好书导读 | 把握会议通知的五个细节——读《秘书工作手记》之一

一生至欢，莫若知音相伴；

千载奇逢，无如好书在案。

最近，抽空翻看石头君的《秘书工作手记——办公室老江湖的职场心法》和公众号，感觉办公室的工作内容还是真是挺丰富的，其中有很多工作确实是一般碰不着，碰到了就易出错，当然，很多知识其实也是熟能生巧、厚积薄发型的。

从今天起，我想结合自身的工作和学习体会，选出关于办公室或内勤人员业务中常见的会议组织中几个知识点，也是抛砖引玉，和大家分享、共勉。

作者：彭   强

主播：白   洁

编辑：孔丽娜

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会议通知

说起会议，各式各样，大到APEC会议、全国性会议，小到部门例会，不胜枚举。在书中，石头君也给我们列举了几十种的会议，其中，我感觉，与我们工作紧密相关的就是专题会、研讨会、协调会、党支部会议、工作例会等。

这些会议的筹办组织都离不开会议通知，今天，我们就从会议通知谈起，重点讲五个小细节，供大家学习对照，查漏补缺。

1

事前要确定通知的范围。

这是决定会议召开的对象，决定了会议的质量和决策效率。把握好三个原则：

一是工作需要，议题涉及哪些单位，就通知到这些单位，邀请哪个级别的领导一定要明确。比如常见的“党政正职”、“单位负责人”、“主要负责同志”、“负责同志”、“主管领导”、“处级干部”、“副处级以上领导干部”、“处级单位主要负责同志”等词义，心中不能模糊；

二是惯例，比如前期工作研究确定的规则；

三是领导意见，临时工作需要某部门提出意见的。上述这些问题弄清楚了，会议的级别、人数、座次也就大致有数了。

2

注意容易遗漏几类人群。

首先是老领导，比如市里通知要求传达到副局级以上干部会议，这时也要考虑已退休的局级领导，毕竟，听取上级指示精神也是老领导一项重要的政治待遇。

其次是新闻单位，也容易漏掉。系统内的大型会议，如十九大精神报告会等，需要进行内外宣传，一般也应请宣传中心的记者拍摄留影，必要时邀请市级媒体记者。

还有外地的分支机构和新组建的部门。这点我们涉及较少，主要是审批办等个别单位，根据需要，应列入提醒通知范围。

3

通知中各类信息要准确。

除了前面提到的通知参会人员或领导级别词义要注意外，会议名称、开会时间、地点（最好具体到会议室）、会议召集或主持人、会议议程或主要内容、反馈人员及联系方式，还有，入场时间以及会场纪律也应适当提示，以便养成良好习惯。

如果是视频会议，还要注明每次开机、调试时间、联系人及联系方式。议题较多时，还要考虑候会地点。有外单位参会的，要考虑停车问题。

4

适时发送通知有助于提高效率。

换句话说，发通知不能一味图快，既不能过早又不能过迟。过早容易忘、容易错、容易变，过迟赶不上。会议如果安排在市区召开，对于门头沟、延庆、密云等区的单位可以按照时间优先安排通知。

5

要坚持“一个都不能少”的铁律。

发通知时，传真、短信、腾讯通、电话都只是手段，我们切不能图省事、怕费事，一发了之、一打了之，否则，小则暴露出我们工作态度不端正、不严谨，大则误事挨批评。只有回复、回信、回电、回图了，才能确保信息的送达确认，这一点最重要，工作中最容易犯。

以上就是个人对于会议通知环节的一些体会，与大家共勉，欢迎指正。