原创|如何破解机房设备采购审计难点
可能会有朋友疑惑，我们在此类采购时不是通过招标或者比选的程序保证了价格的公允性？政府部门公开的中标信息中设备的价格不能直接用作设备比较的依据么？
下面我们来看看获取市场公允价值过程中的层层阻碍和问题：
问题一
招标或者比选程序可能难以依赖
1
定向邀请的方式导致陪标现象屡见不鲜
机房设备采购项目，基本上都是甲方公司采购部门经过业务部门推荐定向邀请参与，参与招标或比选的供应商往往是代理公司而非厂商。
一方面，代理公司如果是真的厂商授权代理，可能也会同时代理某个品牌的多个产品。对于机房设备采购，采购方可能按照建设批次或设备类型分为A、B、C三个采购包，进行招标或比选。这时，如果甲、乙、丙三家代理同时参与A、B、C三个项目比选， 在采购方人员的参与及默许下，甲乙丙就各自想中标的采购包中标，结果往往是你好我好大家好。这种相互陪标的情况往往难以保证价格的公允性。
另一方面，还存在的情况就是假代理公司参与陪标，假代理公司压根未获得对应厂商授权，其本身就是其他参选公司的利益关联公司，甚至是采购方人员控制的公司。由于核实的沟通成本和时间成本都比较高，快节奏的公司，往往很难做到对每个采购项目每个参与招标或比选的公司，都与厂商联系核实授权真伪。因此，给了内外部人员利用该漏洞的机会，造成假代理公司进行陪标，招标或比选的中标价格不公允。
2
不同品牌的比较，可能选出的仅为品牌，而非价格
对于机房设备采购，采购方往往每个品牌邀请一家供应商参加，招标/比选时综合商务因素、价格因素、技术因素综合评选，往往技术因素在其中占很大比重。那么基于技术因素和价格等其他因素，招标/比选选出的是一个品牌的商品，可能并非是这个品牌商品的最优价格。
可能的解决路径：
（1）供应商库的建立及维护。与厂商建立良好沟通、核实确保代理商为厂商合格代理、进行动态管理。同一厂商尽量获取两种以上的代理公司入库。
（2）向库内供应商进行更广范围的询价，争取同一品牌至少存在两家以上的供应商参与招标/比选。
备注：解决路径也是有实践难点，比如一个厂商在一个区域及行业可能真的只使用一家代理公司，同一品牌可能很难找到两家合格代理公司，亦或是甲方公司业务部门认为项目急时间紧，扩展比选的供应商名单需要花费更多的时间成本及沟通成本等。
问题二
产品型号定制化导致无法比较单一产品价格
审计过程中，审计师们往往试图利用自己多年购物经历，按照产品型号，在京东、淘宝等电商平台搜索价格。但是很可能事与愿违，因为此类产品型号很可能是根据项目定制化。所以很难完全按照型号找到完全一样的产品。
可能的解决路径：
（1）基于设备的核心配置，比较同一品牌同类型产品价格区间。这就对于审计人员的技术掌握程度要求非常高。当然审计人员可以适当咨询外部专家（比如需求部门以外的业务人员、淘宝售卖相关产品的小二等等）。或者，审计部门也可以吸引专业技术人才加入审计团队，使团队更加多元化。
备注：上述解决路径的问题在于获取的信息可能是未公开的，难以拿出来作为直接证据.
问题三
报价口径的不统一导致无法比较单一产品价格
1
产品报价的颗粒度不同，导致无法比较单一产品价格
在审计某个机房设备采购项目(A项目）中一个关键产品价格的公允性时，我们了解到另一个机房设备采购项目（B项目）同样采购过同一型号的设备，我们发现两个型号设备的价格相差很多，能否简单断定其中一个采购价格有问题呢？答案当然是No，因为两个项目同一设备的报价口径可能是完全不同的。
举个例子，A项目报价上包含精密空调费用17万/台，服务器15万元/台，集成费用35万元；B项目报价精密空调（型号与A项目相同）报价为27万，交换机20万。对于同一型号精密空调，发现两个项目的报价相差10万元，看似非常异常。实际后续了解到，A项目设备的17万为裸机价格，其对应的安装材料费用、人工安装费用、其他费用（如垫资成本）是包含在35万的集成费用里，但是B项目的精密空调报价27万是包含裸机价格以及对应的安装材料费用、人工安装费用、其他费用。所以如果比较两个项目精密空调价格的合理性，需要获取A项目、B项目精密空调的集成费用组价明细，比较裸机、人工费用、安装材料单价的偏离度，以及安装材料数量、工时及其他费用的合理性。
2
采购项目的不平衡报价，可能导致无法比较单一产品价格
设备采购审计中，经常会用到一个宝藏网站“中国政府采购网”，这个网站上会公布很多政府及事业单位的大型设备采购的中标价格。但是在使用这个网站的中标信息时，也需要关注对应采购项目是否存在不平衡报价的情况。
继续举个例子，审计师想通过外部比价了解B项目报价精密空调的报价27万是不是在一个合理区间。通过在“中国政府采购网”搜索，发现某城市学校的机房建设中该精密空调的中标价格为20万。由于中标清单中未列示单独的集成费用，所以20万的精密空调报价应该是包括安装材料成本和人工成本。那么口径一致的情况下，价格为何也会有这么大的价格差异呢？
后来经深入调研，发现这个机房设备的中标价格是个不平衡报价，其清单中某项交换器的价格明显高于市场水平，这个精密空调的报价又是低于市场水平的，最后保证整体项目利润的平衡。
可能的解决路径
公司内部招标比选保证口径及颗粒度的一致性，最好是能以最细的维度对各单项产品进行报价，即产品价格=机器成本 材料单价*数量 人工*天数 其他费用。
从“中国政府采购网”等外部网站获取比较价格时，尽可能选取更多的项目进行比较。在深入比较的过程中，再选取采购设备少的项目比较价格，除了目标产品外，也需要评估中标项目中其他设备价格的合理性。