如何做到有效沟通?掌握沟通四要素,传达明确信息,顺畅沟通
最近,开启了一个新的项目,整个项目组有销售、产品、UI、 前段技术、后端技术、测试,这么多人搅和在一起,沟通就变成一个极为重要的问题。 大家开会的时候还好,有项目经理拉着大家一起,该介绍就介绍,该发言就发言,开始平时的沟通就发现有问题。
开发老张就是这样, 一看到产品经理小李,直接就问:“那个按钮按完以后有什么步骤?” 然后小李就懵了,说什么呢? 小李就问:“那个页面的按钮啊?”老张就说:“那个创建页面啊”, 这样他们一来一回,大概需要问五六次,才能明白对方说什么,当然还不明白,只能回到座位,把图拉出来看,太浪费时间的。
由此可见有效沟通的重要性,在我们学习、生活、工作中影响越来越大,如何处理好人与人、人与团队、团队与团队的沟通的问题,成为每个人必须掌握的技能。那应该如何提高自己的沟通能力呢?
1 有效的沟通就是成功的一半
俗话说,有效沟通是成功的一半, 在工作、生活中,需要我们跟领导、同事、下属沟通,这样才能把团队的任务完成好。
1)有效的沟通,提高工作的效率
有些人沟通效率高,几句话就把事情说清楚了,这样节省了大量的时间,特别是会议沟通,有些人废话一堆,说了一堆话,没有重点,简直浪费大家生命,而高效的会议,既能很快解决大家的问题,又能节省大家的时间。
就像老张,本来就几句话确认清楚的事情,结构一来一回五六次才说清楚,这样浪费了双方的时间。
2) 有效的沟通,增进大家的感情
有效的沟通,能够把事情传达清楚,如果一直说不明白,然后开始有人不耐烦了,有可能就吵起来了,这样动气伤感情。
而良好的沟通,能够化解矛盾,就像同事关系的润滑剂, 增进大家的感情。
既然有效沟通那么重要,那应该如何沟通呢?
2 有效沟通四要素
沟通不是时间越多越好,有些人说我一般多的时间用在沟通,可是还是没有效果,无效的沟通那就是浪费时间。无效的沟通各有各的不同,而有效的沟通,都是类似的,存在以下四要素。
1)框架:针对沟通设置背景和沟通框架
有些人沟通的时候,一上来就一个问题,被问的那个人也是莫名其妙、一脸懵逼,还有的人伸手党,直接说帮忙,就像人欠他的。
有效 的沟通,需要设置沟通的框架,先要讲清楚要沟通事情的背景, 这个很重要,你的领导、同事对于你说的事情不一定清楚,你上来不介绍,没有办法继续,还需要人家问,这样就浪费时间。
介绍完成了沟通的事情的背景, 这样双方就建立了沟通的框架,为接下来具体的沟通做好准备。
2)主张: 简洁的表达一个选择、看法、感觉或是你希望采取的行动
介绍完背景,就需要提出自己需求,这个需求可能是选择、看法、感觉、问题或是你希望采取的行动,简单直接,不要绕圈子,浪费时间。
而且这个需求需要表达清楚,让对方明确知道你的点在哪里,特别是提出的问题,把具体的问题点出来。
3)举例说明: 为抽象的主张加上具体的解释
把自己的需求说出来以后,如果是太抽象,需要加上具体的解释, 这个解释最好是用双方都能快速听懂的话说出来,可以使用比喻来说。
这个还挺考验人的,见人说人话、见鬼说鬼话,根据不同的人,如果是同事,对于背景了解的,可以使用专业术语,提高沟通效率,如果是领导、客户不了解细节,可以使用简单的话,把问题说清楚。
4) 询问:向他人提出问题,以了解对方的担心、看法或者建议
自己的需求讲清楚了,需要提出问题,了解对方的看法,沟通就是要让对方张口,开放性的结尾让对方很容易接上话茬。
就像程序员老张要问小李,应该怎么说呢?
“小李,我在做创建用户的页面的时候,其中保存按钮逻辑不是很清楚,我觉得应该到修改页面,否则到列表页面,都找不到了。你的意见是什么呢?”
这样老张说完,小李就有清晰的背景知识,老张的看法,只要提出自己的意见就好了, 这样双方沟通两三个来回就搞定,而不会浪费时间。
3 信息沟通也要注意
现在的沟通,除了面对面的沟通,微信群的沟通也很常见,大家在群里讨论问题,这个时候,也需要有效的沟通。
1)不要语音
在群里沟通,不要发语音,很多时候在群里沟通,可能是在电脑上用微信,如果是语音, 则可能要戴上耳机,然后再听,太麻烦了。这是对人的不尊重。
2)不要打哑谜
有的人喜欢发一个文件到群里,然后就没有然后了,就像打哑谜一样,这样群里的人不知道该看还是不该看,不知道是不是跟自己有关。
3) 直接沟通
在微信里面沟通,也可以使用有效沟通的四个要素,把自己的话编辑好,然后发到群里,@对应的人,这样其他人就可以忽略,需要关注的人,看到提示,自然会关注、回复。
4 写在最后
石油大王洛克菲勒说:“假如人际沟通能力也是同糖或咖啡一样的商品的话,我愿意付出比太阳底下任何东西都珍贵的价格购买这种能力。”
有效的沟通能够,提高工作效率,化解矛盾,增进大家的感情,为了达成有效沟通,沟通需要符合有效沟通的四要素,一是沟通背景,二是沟通主张,三是举例说明,四是询问建议,这样就能做到很好的沟通了。
而作为信息沟通,也需要符合有效沟通的四要素,并且@对应的人,这样既提醒了要关注的人,也让其他同事不要浪费时间。
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