作为留学生，你真的知道如何给教授写英文邮件吗？

你了解如何正确与教授发邮件吗? 英文邮件问候教授导师怎么才显得礼貌正规? 一份正式的英文邮件格式具备哪些特点? 本期分享如何礼貌用语给教授发邮件, 英国留学必备, 干货来袭留学生值得收藏。

英文邮件开头问候语&格式

一封英文邮件开头第一行就是收件人称呼; 根据收件人的信息拟好称呼后, 记得跟个逗号; 在特别正式的情况下, 称呼后面跟的是冒号. 下面就是换行, 写明自己发送邮件的原因, 也可以进行简短的自我介绍, 发送给导师或者教授的邮件, 比如给教授发邮件问成绩, 英文邮件感谢导师或者论文指导等信件, 也要正式一点, 一般都是职称+姓氏来称呼对方, 例如Dear Dr.Smith.

英文邮件结尾祝福语&格式

在英文邮件结尾, 需要写一些祝福语, 常见的祝福语包括: Best regards, Very truly yours, Sincerely, Thank you, Best wishes等等.

英文邮件结尾一般是由收尾部分, 结尾祝福语以及写信人签名这三部分组成. 收尾内容常见的英文句式有”I’m looking forward to hearing from you soon.”,”I look forward to receiving your reply.”等; 而最后的签名部分呢, 一般是告诉收件人你的身份, 职位以及联系方式, 需要注意的是, 英文邮件结尾要和开头保持一致性.

英文邮件格式

正式写作英文电子邮件一般分为三个部分:

- 介绍

根据你与收件人的关系, 发送英文邮件的方式也不同; 但是任何邮件都应以问候语开头, 上面也介绍过称呼这个问题了. 最初的问候语之后, 需要一个介绍性的句子, 清楚表明写邮件的理由, 并且简单介绍一下自己. 比如:

I am writing with regard to… (邮件主题)

I am writing in connection with… (邮件主题)

I am writing in reference to…

- 正文

英文邮件的正文部门一般会详细阐述邮件目的, 这方面没有常规的写作格式, 主要取决于你想要传达的内容. 正文一般是简洁的段落, 避免使用缩写词和首字母缩写词. 如果是非正式电子邮件, 则是可以的. 根据你发送的邮件类型, 可以适当采用以下英文句式:

I look forward to hearing from you soon

Thank you in advance

For further information, please do not hesitate to contact me

Please let me know if you have any questions

Thanks for your attention

- 结论

英文邮件最常见的结尾方式:

Best regards

Kind regards

Yours faithfully (如果你的邮件是以”Dear Sir/Madam” 开头的话)

Yours sincerely (如果你的邮件是以”Dear Mr/Mrs/Ms +形式开头的话)

Regards

英文邮件写作Tips

了解英文邮件写作目标;

考虑目标读者, 确保整篇邮件的语气是合适的;

保持简洁, 收件人可能没有太多时间阅读你的邮件, 尽量写作得简明扼要;

在发送之前一定记得检查, 看看有没有语法拼写等基本错误, 谨慎使用表情符号;

注意英文邮件礼仪用语, 礼貌的问候和结尾都是必须的, 而且要注意发送时间, 千万不要打扰到别人.

敲重点, 导师未回复怎么办?

首先要考虑是否存在延迟原因, 如深夜, 节假日, 周末发送邮件. 选择导师较有空的一天发送邮件, 便于导师及时回复. 如果实在不能等下去了, 可以发送一份礼貌的提醒邮件, 简单重述问题. 如I’m writing to follow up on my email I sent earlier this week regarding a question I have about xxx. I look forward to hearing from you.