓促确认共识，或者没有核心决策人的共识。造成后续大量的重复沟通和确认。
时间拖堂：BOOK了别人1个小时，但是严重拖堂。
决而不行：会议虽然达成了决策和后续计划，但是却没有对此进行跟踪汇报。后续继续开会去确认各项工作进度和问题，一个会议+执行跟踪的事情，变成了若干个会议。
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通用指南
1). 先确定会议希望达成的目标（objective）
2). 再想想会议的必要性（时机对吗？有可能被邮件、电话取代吗？）
3). 识别关键的问题和关键人物（key problem and key person）
4). 准备材料和主题
5). 预定会议室和投影仪
6). 预先设想一下可能会发生的冲突
可参考的基本要求：
会议目的
会议主题
时间地点
如果有需要，增加参与会议的好处（额外的零食和水果也算）
如果有需要，附上参考的资料
现在，开始开会了。做好三项控制，拿到完美结果。
1）时间控制
组织者切记要提前10分钟准备会议，你需要整理资料，布置会议室，调整好电脑和投影仪。我经常见到一个会议室已经密密麻麻坐满人了，那组织会议的人才慌不迭地冲过来，调整投影仪，结果一群人干等着，这是对别人的时间极大的不尊重。相反，若提前准备好，就可气定神闲，在脑子里过一遍进程以及一下可能会存在的风险了。
2）进程控制
确保该讨论的问题都被讨论到，确保每个问题的讨论都能够得到一个结果，无论是做，怎么做，还是不做以及暂时等待，一个问题一旦开始讨论，一定有个结果才能够过渡到下一个问题。
也要确保关键人物有明确的意见。
所以，进程控制非常重要。既不能在一个问题上停留太多时间，也不能草草结束
3）风险控制
会议可能会被以下几种风险影响，而导致你的会议成为无效会议。会议一般存在以下风险：
a. 关键人物临时放了你鸽子 b. 会议偏离了主题 c. 为了一个议题争执不休 d. 遭到没有准备好的诘问 e. 参与者没精打采，不积极参与 f. 会议时间被不必要的解释说明搞得支离破碎 h. ......
——最好的仍然是预防，提前30分钟和他确认时间，提醒他会议的重要性，并且告诉他其他的重要人物已经说要来了。如果他来不了，你在30分钟里可以做好决定：取消会议或者继续开会，开完会之后单独和他进行沟通。
——一开始就开张名义和大家明确本次会议的主题。当你觉察到会议已经偏离主题时，要即时引导大家回到主题上来。
——合理分配好每个议题花费的时间，最好不要在某个问题的讨论上停留超过5分钟的时间。特别是当前问题只有少数人，甚至是两个人在讨论的时，就可以及时打断，告诉大家这个问题将作为待确认的点记录下来，等开会结束之后，找相关人员解决，然后通过邮件让大家周知。
——之前一个离职的同事，经常是让其他人比较害怕的。她经常会提出一些别人没有准备好的问题，而且屡试不爽。比如，她会问：你们预计产品上线后，使用这个功能的用户数会有多少？组织者（一般是pd），很诧异说，现在产品还在需求评审阶段，我怎么能够预知上线后的用户数呢？她继续问：我需要一个大致的数字去评估是否在我们服务器可接受的压力范围内，需要我需要这个数字。
为什么要这么做？
为什么要改版？
你想达到什么目的？
怎么衡量你是否达到？
有什么意义啊
……
话说回来，我们又不是诸葛亮，谁知道会有什么问题啊。所以，当你遇到后，大不了先歪着脑袋想一下，如没有准备好答案，又是可以咨询其他参与者的问题，先抛给各位，询问一下有没有答案。
若还是没有，就谦虚地向那位提问的人说：很抱歉，我还真的不太清楚，我先记录一下，等会议结束之后我确认了，发邮件给大家好吗？或者，等会议之后，我和您详细了解一下好吗？
这个……看个人吧。每个问题结束之后，你作为组织者一定要站出来及时引导，不然就冷了。然后，试着把你的声调抑扬顿挫一下，不要像念经一样，让人昏昏欲睡了。
尽可能消除掉废话和无意义的话，才能够让大家都集中精神。
是的，确实有些人来参加会议前对要做什么一无所知，所以他会问很多其他人也许很清楚的问题，或者是问一些不必要的问题，每一个问题的背后都是更多的问题，因此会议时间越来越不可控。
举个例子吧？
其他网站是怎么做的？
要预防此风险，确保你邀请的人都是“该来的”，另外，确保这些该来的人，对会议的背景有所了解。如果还是出现很多要求解释说明的问题，而且也是其他人感兴趣的问题，参考风险处理第3条，不要花费超过5分钟的时间。
对于提问者本人很关心但是其他人不关心的问题，拿出笔记本，记录下来，告诉他会后会和他讲解是能够平息提问者情绪且能够让会议继续前行的好办法。
> 会议后
如果会议总结完，你的会议时间刚好到了，那么一个有效的会议就完成了。但是，别忘记了还有后续行动，那就是重要的会议纪要时间。
建议在会后24小时内将会议纪要发给参加会议的同学，也作为多方跟进和追踪的重要依据。
时间地点参与人（可选）
会议目标以及达成情况
会议上产生的决议
遗留的问题
下一步的行动