如何预防“电子发票”重复报销?

按照《国家税务总局关于在新办纳税人中实行增值税专用发票电子化有关事项的公告》(国家税务总局公告2020年第22号)规定,2020年12月21日起,在天津、河北、上海等11个地区的新办纳税人中实行增值税专用发票电子化。那么,纳税人以电子发票报销入账归档的,应当注意哪些事项?

纳税人以电子发票(含电子专票和电子普票)报销入账归档的,应当按照《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会〔2020〕6号,以下简称《通知》)的相关规定执行。

第一,纳税人可以根据《通知》第三条的规定,仅使用电子发票进行报销入账归档。
第二,电子发票与纸质发票具有同等法律效力,按照《通知》第五条的规定,纳税人取得的电子发票,可不再另以纸质形式保存。
第三,纳税人如果需要以电子发票的纸质打印件作为报销入账归档依据的,应当根据《通知》第四条的规定,同时保存打印该纸质件的电子发票。
随着电子发票的推广,企业发生的支出凭着电子发票打印的纸质资料报销,对财务人员而言可能有一个较大的困扰,如何避免电子发票打印的纸质资料重复报销?有的大公司可能有ERP系统,小公司没有条件怎么办?这里介绍一种做台账登记,避免发票重复报销的方法!
一、用EXCEL创建一个表格,格式如下(可以根据自己的需要增加或删减内容):

二、选择发票号码栏,点击“开始”-条件格式-突出显示单元格规则-重复值-选择重复显示的颜色,如下图:

图一

图二

三、每次报销前,取得审批通过的电子发票打印纸质单据,先在表格中登记,如出现重复,会出现如下提示:

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